Erfahrenes Team meistert gemeinsam mit der GASAG die Content-Migration

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Der Energieversorger aus Berlin strebte einen Relaunch von sieben Domains an und führte in vorhergehenden Phasen gemeinsam mit SUTSCHE eine CMS-Auswahl und eine Dienstleisterauswahl durch. Da sich die Zusammenarbeit auch beim Scoping und der Projektleitungsunterstützung bewährt hatte, durfte SUTSCHE auch im anstehenden Projekt der Content-Migration unterstützen. Dabei sollten Inhalte vom alten Content-Management-System in das neue System migriert werden.

Über die sieben Domains hinweg mussten rund 1269 Seiten in das neue CMS gebracht werden. Nicht alle konnten bei diesem Vorgang 1:1 übernommen werden, sondern mussten in neue oder andere Komponenten als im Bestandssystem gepflegt werden. Um die Inhalte effizient und korrekt zu übertragen, sollte ein Team von erfahrenen Contentpflegern zusammengestellt werden, die bereits mit dem neuen System vertraut waren.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Das Hauptziel des Projekts war die erfolgreiche Migration des gesamten Inhalts (Text, Bilder, Videos und Dokumente) in das neue CMS. Um eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten in der Content-Migration zu beheben, musste währenddessen eine Qualitätssicherung durchgeführt werden.

Darauf aufbauend sollte zusätzlich eine allgemeine Qualitätssicherung hinsichtlich visueller, struktureller sowie sonstiger Auffälligkeiten und Fehler erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Inhalte ordnungsgemäß übertragen, für den Kunden nutzbar sind und die Go-live Tage bestmöglich mit einer hohen Qualität vorbereitet sind.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Die Migration begann bereits in einem sehr frühen Stadium der Implementierung des neuen CMS, um Zeit zu sparen und in späten Phasen Aufwände zu entzerren. Dies bedeutete, dass zunächst keine Vorschau und nur eingeschränkte Backend-Funktionen zur Verfügung standen. Aufgrund der fehlenden direkten visuellen Kontrolle in Form einer Vorschau war es zum Teil schwer abzuschätzen, ob die Inhalte richtig übertragen wurden. Hier zeigte sich der Vorteil des erfahrenen Teams, wodurch dieses Vorgehen am Ende keine Nachteile mit sich brachte.

Neben dem Text wurden auch Bilder migriert, die entweder direkt aus dem alten System überführt werden konnten oder - bei veralteten Bildern - aus einer Zwischenablage. Wichtig war, dass für die verschiedenen Komponenten der richtige Bildausschnitt gewählt wurde, sowie ein barrierefreier Alt-Text geschrieben wurde.

Bevor die Inhalte migriert werden konnten, wurde ein Großteil von den GASAG internen Redakteuren überarbeitet, was zu Abhängigkeiten im Arbeitsprozess führte. Da sich die URL-Struktur änderte, konnten interne Links erst im Nachgang angepasst werden. Weiterhin waren nicht alle notwendigen Komponenten für die verschiedenen Seitentypen verfügbar, was Aufwände und Schleifen der Qualitätssicherung für die Nachbearbeitung bedeutete.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Nach einem ersten Gespräch zwischen den Verantwortlichen bei der GASAG und den Projektverantwortlichen bei SUTSCHE, stellte unser Projektleiter ein speziell auf die Anforderungen des Kunden zugeschnittenen Content-Teams zusammen. Das Team bestand in diesem Fall aus erfahrenen Contentpflegern, die sich bereits mit dem neuen CMS auskannten, und einem weiteren erfahrenen Mitarbeiter, der für die Qualitätssicherung verantwortlich sein sollte.

Zu den zentralen Aufgaben von SUTSCHE gehörten die Migration der Inhalte vom alten ins neue CMS sowie das Projektmanagement und das Controlling des Content-Teams. Die konkreten Aufgaben des Teams umfassten das Aufsetzen von Seiten im neuen System des Kunden, in die Text und Assets migriert wurden. Um Content-Standards gerecht zu werden, wurden dabei unter anderem Überschriften gepflegt oder Bullet-Point-Listen erstellt. Dabei gab es unterschiedliche Anforderungen in Bezug auf die Seitentypen. Manche Seiten konnten nach einem strengen Template erstellt werden, für andere mussten die Komponenten und Elemente des neuen CMS einzeln aufgesetzt werden.

Der Projektleiter von SUTSCHE nahm an regelmäßigen Abstimmungsterminen mit der Ansprechpartnerin bei GASAG teil. Ein monatliches Treffen des gesamten Content-Teams, das sowohl interne als auch externe Mitglieder umfasste, ergänzte die wöchentlichen Meetings und den transparenten Arbeitsfluss.

Außerdem wurde SUTSCHE mit der Überarbeitung, Sichtung und Freigabe von FAQs sowie der Qualitätssicherung der Migration beauftragt. Bei der Qualitätssicherung konnten Fehler wie verpixelte Bilder, falsche Formatierungen oder falsche Links identifiziert werden. Neben der Dokumentation von diesen Fehlern und Problemen gehörte auch deren direkte Behebung zu den Aufgaben. Zudem unterstützte SUTSCHE während der Go-Live-Tage des Relaunches und führte Tests vor und nach dem Go-Live durch.

Während des kompletten Zeitraums übernahm der interne Projektleiter die Kommunikation zwischen GASAG und dem Content-Team. Die gepflegten Seiten wurden von einem internen Team bei SUTSCHE der geforderten Qualitätssicherung unterzogen, sodass dem Kunden komplett fertige und geprüfte Seiten übergeben werden konnten.

Was wurde erreicht?

Obwohl der frühe Beginn der Migration bestimmte Herausforderungen mit sich brachte, konnte das Projekt auf diese Weise ohne Engpässe oder Hektik abgeschlossen werden. Der gesamte Content wurde erfolgreich in das neue CMS migriert und durch die umfassende Qualitätssicherung abgenommen. Alle sieben Domains von GASAG sind live gegangen, und durch die sorgfältige Planung und Durchführung der Migration konnte ein reibungsloser Übergang sichergestellt werden.