Vielseitige Projektunterstützung führt GASAG zum Relaunch

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Ausgangslage für die anstehende Projektunterstützung war die gemeinsam durchgeführte System- und Dienstleisterauswahl. Für die anstehende Phase der Implementierung des CMS und des Contents sollte für die GASAG ein detaillierter Projektplan entwickelt werden, der organisatorische Aufgaben wie die Einrichtung einer Wissensdatenbank, das Aufsetzen von Reports und Projekt-Boards sowie die Festlegung von regelmäßigen Terminen mit den Beteiligten umfasste. Zudem sollten Aufgabenpakete definiert werden, um die weitere Umsetzung zielgerichtet voranzutreiben.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Für einen effizienten Ablauf der Implementierung musste ein Ticketsystem inklusive Workflows aufgesetzt, Boards und Reports konfiguriert und gepflegt werden. Ein wichtiger Baustein war der Aufbau und die Strukturierung einer Wissensdatenbank, die nicht nur den reibungslosen Ablauf in der Implementierungsphase und Content-Migration gewährleisten sollten, sondern auch für Zeit nach dem Go-live entscheidend war. Diese Wissensdatenbank sollte als Fundament für die spätere redaktionelle Arbeit und für die Weiterentwicklung des Systems dienen.

Zudem diente sie zusammen mit den Boards und Workflows dem Erreichen der Hauptziele des Systemwechsels: Erleichterung der redaktionellen Arbeit durch optimierte Prozesse sowie die Erstellung einer mobilfreundlichen und barrierefreien Website.

Für die korrekte Umsetzung des Projekts sollte von SUTSCHE Regeltermine effizient vorbereitet, moderiert und dokumentiert werden. Außerdem sollte das Projektcontrolling Transparenz hinsichtlich der Zeit- und Budgetvorgaben schaffen. Abschließend sollte SUTSCHE als Projektleitungsunterstützung die Vorbereitung und Begleitung des Go-lives begleiten und bei der Koordination unterstützen. Das musste Hand in Hand mit der auch von SUTSCHE unterstützten Qualitätssicherung vor und nach den Go-live-Tagen gehen.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Eine zentrale Anforderung im Projekt war die Einhaltung des festgelegten Projektbudgets und des straffen Zeitrahmens, was angesichts der Komplexität der Aufgaben besondere Aufmerksamkeit im Projektmanagement erforderte. Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war der Aufbau der schon erwähnten Wissensdatenbank, die nicht nur als reines Informationsarchiv dienen, sondern aktiv in die Arbeitsprozesse integriert werden sollte. Hierbei ergab sich eine besondere Herausforderung: Das eingesetzte Projektmanagement-Tool, das bislang primär für die Aufgabenverfolgung und das Controlling genutzt wurde, musste erstmals auch für den Aufbau und die Verwaltung der Wissensdatenbank adaptiert werden.

Daher war es von entscheidender Bedeutung, die bestehenden Funktionalitäten des Tools optimal zu nutzen, um die Wissensverwaltung effizient zu gestalten und zugleich die Limitationen des Systems zu berücksichtigen. Dazu gehörte, dass Informationen nicht nur strukturiert abgelegt, sondern auch leicht auffindbar und in verschiedene Arbeitsabläufe integriert werden mussten.

Zusätzlich musste die Datenbank regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden, was einen strukturierten Prozess zur Qualitätssicherung und Informationsvalidierung erforderte. Die Nutzung des Projektmanagement-Tools für diese Aufgabe erforderte eine intensive Abstimmung der Funktionen sowie regelmäßige Schulungen der beteiligten Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Anwender die Datenbank effizient nutzen können und die darin gespeicherten Informationen stets auf dem neuesten Stand sind.

Diese Anforderungen stellten hohe Ansprüche an die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Projektteams sowie an das eingesetzte Tool. Schließlich war das Ziel, stets valide und abrechnungssichere Daten zu generieren, die nicht nur im Projektverlauf, sondern auch im späteren Betrieb zuverlässig genutzt werden können.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

SUTSCHE übernahm eine zentrale Rolle im Projektmanagement und der Koordination. Zu Beginn wurde das Projektmanagement-Tool aufgesetzt und an die spezifischen Anforderungen der Wissensdatenbank angepasst. Dies beinhaltete die Konfiguration von Workflows, die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten sowie die Einrichtung von Boards, um den Überblick über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines zu behalten. SUTSCHE stellte sicher, dass das Tool nicht nur als reines Verwaltungssystem fungierte, sondern aktiv in die operativen Arbeitsprozesse integriert wurde, sodass alle Beteiligten jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen konnten.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Moderation und Vorbereitung regelmäßiger Regeltermine, die als Plattform für den Austausch zwischen den Projektbeteiligten dienten. Hier wurde der Projektfortschritt überwacht, Engpässe frühzeitig erkannt und erforderliche Anpassungen vorgenommen. Darüber hinaus führte SUTSCHE das Projektreporting durch, was eine fortlaufende Transparenz über den Projektstatus, die Nutzung der Ressourcen und das Erreichen der Meilensteine sicherstellte. Wichtige Entscheidungsprozesse wurden in Lenkungskreismeetings koordiniert, sodass ein einheitliches Verständnis über den Projektfortschritt herrschte.

Eine besondere Herausforderung im Projektverlauf war das Konflikt- und Krisenmanagement. Aufgrund der hohen Komplexität, insbesondere bei der Anbindung externer Drittsysteme, traten unvorhergesehene Probleme auf, die eine flexible und schnelle Reaktion erforderten. Das fortlaufende, engmaschige Projektcontrolling stellte sicher, dass Abweichungen vom Plan frühzeitig erkannt und mit entsprechenden Gegenmaßnahmen adressiert werden konnten.

Was wurde erreicht?

Durch die enge Zusammenarbeit mit der GASAG und dem Implementierungspartner konnte das Projekt erfolgreich zu den festgelegten Zielen geführt werden. Ein wichtiger Meilenstein war die Durchführung umfassender Anforderungsworkshops, in denen die Bedürfnisse und Ziele des Kunden detailliert erarbeitet und in konkrete Aufgabenpakete übersetzt wurden. Diese systematische Vorgehensweise ermöglichte es, die Bewertung und Auswahl des Content-Management-Systems sowie des Implementierungspartners effizient durchzuführen.

Die Migration und Architektur des Contents stellten eine weitere zentrale Aufgabe dar, die erfolgreich umgesetzt wurde. Hierbei ging es nicht nur darum, Inhalte von einem bestehenden System in ein neues CMS zu übertragen, sondern auch darum, eine nachhaltige Struktur für zukünftige Websites der GASAG zu schaffen. Ein besonderer Erfolg war, dass die wiederverwendbaren Content-Komponenten so gestaltet wurden, dass sie auch von anderen Unternehmen der GASAG-Gruppe genutzt werden können, was einen hohen Grad an Standardisierung und Effizienz im Content-Management sicherstellt.

Durch die agile Anpassung der Projektprozesse und das flexible Management konnte SUTSCHE zusammen mit dem Kunden und den Dienstleistern effektive Lösungen entwickeln, die die erfolgreiche Weiterführung des Projekts sicherten. Dabei spielte das aussagekräftige Projektcontrolling eine Schlüsselrolle, um Transparenz hinsichtlich der Forecasts für Zeit- und Budgetvorgaben zu gewährleisten.

Für die Zeit nach dem Go-live wurde ein Controlling für den Regelbetrieb eingerichtet, das sicherstellt, dass die Prozesse nahtlos weiterlaufen und der Betrieb langfristig überwacht werden kann. Dadurch konnte GASAG nicht nur von den kurzfristigen Erfolgen profitieren, sondern auch eine solide Grundlage für zukünftige Entwicklungen schaffen.