CMS Auswahl mit Proof of Concept: GASAG findet neues Content Management System

Über die GASAG AG

1847 wurde die GASAG in Berlin gegründet und erhellte die wachsende Stadt nach und nach mit ihren Gaslaternen. Heute ist die GASAG-Gruppe mit fast 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Berlin und Brandenburg aktiv und hat das Ziel, die CO2-neutrale Zukunft der Hauptstadtregion mitzugestalten. 

Dazu bietet das Unternehmen eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen entlang der gesamten energiewirtschaftlichen Prozesskette. Von der Lieferung von Ökogas und Ökostrom über Energiedienstleistungen wie dem klassischen Contracting bis zu Ladelösungen für Elektromobilität und der eigenen Erzeugung von Wind- und Sonnenenergie.

Die GASAG-Gruppe versteht sich als Treiber der regionalen Energiewende und hebt sich damit deutlich von den Mitbewerbern in der Hauptstadtregion ab.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Als in und um Berlin agierende Unternehmensgruppe betreibt GASAG eine Vielzahl von Websites. Diese wurden mit dem gleichen Content-Management-System verwaltet und kontinuierlich erweitert. Das bisher genutzte CMS hatte im Laufe der Jahre jedoch zunehmend an Leistung und Nutzerfreundlichkeit eingebüßt. Das für die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen wichtige Content Handling nahm an Komplexität immer weiter zu und bot dazu nur eingeschränkte Möglichkeiten, neue Anforderungen umzusetzen.

Die monolithische Architektur des genutzten Content-Management-Systems begünstigte das „Verstopfen“ der bisherigen Lösung zusätzlich.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Die Ausrichtung der GASAG-Gruppe sah die Einführung eines Mobile-First-Ansatzes als strategische Grundlage für die digitale Gestaltung vor. Damit folgte GASAG seit einigen Jahren geltenden Standards und Mechanismen von Suchmaschinen bei der Erstellung von Rankings. Durch die konsequente und vom CMS unterstützte Umsetzung des Mobile-First-Ansatzes sollte die organische Sichtbarkeit des Unternehmens in Suchmaschinen signifikant und messbar gesteigert werden können.

Um die auf diesem Weg die richtigen Schritte machen zu können, galt es zunächst eine detaillierte Analyse durchzuführen. In einer ergebnisoffenen Betrachtung sollte so evaluiert werden, ob das bisher genutzte Bestandssystem für die Umsetzung der künftigen Strategie die richtige Lösung sein konnte, oder die Suche nach Alternativen intensiviert werden musste. Ziel der ersten Projektphase war es deshalb, die Vor- und Nachteile des Bestandssystems hinsichtlich eines möglichen Re-Setups (Refactoring) gründlich abzuwägen und eine belastbare Grundlage für das folgende Implementierungsprojekt zu erarbeiten.

Die gesetzten Ziele waren für beide möglichen Wege - das Refactoring des Bestandssystems oder die Auswahl einer neuen Lösung - die gleichen: Verloren gegangene Nutzerfreundlichkeit galt es wiederherzustellen und die gewachsene Komplexität im Content Handling zu reduzieren.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Neben der Umsetzung des Mobile-First-Ansatzes galt es bei der Bewertung des Content Managements in der GASAG-Gruppe auch die rechtlichen Rahmenbedingungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) zu beachten. Das Gesetz sieht vor, dass ein deutlich größerer Teil der Websites als bisher ab Mitte 2025 die Kriterien der digitalen Barrierefreiheit erfüllen müssen. Als Energiedienstleister, dessen Produkte und Tarife online vertrieben werden, ist die GASAG-Gruppe ebenfalls vom BFSG betroffen.

In der Systemauswahl mussten die dafür zu erfüllenden Kriterien zunächst auf technischer Ebene berücksichtigt werden. Gleichzeitig galt es bereits in dieser frühen Phase die Auswirkungen auf die Gestaltung von Design, Inhalt und redaktionellen Prozessen vorzusehen und einzuplanen.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Zur Aufnahme und Priorisierung der aktuellen und künftigen Anforderungen an das Content-Management-System passte SUTSCHE seine vierteilige Workshop-Serie auf die Rahmenbedingungen der GASAG-Gruppe an. In mehrstündigen und remote durchgeführten Terminen wurde so der richtige Rahmen für die Identifikation und Diskussion von Anforderungen geschaffen.

Im technischen Workshop wurden dafür umliegende Systeme genauer betrachtet. Die Konnektivität des Bestandssystems zu umliegenden Systemen wurde bereits in einer Frühphase als Kriterium für die genauere Betrachtung identifiziert und im Workshop analysiert. Zusätzlich galt es technische Rahmenbedingungen hinsichtlich bevorzugter Hosting- und Technologieansätze zu erarbeiten.

In der Betrachtung der CMS Bewertung aus fachlicher Perspektive wurde das Verständnis für die generellen und digitalen Geschäftsziele der GASAG-Gruppe vertieft. Auf diesem Weg konnte herausgearbeitet werden, was die betriebenen Websites künftig würden leisten sollen und müssen. Durch die Formulierung von User Stories wurde diese Ansätze auf das Content Management konkretisiert.

Der redaktionelle Workshop bot den Stakeholdern der GASAG-Gruppe die Gelegenheit, konkrete Probleme in der Nutzung des Bestandssystems zu benennen. Neben offensichtlichen wurden so auch versteckte Schwächen, aber auch Stärken des Bestandssystems identifiziert und dokumentiert. Die Redaktion bekam darüber hinaus die Gelegenheit, Anforderungen und Wünsche an das künftige Content Management zu formulieren. In diesem Zuge lag ein besonderes Augenmerk auf der Vereinbarkeit und besseren Abbildung von redaktionellen Prozessen und Aufgaben.

In der abschließenden Betrachtung des genutzten Bestandssystems wurden diese Stärken und Schwächen in der exemplarischen Durchführung redaktioneller Prozesse sichtbar. Eine durchgeführte SWOT-Analyse machte die wichtigsten Aspekte im Content Handling sichtbar.

Vertiefung in redaktionellen und technischen Proofs of Concept

Die in den Workshops gesammelten Anforderungen wurden im Anschluss konsolidiert und im gemeinsamen Austausch priorisiert. Auf dieser Basis konnten konkrete Selektionskriterien erarbeitet und gegen mögliche Systeme gehalten werden. Dabei zeigten drei Systeme besonders große Übereinstimmungen. Gemeinsam mit dem genutzten Bestandssystem bildeten diese die Shortlist für die genauere Betrachtung.

Die vorausgewählten Hersteller wurden mit ausgearbeiteten Briefings auf die folgenden Hersteller-Pitches vorbereitet. In ganztägigen und remote durchgeführten Pitches bekamen die Hersteller die Gelegenheit, ihr Unternehmen, das entwickelte System und die Lösung der konkreten Use Cases zu präsentieren. Mit einem integrierten redaktionellen PoC wurden die ersten Eindrücke vertieft. Die Redaktion der GASAG-Gruppe bekam so bereits konkrete Einblicke in Vor- und Nachteile der präsentierten CMS.

Die vorausgewählten Systeme wurden darüber hinaus hinsichtlich einer ersten Kostenindikation betrachtet. Ergänzt wurden die Eindrücke aus dem Content Handling durch einen technischen Proof of Concept, in dem die Besonderheiten für Entwicklung, Betrieb und Integration des kennengelernten CMS mit umliegenden Systemen genauer betrachtet wurde.

Was wurde erreicht?

Die Auswertung der Pitches, des redaktionellen sowie des technischen Proof of Concepts machte deutlich, dass alle vorausgewählten Systeme die formulierten Anforderungen grundsätzlich erfüllen konnten. In der genaueren Betrachtung und Auswertung der von den Pitch-Teilnehmern ausgefüllten Bewertungsbögen wurden die entscheidenden Unterschiede jedoch deutlich.

Die Priorisierung der redaktionellen Nutzerfreundlichkeit wurde letztlich zum entscheidenden Kriterium für die Erarbeitung einer Entscheidungsgrundlage: Zum einen wurde so deutlich, dass das genutzte Bestandssystem als monolithisch aufgebaute Suite abgelöst werden sollte. Dazu konnte auf diese Weise ein eindeutiger Favorit für die finale Systemauswahl identifiziert werden.

Auch nach dem Erreichen dieses wichtigen Meilensteins ging die Zusammenarbeit zwischen GASAG und SUTSCHE weiter: Mit einer gemeinsamen Dienstleisterauswahl wurden die nächsten Schritte zum Website-Relaunch eingeleitet.