Externes Projektmanagement: Ihr zusätzlicher Feldspieler im Digitalprojekt

Sie fragen sich, ob sich ein externer Projektmanager weit genug in Ihr Unternehmen und Ihr Geschäft einarbeiten kann, um das Digitalprojekt zum Erfolg zu führen? Er kann. Mit bewährten Methoden und dem richtigen Verständnis seiner Rolle.

Warum ist das externe Projektmanagement wichtig?

Am „magischen Dreieck“ kommt kaum jemand vorbei, der sich mit dem Projektmanagement beschäftigt. Es bildet sich aus Zeit, Umfang und Kosten und ist das theoretische Grundgerüst für jedes Projekt. Alle drei Ecken beeinflussen sich gegenseitig und sind entscheidend für die Qualität des Projekts.

Das gilt für Projekte jeder Größe, wobei Größe in dieser Betrachtung eher die Tragweite des Projekts meint und nicht mit dem Umfang zu verwechseln ist.

Hinter großer Tragweite steht in der Regel auch ein großes finanzielles oder auch zeitliches Investment. Beides sollte durch zu kurz gekommene Planung nicht aufs Spiel gesetzt werden. Das gilt allerdings auch Projekte von zunächst viel geringerer Tragweite. Sie möglicherweise nur ein Rädchen im Getriebe, aber entscheidend für andere Projekte. Im digitalen Umfeld gilt das gerade in komplexen Systemlandschaften, die fein aufeinander abgestimmt werden müssen, um optimal zu funktionieren.

Wie passt ein externer Projektmanager in dieses Konstrukt? SUTSCHE weiß: sehr gut. Sind die augenscheinlichen Nachteile der notwendigen Einarbeitung und des Verstehens von Unternehmen und Geschäft erst einmal überwunden, bringt externer Einfluss schnell große Mehrwerte ins Projekt:

Externes Projektmanagement kann unbefangen in das Projekt hineingehen. Interne Konflikte können so aufgelöst werden, festgefahrene Projekte wieder in Schwung kommen.
Durch externes Projektmanagement werden zusätzliche Ressourcen gewonnen. Die Überlastung des internen Projektmanagers wird verhindern oder beendet. Die dafür notwendigen Ressourcen müssen nicht an anderer Stelle eingespart werden.
Externes Projektmanagement ist Ihr Zugewinn von spezialisiertem Knowhow, das nicht verfügbar ist, weil es im Alltag außerhalb des Digitalprojekts nicht benötigt wird.

Mit Expertenwissen von SUTSCHE zum externen Projektmanagement

Als externer Projektmanager können wir einen Mehrwert in Ihr Unternehmen bringen, der sonst nicht erzeugt werden könnte: einen unabhängigen Blick von außen. Seit 2013 haben wir reichlich Erfahrung in Digitalprojekten gesammelt und wissen, wann und wie gutes Management Probleme verhindern kann, bevor sie entstehen. Als externer Projektmanager bringen wir Knowhow in das Projekt ein, das bisher möglicherweise nicht bereitstand.

Woraus besteht klassisches Projektmanagement?

Zeit, Umfang und Kosten bilden das magische Dreieck des Projektmanagements. Diese drei Faktoren in die richtige Balance zu bringen, macht letztlich die Qualität des Projekts aus. Keine der drei Ecken sollte vernachlässigt werden, weil sie direkten Einfluss auf die anderen beiden nimmt.

Diese drei Säulen sehen auch wir als zentral für erfolgreiches Projektmanagement. Genau so wichtig ist es uns in unserer Arbeit allerdings auch, die gesteckten Ziele niemals aus den Augen zu verlieren. Nur eine klar definierte Richtung ist am Ende auch eine einzuhaltene Richtung.

Entlang des Projekts können wir auch in der Rolle als externe Unterstützung alle relevanten Aufgaben des Projektmanagements übernehmen.

Bei welchen Projekten kann uns SUTSCHE helfen?

Als SUTSCHE bewegen wir uns seit 2013 im digitalen Umfeld. Das umfasst neben der Bereitstellung und Weiterentwicklung von Websites auch Onlineshops oder andere Systeme in Landschaften von mittelständischen Unternehmen und Konzernen.

In diesen Projekten wollen wir ganzheitlich arbeiten: Ihre Website soll ein funktionierendes Tracking bekommen? Das Asset Management soll mit der Auswahl eines DAM-Systems verbessert werden? Es steht ein internationaler Rollout an? All diese Herausforderungen haben wir mit unseren Kunden aus unterschiedlichsten Branchen bereits mehrfach bewältigt.

Durch langfristige Zusammenarbeit mit dem Saatguthersteller KWS oder der Kindernothilfe haben wir die Digitalisierung in den Unternehmen über viele Jahre Stück für Stück weiter vorangetrieben und begleitet. Dabei haben wir immer wieder von vorangegangenen Projekten profitiert und darauf aufgebaut.

Wann kann SUTSCHE in mein Projekt einsteigen?

Unsere Erfahrung und Flexibilität ermöglicht es uns, jederzeit in Ihr Projekt einzusteigen. Externes Projektmanagement hilft oft vor allem in Situation, in denen das Projekt in eine Sackgasse gelaufen ist und neuen Schwung braucht. Als Externer sind wir nicht Teil interner Konflikte, sondern können sie auflösen.

Unsere Projektmanager arbeiten sich schnell in das Projekt, Ihr Unternehmen und den Markt ein. Wir sind unbefangen und unabhängig. Damit können wir den Erfolg des Projekts an erste Stelle rücken.

Am liebsten entwickeln wir unser Projekt natürlich von Beginn an gemeinsam. Da auch Digitalprojekte aber nicht immer in einer idealen Welt umgesetzt werden, können wir auch zu jedem späteren Zeitpunkt einen fliegenden Start hinlegen.

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Welche Aufgaben werden im externen Projektmanagement erledigt?

Unter externes Projektmanagement fassen wir die Steuerung und Übernahme aller Aufgaben, die unser Digitalprojekt zum Erfolg führen werden. Das bedeutet, dass Projektmanagement nicht ohne Planung, die Umsetzung, Abnahmen und Nachbereitung auskommen wird.

Das alles fällt leichter, wenn Ziele dem Projekt den notwendigen Halt geben. Diese Ziele müssen so definiert werden, dass sie jederzeit überprüfbar bleiben. Für unser Projekt entsteht so ein wirkungsvoller Hebel: Die Planung von Zeit und Ressourcen wird deutlich belastbarer. Durch die Möglichkeit, definierte Ziele klar kommunizieren zu können, steigt außerdem die Akzeptanz für das Projekt innerhalb der Organisation.

Auch die weiteren Aufgaben im Projektmanagement bekommen den richtigen Rahmen: Die Information von Stakeholdern orientiert sich genauso an den definierten Zielen wie die Etablierung von Prozessen und die Koordination von Tätigkeiten, durch die Ziele erreichbar werden. Jede Entscheidung wird nicht im luftleeren Raum getroffen, sondern kann vorab mit den Zielen abgeglichen werden.

Für uns bedeutet das: Wo Projektmanagement sonst eher die Funktion des Kontrollierens erfüllt, wird daraus ein umfassendes Kümmern und aktives Mitwirken.

Ihr Projektkümmerer...

steuert bei Abweichungen von Plan und Zielen dagegen.
kommuniziert Erfolge ebenso wie Risiken.
holt alle Beteiligten ab und bindet sie so in das Projekt ein, dass seine eigene Motivation schnell um sich schlägt.
koordiniert Dienstleister.
sorgt dafür, dass Aufgaben erledigt werden.

Ihr Projektkümmerer geht also weit über die administrative Ebene des externen Projektmanagements hinaus und ist loyal. Loyal, das bedeutet für uns nicht die Ja-Sager zu sein, sondern Sie nach bestem Wissen und Gewissen zu beraten und so das Gesamtprojekt erfolgreich abzuschließen.

Unser Weg im externen Projektmanagement

Egal, wann wir in Ihr Digitalprojekt einsteigen: Kein Schritt ist dem Zufall überlassen. Unsere Erfahrung im digitalen Umfeld gibt uns die Möglichkeit, standardisiertes Vorgehen und maximale Flexibilität miteinander zu verbinden. Vor allem geht es uns darum, die Projektbeteiligten und relevanten Stakeholder zu jedem Zeitpunkt in unsere Arbeit und den Projektfortschritt einzubeziehen.

Definition

Worum geht es und wer ist daran beteiligt? Für uns geht es zu Beginn eines jeden Projekts darum, die gestellten Anforderungen und den Inhalt genau zu verstehen. Dafür stellen wir Fragen. Viele Fragen. Wir wollen alle notwendigen Gegebenheiten kennenlernen, um Potenziale - aber auch Risiken - von Beginn an abschätzen zu können. In diesem Zuge stecken wir bereits auch den groben Rahmen für die Projektorganisation ab.

Planung & Kick-Off

Ein aufgestellter Projektsteckbrief erleichtert uns die Projektplanung. Wir bringen unsere Zusammenarbeit auf eine Zeitschiene, klären die verfügbaren Ressourcen und das bereitgestellte Budget sowie Meilensteine und Rahmenbedingungen. Im gemeinsamen Kick-Off schwören wir uns auf die kommenden Wochen oder Monate ein. Wir lernen uns im Kontext des Projekts, aber auch persönlich kennen. Wir wollen und werden schließlich das Projekt zusammen meistern!

Implementierung

Hier beginnt der operative Teil des Projekts. In der Implementierung entsteht ein kontinuierlicher Kreislauf.

Eine offene Kommunikation - inhaltlich sowie persönlich - ist für den erfolgreichen Projektverlauf unablässig. Auch wenn wir auf Zusammenarbeit und gemeinsames Voranbringen des Projekts setzen, ist eine fachliche Führung notwendig. Disziplinarische Führung ist nicht vorgesehen!

Gemeinsam entwickeln wir auch die effizienteste Organisation und klären, welche Regeltermine es wirklich braucht. In jedem Fall haben wir einen Mechanismus für regelmäßige Status-Updates, um schnell auf wechselnde Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Das magische Dreieck aus Zeit, Umfang und Geld setzt diesen Rahmen und erleichtert die Steuerung. Diese hat ein sich nie änderndes Ziel: Das Projekt zum Erfolg führen.

Unter Berücksichtigung aller gewonnen Informationen und Entwicklungen sowie des "Dreiecks" kann das Projekt erfolgreich gesteuert werden.

Abschluss

Ein erfolgreiches Ende des Projekts steht für uns auf zwei Säulen: Zum einen freuen wir uns über unsere gemeinsamen Erfolge und feiern sie. Zum anderen vergessen wir aber niemals, Learnings festzuhalten und nach vorn gerichtet zu denken.

Der klare Abschluss ermöglicht einen sauberen Übergang in den Alltag. Damit endet unsere gemeinsame Zeit - oder eben auch nicht. Die nächste Herausforderung wartet ganz sicher schon.

Was gehört nicht zum externen Projektmanagement?

Das klingt allumfassend, aber auch externes Projektmanagement hat Grenzen. In dieser Rolle übernehmen wir keine personelle Führung in Ihrem Unternehmen. Stattdessen erleichtern wir Führung und Verantwortung durch das Schaffen von Transparenz und Struktur im Projekt.

Darüber hinaus wird unser externes Projektmanagement ebenso wenig in juristische Beratung münden. Und auch in Detailfragen des Datenschutzes versprechen wir Ihnen keine Expertise, die wir nicht mitbringen.

Welche Rolle nehmen wir als externer Projektmanager bei unseren Kunden ein?

SUTSCHE versteht sich als Projektkümmerer, als Ihr Sparringspartner, der neben dem Projektmanagement auch aktiv versucht, das Projekt anzuschieben, zu beschleunigen und stetig zu verbessern. Wir unterstützen Sie nicht nur in der Koordination und Kommunikation, sondern greifen Ihnen auch aktiv fachlich unter die Arme, geben Anregungen und zeigen Stolperfallen auf. Ganz gleich, ob es sich um eine einfache Corporate Website oder ein komplexes Portal handelt.

Unsere Rolle als Externer soll so schnell wie möglich nur noch auf dem Papier und nicht in den Köpfen existieren. Wir verstehen uns als Teil Ihres Teams. Das bedeutet unter anderem, dass wir vor Ort sein können und uns nicht nur aus der Ferne ins Projekt einbringen wollen.

Was unterscheidet Projektmanagement von …

Product Ownership

Die Aufgaben von externem Projektmanagement und Product Ownership unterscheiden sich grundsätzlich, sollten aber dennoch gut ineinandergreifen. Gutes Projektmanagement von Zeit, Umfang und Kosten hält dem Product Owner gewissermaßen den Rücken frei, sodass sich der PO voll und ganz auf die Wertmaximierung des Produkts konzentrieren kann.

Leistung: Product Ownership »

Interimsmanagement

Projektmanagement hat in der Regel einen klaren Startpunkt, ein absehbares Ende und einen gut abschätzbaren Zeitraum zur Projektorganisation. Interimsmanagement ist gefragt, wenn von Plänen abgewichen werden muss. Es ist als zeitlich begrenzte Rolle angelegt, in der Aufgaben während des Projektes weitergegeben werden können.

Leistung: Interimsmanagement »

Unsere Referenzen

Kontakt zu SUTSCHE

SUTSCHE bietet unabhängige Beratung, Konzeption und Management von CMS-, e-Commerce und Onlinemarketing Projekten. Dabei helfen wir, Anforderungen aufzunehmen, die richtige Lösung auszuwählen und die passenden Dienstleister zu beauftragen.

Oftmals betreuen wir die komplette Durchführung als externe Projektleiter und sorgen für die fachgerechte Umsetzung des Konzeptes. Durch unsere Unabhängigkeit sparen wir unseren Kunden Geld und Zeit, da wir ohne Interessenkonflikt beraten können.

Bei Ihnen steht ein Projekt vor der Tür und Sie wünschen sich einen ersten Austausch. Lassen Sie uns bei einem virtuellen Kaffee unverbindlich über Ihre Herausforderungen und Ziele sprechen.