Projektorganisation: Angepasstes Scrum-Framework hilft KWS Saat

Über KWS Saat

Seit mehr als 160 Jahren ist KWS ein Synonym für Tradition, Bodenhaftung und erfolgreiche Pflanzenzüchtung wie auch für Weltoffenheit und internationales Wachstum. Die Wurzeln des familiengeprägten Unternehmens liegen rund 140 Kilometer östlich des heutigen Hauptsitzes Einbeck. In Klein Wanzleben, in der Magdeburger Börde, legte Matthias Christian Rabbethge 1856 den Grundstein für ein Unternehmen, das sich damals wie heute der Landwirtschaft verbunden fühlt.

Ziel der Arbeit von KWS ist es, jedem Landwirt – ganz gleich, ob er konventionelle oder ökologische Landwirtschaft betreibt – gezielt auf seinen Bedarf abgestimmte Sorten und Lösungen anzubieten, optimal zugeschnitten auf die klimatischen Bedingungen und spezifischen geologischen Gegebenheiten der jeweiligen Regionen. Das ist die Grundlage für eine effiziente und ertragreiche Landwirtschaft.

Mit Ihrem leistungsstarken Saatgut für Mais, Zuckerrüben, Getreide, Raps, Sonnenblumen, Soja, Zwischenfrüchte etc. bietet KWS eine breit gefächerte Produktpalette, die in gemäßigten und tropischen Klimazonen unterschiedlichste Anforderungen erfüllt und eine ausgewogene Fruchtfolge ermöglicht.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Die im Zuge des Rollouts zwischen KWS Saat und technischen Dienstleistern etablierten Abläufe für die Weiterentwicklung der Website zeigten immer wieder Potenziale für Optimierungen. So wurden Anforderungen aus den einzelnen Business Units über lange Zeit nach keinem festgelegten Schema ausgedrückt. Diese geringe Standardisierung der Abläufe führten in der Folge immer wieder zum Verlust von Effizienz in der Kommunikation mit den ausführenden Dienstleistern.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Um die zur digitalen Weiterentwicklung benötigten Abläufe zu verbessern, galt es die interne Projektorganisation nach allgemeinen Standards aufzubauen und so effizienter zu gestalten. Die Einführung von einheitlichen Templates sollte die Bearbeitung von Vorgängen erleichtern und kontinuierlicher machen. Anforderungen sollten so künftig nach einem für alle Beteiligten nachvollziehbaren und nutzbaren Muster erhoben werden können.

Die Umsetzung von Website-Anforderungen sollte das in zweierlei Hinsicht verbessern: Zum einen hinsichtlich der Aufgabensteuerung, -Priorisierung und Kommunikation innerhalb von KWS Saat und im Austausch mit externen Dienstleistern. Darüber hinaus galt es durch präziser formulierte Anforderungen die Zahl der notwendigen Durch- und Rücksprachen zu reduzieren und damit personelle Aufwände sowie Kosten einzusparen.

Diese Abläufe galt es nicht nur zu erarbeiten, sondern auch zu dokumentieren und im beruflichen Alltag zu etablieren. Die Nutzung eines angepassten Vorgehen nach dem Scrum-Framework und die Überarbeitung des Ticketsystems zur Abbildung von Aufgaben sollten den dafür benötigten Rahmen bereitstellen. In all diesen Schritten agierte SUTSCHE als verbindendes Element zwischen KWS Saat und seinen externen Dienstleistern, gestaltete notwendige Prozesse mit, verbesserte Abläufe und dokumentierte neu geschaffene Prozesse.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Aus der bisher geringen internen Standardisierung ergab sich für SUTSCHE und KWS Saat ein umfassender Gestaltungsspielraum. Prozesse, Rollen und Kommunikation konnten folglich neu gedacht und optimal auf die Bedürfnisse von internen und externen Stakeholdern zugeschnitten werden. Zu den Herausforderungen dieser Konzeption zählte unter anderem die große Zahl von Projektbeteiligten mit unterschiedlicher Erfahrung im Formulieren von Anforderungen an die Website-Entwicklung.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Für die Neuentwicklung der Projektorganisation wurden alle bisherigen Prozesse und Strukturen in der Anforderungsaufnahme und Websiteentwicklung zunächst genau betrachtet. Unterstützt wurde diese Analyse von den Erfahrungen, die SUTSCHE und KWS Saat während des gemeinsamen Website-Rollouts über viele Jahre bereits gesammelt hatten. Im engen Austausch mit beteiligten Stakeholdern konnten so Stück für Stück Erwartungshaltungen, Abhängigkeiten und Rollen klar definiert werden. Die dafür bisher und künftig durchgeführten Prozesse wurden hierfür von uns mittels Business Process Model and Notation (BPMN 2.0) erfasst.

Die Ergebnisse wurden anschließend in einen Projektleitfaden überführt. In einem initial aufgesetzten Projekthandbuch wurden alle Rollen, Prozesse und zur Einhaltung benötigte Kommunikation festgehalten und voneinander abgegrenzt. Mit Hilfe gezielter Anpassung des Scrum-Frameworks wurden neue Abläufe entwickelt, die die Arbeit an der KWS-Website für alle Beteiligten standardisieren.

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Definition von gemeinsamen Akzeptanzkriterien, die Anforderungen schärfen und testbar machen sollten. Eine einheitliche Definition of Ready und Definition of Ready sorgen für eine gleichbleibend hohe Qualität. Ein Template zur Erfassung der Anforderungen in Kombination mit neu eingeführten Regelterminen stecken diese den Rahmen für die gemeinsame Arbeit. Unterstützt und verstärkt werden diese durch den richtigen technischen Rahmen: Die Einführung eines für die Bedürfnisse von KWS Saat konfigurierten Ticketsystems erleichtert die Abwicklung der neuen Workflows.

Was wurde erreicht?

Im aufgesetzten Projekthandbuch sind alle relevanten Standards zentral nachgehalten und für die beteiligten Stakeholder nachvollziehbar. Das sowohl intern als auch bei externen Dienstleistern anerkannte Vorgehen setzt klare Leitplanken für die weitere Entwicklung der Website, ohne dabei an Flexibilität im Arbeitsalltag zu verlieren. Die so beschleunigten Prozesse erhöhten die Geschwindigkeit der Entwicklung der Website bei zeitgleich geringeren Kosten deutlich.

Darüber hinaus begleitete SUTSCHE die Einführung der neuen Prozesse auch operativ. In gemeinsam nach dem Scrum-Framework geplanten Sprints wurden die neuen Abläufe getestet und weiter verbessert. In dieser Phase standen wir den beteiligten Stakeholdern in beratender Funktion und mit der Übernahme von Aufgaben in der Qualitätssicherung von Anforderungen zur Seite.