GASAG findet mit effizienter Vorbereitung den richtigen Dienstleister

Über die GASAG AG

1847 wurde die GASAG in Berlin gegründet und erhellte die wachsende Stadt nach und nach mit ihren Gaslaternen. Heute ist die GASAG-Gruppe mit fast 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Berlin und Brandenburg aktiv und hat das Ziel, die CO2-neutrale Zukunft der Hauptstadtregion mitzugestalten. 

Dazu bietet das Unternehmen eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen entlang der gesamten energiewirtschaftlichen Prozesskette. Von der Lieferung von Ökogas und Ökostrom über Energiedienstleistungen wie dem klassischen Contracting bis zu Ladelösungen für Elektromobilität und der eigenen Erzeugung von Wind- und Sonnenenergie.

Die GASAG-Gruppe versteht sich als Treiber der regionalen Energiewende und hebt sich damit deutlich von den Mitbewerbern in der Hauptstadtregion ab.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Bereits in den vorherigen Projektphasen zur CMS-Bewertung und zur Auswahl eines neuen Content-Management-Systems konnte SUTSCHE den Berliner Energieversorger erfolgreich begleiten und unterstützen.

Der Wunsch nach einem neuen System für die GASAG hatte verschiedene Gründe, wobei der Fokus hauptsächlich auf der Verbesserung der redaktionellen Arbeit lag. Im bestehenden System konnten komplexe Arbeitsabläufe nicht angemessen abgebildet werden, und neue Anforderungen ließen sich nicht umsetzen. Darüber hinaus ist die GASAG von den Vorschriften des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes betroffen, das im Jahr 2025 in Kraft tritt. In dem vorhandenen System wären verschiedene Kriterien für die Barrierefreiheit nicht aufwandsschonend erfüllbar bzw. können diese Kriterien bei einem Neuaufbau besser berücksichtigt werden. Zusätzliche Motivationen für den Systemwechsel betrafen die Optimierung der mobilen Version der Website sowie die Reduzierung der Seitenladezeiten.

Für die Auswahl des geeigneten Dienstleisters kristallisierten sich schon während der vorherigen Phasen klare Anforderungen heraus. Die umsetzende Agentur sollte ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen sein und sowohl die Systemimplementierung als auch das Design durchführen können. Weitere Anforderungen umfassten die Zertifizierung als Partner für das neue CMS, sowie nachweisbare Referenzen in der Branche des Kunden (Energieversorger).

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Das Hauptziel dieser Projektphase bestand darin, einen geeigneten Dienstleister für die Implementierung des neuen Content-Management-Systems zu identifizieren. Bei der Auswahl des Partners war es von entscheidender Bedeutung, nicht nur auf die Größe des Unternehmens zu achten, sondern auch sicherzustellen, dass die Unternehmenskultur und der Spirit des Dienstleisters mit der GASAG harmonieren.

Die Verlässlichkeit des Dienstleisters wurde daher ebenso wichtig genommen, wie das Kriterium zur Unternehmenssprache. Durch einen deutschsprachigen Partner sollte sichergestellt werden, dass Sprachbarrieren die effektive Kommunikation nicht beeinträchtigen würden.

Ein zusätzliches Ziel bestand darin, zu gewährleisten, dass das tatsächliche Projektteam, welches letztendlich für die Umsetzung verantwortlich sein würde, bereits an den Pitch-Meetings teilnahm. Diese Herangehensweise sollte gewährleisten, dass von Anfang an eine Verbindung zwischen GASAG und dem zukünftigen Umsetzungsteam hergestellt wurde.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Um sicherzustellen, dass die internen Entwickler der GASAG das System in vollem Umfang verstehen und beherrschen, war es von großer Bedeutung, sie aktiv in den Implementierungsprozess einzubinden. Das bedeutete eine weitere Herausforderung für das Projekt und den Dienstleister, jedoch keine unüberwindbare, sondern eine, die grundsätzlich positive, langanhaltende Effekte mit sich bringt.

Obwohl die Integration von insgesamt sieben verschiedenen Domains in das neue System eine beträchtliche Aufgabe darstellt, wurde ein straffer Zeitplan vorgegeben. Es wurde deutlich, dass eine präzise und detaillierte Vorplanung unerlässlich war, um die Implementierung effizient durchführen zu können.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Bevor es an die eigentliche Auswahl des Dienstleisters gehen konnte, wurde von SUTSCHE der grobe Projektumfang erarbeitet. Ein unumgänglicher Schritt, um effektive Pitches der Dienstleister zu ermöglichen. In enger Abstimmung zwischen den beiden Projektleitern von SUTSCHE und GASAG wurde ein umfassendes Dienstleisterbriefing erstellt. Für das Briefing wurde unter anderem ein Komponentensatz erarbeitet, der sich an der bestehenden Seite orientierte. Das ermöglichte, einen klaren Scope festzulegen, anhand dessen die Dienstleister eine Gesamtkostenprognose erstellen konnten.

Um den engen Zeitplan einzuhalten und keine Zeit zu verlieren, wurde ein breites Screening von potenziellen Dienstleistern durchgeführt, gefolgt von Telefoninterviews. Dadurch konnte eine aussagekräftige Shortlist für die Pitches zusammengestellt werden. Anschließend entwickelten wir Bewertungsbögen, die eine umfassende Bewertung der Pitches sicherstellten.

Diese Bewertungsbögen ermöglichten eine detaillierte Auswertung der Pitches und in der Folge das Aussprechen einer klaren Empfehlung für den geeignetsten Dienstleister von Seiten SUTSCHE. Zusätzlich wurde eine umfassende Chancen-Risiko-Analyse für den Energieversorger durchgeführt, die die potenziellen Vor- und Nachteile berücksichtigte.

Was wurde erreicht?

Durch die Nutzung einer projektspezifischen Bewertungsmatrix konnte eine strukturierte Rangliste der potenziellen Dienstleister erstellt werden. Diese Evaluierung legte ihren Schwerpunkt auf sechs wesentliche Dimensionen: Unternehmen, Erfahrung, Team, Design, Rahmenbedingungen und Vorgehen. Zusätzlich wurde ein umfassendes Preisdatenblatt erstellt und ein gründlicher Kostenvergleich zwischen den verschiedenen Dienstleistern durchgeführt. Dieser Prozess ermöglichte eine verwertbare Aufwandsschätzung für das geplante Projekt. Schließlich, auf Grundlage der Empfehlungen von SUTSCHE, konnte der optimale Dienstleister für GASAG identifiziert und ausgewählt werden.

Der reibungslose Ablauf des Projektes und das erzielte Ergebnis zeigt nochmals auf, dass der Energieversorger mit SUTSCHE einen perfekten Partner für das Großprojekt Website Relaunch gefunden hat. Bestätigt wurde dies durch die Folgeaufträge für die Projektleitungsunterstützung und dem Scoping-Auftrag, dem fachlichen Herausarbeiten der Anforderungen in weiteren Workshops.