CMS-Optimierung in wirtschaftlich schwierigen Zeiten: Kleine Schritte, große Wirkung

Status quo: Wenn Systeme zur Belastung werden

Status quo: Wenn Systeme zur Belastung werden

In unseren Projekten begegnen wir häufig ähnlichen Herausforderungen. Systeme sind über Jahre gewachsen, wurden erweitert und angepasst – oft ohne eine übergreifende Strategie. Dadurch entstehen Situationen, die viele Unternehmen belasten:

• „Das System ist über die Jahre so gewachsen, manches verstehe ich nicht mehr.“

Durch viele Anpassungen und Erweiterungen geht oft der Überblick verloren. Alte Strukturen bleiben bestehen, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.

• „Wir haben keine ausreichende Dokumentation, vieles ist learning by doing.“

Wissen steckt oft in den Köpfen weniger Mitarbeitender, und eine fehlende Dokumentation führt zu ineffizienten Prozessen und langen Einarbeitungszeiten.

• „Die Prozesse haben vielleicht früher gepasst, aber heute arbeiten wir nicht mehr so – alles dauert viel zu lange.“

Arbeitsweisen entwickeln sich weiter, aber oft bleibt das System unverändert, was zu ineffizienten Workflows führt.

Solche Entwicklungen binden sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen und machen Systeme teuer im Betrieb. Die Wartung wird immer aufwendiger, und die Unzuverlässigkeit nimmt zu.

Der blinde Fleck: Wachstum ohne Konsolidierung

Ein weiteres häufiges Muster: Systeme werden regelmäßig erweitert, aber selten überprüft oder aufgeräumt. Neue Funktionen oder Integrationen kommen hinzu, doch es wird selten hinterfragt, ob bestehende Komponenten noch sinnvoll sind. In extremen Fällen finden wir redundante Systeme, z. B. mehrere Digital Asset Management (DAM)-Lösungen im Einsatz, ohne dass Synergien genutzt werden.

Eine Bestandsaufnahme fehlt oft – dabei wäre genau das der Schlüssel zu Optimierungspotenzialen.

Lösungsansatz: Modularer Baukasten statt Big Bang

Wir wissen, dass ein umfassendes Transformationsprojekt oft nicht realistisch ist. Doch es gibt Zwischenlösungen, die schnell und mit überschaubarem Aufwand einen Hebel bieten. Unsere CMS-Rettung funktioniert wie ein Baukasten, der sich je nach Herausforderung und Budget anpassen lässt:

Ganzheitliche Analyse
Die umfassendste, aber auch wirkungsvollste Lösung: Wir betrachten das gesamte System und seine Umgebung, um maximale Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Gezielte Optimierung des CMS
Ein fokussierter Ansatz, der sich nur auf das CMS selbst konzentriert. Hier können Verbesserungen auf Systemebene für mehr Effizienz und Stabilität sorgen. Die Maßnahmen innerhalb dieses Baukastens sind flexibel kombinierbar und reichen von kleinen Eingriffen bis zu größeren Umstrukturierungen:

• Dokumentation aufbauen: Damit neue Kollegen schneller eingearbeitet werden und Wissen nicht verloren geht.

• Automatisierung von Prozessen: Ein Skript zum Einlesen von strukturierten Daten kann viele redaktionelle Handgriffe einsparen.

• Systemhygiene betreiben: Alte Entwicklungen aufräumen, um Performance und Wartbarkeit zu verbessern.

Rechenbeispiel: Einsparpotenzial durch CMS-Optimierung

Ausgangssituation

Ein Unternehmen hat ein gewachsenes CMS mit vielen manuellen Prozessen und ungenutzten Alt-Entwicklungen.

• 10 Redakteure, die je 30 Minuten täglich mit ineffizienten Abläufen verlieren.

• Entwicklungs- & Wartungskosten: 100.000 € pro Jahr für Anpassungen und Bugfixing.

Optimierungsmaßnahmen & Einsparungen

1. Automatisierung von Datenimporten
   • Spart 15 Min. pro Redakteur/Tag → ca. 625 Stunden/Jahr
   • Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 € = 31.250 € Ersparnis/Jahr
2. Aufräumen ungenutzter Funktionen & Dokumentation
   • Geringerer Wartungsaufwand → Reduktion der externen Kosten um 30 %
   • Einsparung von 30.000 € pro Jahr

Gesamteinsparung:

Bis zu 60.000 € jährlich – ohne Systemwechsel, nur durch Optimierung!

Dem gegenüber stehen im ersten Jahr unsere Analysen sowie die Umsetzungskosten.

Unsere Rolle: Unterstützung nach Maß

Wir bieten keine starre Lösung, sondern unterstützen je nach Bedarf – von der reinen Analyse und Übergabe der Ergebnisse bis hin zur detaillierten Anforderungsdefinition und Umsetzungsbegleitung.

Mit überschaubaren Schritten lassen sich bereits erhebliche Verbesserungen erzielen, ohne das Budget zu sprengen. Denn nicht immer muss es ein neues System sein – oft reicht es, das bestehende richtig zu nutzen.