Onsite-Search Auswahl: Mit erprobtem Prozess zur Shortlist

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Auslöser des Projekts war die Unzufriedenheit des verantwortlichen Fachbereichs bei MULTIVAC mit der bestehenden Onsite-Search. Diese wurde als unzureichend und wenig verlässlich eingestuft, was sowohl funktionale als auch qualitative Mängel betraf. Die bisherige Suchfunktion konnte den wachsenden Anforderungen der Nutzer nicht gerecht werden.

Ein zentrales Problem war die mangelnde Fähigkeit, Inhalte schnell und präzise aufzufinden, was die Nutzererfahrung negativ beeinflusste. Funktionen wie die Suche nach Synonymen oder die Möglichkeit, Suchergebnisse nach Relevanz und Publikationsdatum zu sortieren, fehlten gänzlich. Diese Einschränkungen machten eine umfassende Überarbeitung der Suchfunktion notwendig.

Um die Nutzererfahrung (UX) zu verbessern und die Qualität der Suchergebnisse zu optimieren, wurde gemeinsam mit MULTIVAC ein inhaltliches Vorgehen abgestimmt, welches die kontinuierliche Verbesserung sowohl der Suchfunktion als auch der aufzufindenden Inhalte umfasste.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Ziel des Projekts war es, eine zukunftssichere, benutzerfreundliche und leicht in die vorhandene DXP Architektur integrierbares System für die interne Suchfunktion zu finden, die den gesamten Webinhalt von MULTIVAC abdecken kann. Dazu gehörten unter anderem die zwei Hauptdomains von MULTIVAC mit insgesamt über 50.000 Seiten sowie mehr als 1.550 PDF-Dokumente.

SUTSCHE sollte eine Lösung empfehlen, die nicht nur die aktuelle Suchfunktion verbessert, sondern auch eine langfristige Optimierung des Suchumfangs und der Ergebnisqualität ermöglicht. Neben der angestrebten Empfehlung in Form einer Shortlist gehörte zu den Zielen dieser Phase eine detaillierte Kostenindikation für die Budgetierung.

Die Suchlösung sollte darüber hinaus Funktionen wie eine "Search-as-you-type"-Funktion, die Möglichkeit zur Kategorisierung von Suchtreffern und die Unterstützung von Synonymen bieten​.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Die Umsetzung des Projekts erfolgte in mehreren Phasen, wobei die erste Phase die Einführung der neuen Onsite-Suche auf zwei Corporate Websites in mehreren Sprachen sowie auf drei weiteren lokalen Websites umfasste. Die Implementierung der neuen Suchlösung musste dabei nahtlos in die bestehende Infrastruktur, insbesondere in das Content-Management-System von Adobe, integriert werden, ohne größere Anpassungen an der Website vorzunehmen. Dafür wurde ein ausführlicher Workshop zur Anforderungserhebung geplant, bei dem gemeinsam mit den Fachbereichen die Zielsetzung und funktionalen Erwartungen an die neue Suchlösung definiert wurden.

Im Zuge des Projekts führte SUTSCHE eine umfassende Analyse der Marktbegleiter durch, um zusätzliche Optimierungspotentiale zu identifizieren. Ein technisches Review der bestehenden Suchlösung wurde durchgeführt, um den aktuellen Stand zu evaluieren und eventuelle Schwachstellen zu dokumentieren. Auf Basis der Marktanalyse wurden mehrere alternative Umsetzungsvarianten erarbeitet, die sowohl die technischen als auch die budgetären Anforderungen von Multivac berücksichtigten. Der Abschluss der Phase beinhaltete eine klare Kostenindikation sowie eine Empfehlung für die nächste Vorgehensweise, um die langfristige Optimierung der Suchlösung zu gewährleisten.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

SUTSCHE übernahm eine zentrale Rolle in der Anforderungserhebung sowie der Analyse des Marktumfelds und der technischen Gegebenheiten. Dazu gehörte die Durchführung eines umfassenden technischen Reviews der bestehenden Suchlösung sowie die Erarbeitung alternativer Umsetzungsvarianten.

Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war die Durchführung eines Workshops mit MULTIVAC, in dem der aktuelle Zustand der Suche bewertet und die zukünftigen Anforderungen definiert wurden. Diese beinhalteten unter anderem die Produktsuche, die Bereitstellung von Datenblättern und die Einbindung von Empfehlungen. Die erhobenen Anforderungen konnten nach der Auswertung und Aufbereitung mit den Systemen auf der Longlist, die über 20 Systeme umfasst, abgeglichen werden. Am Ende hatten sich fünf Systeme für die Bildung der Shortlist herauskristallisiert. Nach weiteren Abglichen und Demos kamen zwei Hersteller in die engere Auswahl, mit denen ein Pitch geplant. Hierfür erstellte SUTSCHE ein umfassendes Briefing, sodass sich die Hersteller optimal vorbereiten konnten.

Was wurde erreicht?

Zum Zeitpunkt der Erstellung der Referenz (Q4 2024) war das Projekt noch nicht vollständig abgeschlossen und befand sich noch in der Umsetzung.

Ein Meilenstein des Projektes ist die Präsentation der Shortlist von SUTSCHE und die Eingrenzung auf zwei Anbieter für die Onsite-Search.

In einem weiteren Schritt konnten ohne die Beteiligung von SUTSCHE mit den ausgewählten Herstellern Demos durchgeführt werden, um die weiteren Schritte zu konkretisieren. Damit hat SUTSCHE eine wichtige Grundlage für die zukünftige Umsetzung der verbesserten Onsite-Search bei MULTIVAC geschaffen.