Herausforderungen bei der Anforderungserhebung: Heterogene Stakeholder und klare Ziele

Viele Perspektiven, ein Ziel

Anforderungsworkshops, z.B. zur Einführung eines neuen Content-Management-Systems (CMS), sind oft der erste Härtetest eines Projekts. Unterschiedliche Stakeholder mit teils konträren Vorstellungen müssen an einen Tisch gebracht werden, um gemeinsame Ziele zu definieren. Das ist anspruchsvoll, aber essenziell, um die Weichen für den Projekterfolg zu stellen.

Dieser Beitrag wird im besten Fall aufzeigen, wie man heterogene Stakeholder-Gruppen effektiv einbindet, konträre Meinungen zusammenbringt und eine solide Grundlage für die Umsetzung schafft.

Die richtige Stakeholder-Zusammensetzung

Wer entscheidet, welche Anforderungen in das neue CMS einfließen? Und wer nutzt das System am Ende tatsächlich?

Ein häufiger Fehler ist, nur die offensichtlichen Stakeholder wie IT und Marketing einzubinden und andere wichtige Gruppen – z. B. Content-Ersteller oder Compliance-Teams – zu übersehen. Auch sollte die Zusammenstellung der Anforderer sich nicht an der Hierarchie orientieren. Ein Geschäftsführer sollte informiert werden, kennt aber in den wenigsten Fällen konkrete fachliche oder technische Anforderungen an das System. Neben dem künstlichen „Aufblähen“ der Gruppengröße können andere Teilnehmer auch gehemmt sein, offen zu sprechen.

Best Practices:

• Erstellen einer Stakeholder-Analyse, um alle relevanten Perspektiven zu identifizieren
• Berücksichtigung aller relevanten Nutzergruppen, insbesondere die Endanwender
• Überschreiten einer Gruppengröße von 10 Personen sollte vermieden werden

Die Zusammensetzung sollte ausgewogen sein, um weder technische noch fachliche Anforderungen zu vernachlässigen.

Gegensätze ziehen sich an

Unterschiedliche Anforderungen entstehen oft aus den Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten:

• Marketing sucht nach Flexibilität und Personalisierungsfunktionen
• IT priorisiert Standardisierung und Sicherheit
• Content-Ersteller wünschen sich intuitive Benutzeroberflächen

Diese Perspektiven sind nicht zwingend ein Konflikt, sondern eine Chance, um ausgewogene Lösungen zu entwickeln. Oftmals widersprechen sich Anforderungen auch nicht, wenn sie entsprechend konkretisiert sind und auf gemeinsame Ziele einzahlen.

Strategien:

• Fokussierung der Diskussion auf konkrete Ziele: Was will jede Gruppe erreichen und wie trägt das CMS dazu bei?
• Detaillierung von Anforderungen und Schaffen von Rahmenbedingungen bei grundsätzlichen Themen wie z.B. IT-Sicherheit
• Arbeite mit Methoden wie Priorisierung (z. B. Moscow-Methode), um klar zwischen Muss-, Soll- und Kann-Anforderungen zu unterscheiden