Geschäftsziele, funktionale Anforderungen und Rahmenbedingungen wie Budget und Zeit sind Leitlinien für den CMS Vergleich. Was können aktuelle CMS heutzutage und wodurch unterscheiden Sie sich?
Ein CMS ist ein Programm zum Betreiben einer Website. Das Betriebssystem einer Website, wenn Sie so wollen. Meist handelt es sich bei der Software selbst um eine interaktive Website, eine sogenannte Web-App.
In der Praxis funktioniert dies so, dass sich Mitarbeiter auf ihrer eigenen Anmeldeseite anmelden, um zu einem Teil der Website zu gelangen, der für Besucher unsichtbar ist. Dieser Teil wird verwendet, um die Website zu konfigurieren und Inhalte zu verwalten. Ohne CMS müssen Website-Betreiber für jede Änderung eine Seite mit einem HTML-Editor bearbeiten und diese dann mit einem FTP-Programm auf den Server hochladen – das erfordert hohes technisches Verständnis. Dieses Vorgehen ist bei einem CMS nicht mehr erforderlich. Alles was Sie tun müssen, ist auf "Bearbeiten" zu klicken, um Änderungen in einem benutzerfreundlichen, grafischen Editor vorzunehmen – ähnlich wie Sie es von Office-Software gewohnt sind.
Ein wichtiges Grundprinzip eines CMS ist die Trennung von Inhalt und Präsentation - medienneutrale Datenspeicherung.
Da das Design vom Inhalt unabhängig ist, kann der Website-Betreiber es mit einem Klick ersetzen. Wenn er eine Designänderung vornimmt, z. B. einen zusätzlichen Link in der Fußzeile der Seite hinzufügt, gilt dies automatisch für die gesamte Seite. Ohne CMS muss er jede Unterseite einzeln bearbeiten. Das CMS kümmert sich um das einheitliche Design der Website. Es ist jedoch nicht auf die Ausgabe des Inhalts als Website beschränkt. Beispielsweise könnten auch PDF-Dateien zum Drucken generiert werden. Verlage verwenden häufig Systeme, die beispielsweise Inhalte für Zeitungen oder Zeitschriften verwalten.
Im Allgemeinen bezieht sich der Begriff CMS auf Programme, deren Hauptanwendungsbereich das Web ist. Der Begriff Web Content Management Systeme (WCMS) wird verwendet, um sie von CMS für andere Ausgabemedien zu unterscheiden.
Programme, die behaupten, Lösungen für das gesamte Content Management eines Unternehmens zu sein, werden auch als Enterprise Content Management Systems (ECMS) bezeichnet. Diese Systeme eignen sich auch für den Betrieb einer Website, aber diese Funktionalität steht nicht unbedingt im Mittelpunkt. Die Grenzen sind fließend, viele komplexe WCMS werden auch als ECMS verwendet.
Ein CMS ist für die Struktur und die Grundstruktur einer Website verantwortlich. Der Website-Betreiber bestimmt somit, welche Arten von Inhalten es gibt, wie sie miteinander verknüpft sind und wie das Frontend sie letztendlich auf Besucher der Website vorbereitet.
Was dies im Alltag bedeutet, wird anhand eines Beispiels erklärt. Angenommen, ein Autor möchte einen neuen Artikel erstellen. Er möchte einen Link dazu im Hauptmenü haben und er möchte ihn auch mit zwei verschiedenen Übersichtsseiten verknüpfen, einmal mit dem Artikelbild und dem Teaser und einmal nur mit dem Artikelbild. Ohne CMS muss der Autor das Menü auf jeder einzelnen Seite der Website ändern. Außerdem muss er die beiden Übersichtsseiten bearbeiten. Wenn Sie jetzt bedenken, dass große Websites häufig aus mehreren tausend einzelnen Seiten bestehen, wird schnell klar, was dies für die Arbeitsbelastung bedeutet. Hinzu kommt die Schaffung der eigentlichen Unterseite und die Bearbeitung der beiden Übersichtsseiten.
Bei einem CMS ist der Prozess völlig anders. Hier schreibt der Autor einfach den Artikel einschließlich des Teasers im Backend und fügt ein Artikelbild hinzu. Sobald er es veröffentlicht, ändert das CMS automatisch die Menüeinträge und die Übersichtsseiten entsprechend den Einstellungen. Fertig.
Wenn mehr als eine Person für eine Website verantwortlich ist, wird ein CMS auch für das Workflow-Management verwendet. Benutzer haben unterschiedliche Rollen und daher unterschiedliche Benutzerrechte.
Bei den meisten CMS kann der Website-Betreiber oder ein Administrator diese Benutzerrollen und -rechte relativ frei definieren und so auch Workflows entwerfen. Ein einfacher Workflow in einem Redaktionssystem könnte folgendermaßen aussehen: Autoren erstellen Artikel, Redakteure prüfen sie und senden sie an den Chefredakteur, der sie dann veröffentlicht.
Ein CMS ist auch nützlich für die Verwaltung von Multimedia-Inhalten. Inhaltskomponenten wie Bilder, Text, Audio und Video werden in einer Medienbibliothek gespeichert und mit Metadaten wie alternativem Text und dem Erstellungsdatum versehen. Das CMS speichert verschiedene Versionen, damit der Verarbeitungsverlauf transparent bleibt. Die Redakteure kombinieren die Komponenten und erstellen daraus Artikel zur Veröffentlichung.
Während die Einrichtung eines CMS einem Experten oder zumindest jemandem mit fortgeschrittenen Kenntnissen auf diesem Gebiet überlassen werden sollte, benötigen Benutzer später im produktiven täglichen Gebrauch nur ein wenig spezielles Wissen.
CMS sind so konzipiert, dass Websites ohne die Hilfe von Webdesignern und Programmierern verwaltet und aktualisiert werden können.
Der Teil des CMS, der für die Anzeige der Daten verantwortlich ist, ist das Frontend. Dies ist der Bereich einer Website, den Besucher sehen.
Die Software arbeitet unsichtbar im Hintergrund. Die Besucher der Website bemerken nicht, dass sie von einem CMS generiert wird. Die Komponente des CMS, die für das Frontend verantwortlich ist, heißt CDA (kurz für "Content Delivery Application").
Die Mitarbeiter der Website verwenden das Backend zur Dateneingabe. Hier können Sie alle Aspekte der Website detailliert konfigurieren, Medien verwalten sowie neue Inhalte hochladen und veröffentlichen. In der Regel gibt es auch eine Schnittstelle zu Tools für Webanalyse, sodass im Backend auch Daten zu den Benutzern der Website angezeigt werden. Die Komponente des CMS, die für das Backend verantwortlich ist, heißt CMA (kurz für "Content Management Application").
Die Betrachtung umfasst kommerzielle Systeme wie Adobe Experience Manager, Crownpeak (FirstSpirit), Magnolia und Pimcore, wobei auch Headless CMS wie Contentful, Contentstack oder Storyblok Teil unserer Betrachtung sind. Nicht immer sind kommerzielle Systeme eine sinnvollste Lösung, sodass auch OpenSource CMS wie Drupal, NEOS oder Directus interessant sind. Natürlich betrachten weit mehr Systeme als die hier aufgelistet. Wenn Sie sich also fragen, ob Coremedea, Statamic oder dotCMS Teil unserer Betrachtung sind, können wir dies nur mit einem "selbstverständlich" beantwortet und haben die Liste hier immer noch nicht komplett.
Mittlerweile gibt es sehr viele Open-Source-CMS-Systeme. Auf dem Markt gibt es zwischen 250 und 300. Abgesehen von den bezahlten proprietären Lösungen.
Von umfangreichen Unternehmens- über Community- und Collaboration-Lösungen bis hin zu einfachen modularen Lösungen ist alles enthalten. Die richtige Auswahl für ein CMS-System zu treffen, ist oft sehr schwierig.
Nach welchen Kriterien können die verschiedenen Systeme miteinander verglichen werden?
Schließlich scheint jedes System die gleichen Aufgaben zu haben und diese gleich gut umzusetzen. Daher ist die Entscheidung für "das" richtige CMS, unabhängig davon, ob es beim Management oder bei der Marketingabteilung liegt, nicht einfach.
Herkömmliche CMS, zu denen auch WordPress, Joomla, Drupal und TYPO3 gehören, arbeiten mit verbundenen Datenbanken. Dies bedeutet, dass alle Inhalte in einer speziell eingerichteten Datenbank gespeichert werden.
Das mit Abstand bekannteste und am weitesten verbreitete dieser Open-Source-Systeme ist WordPress, das immer noch seine Anziehungskraft hat. Neben WordPress gibt es aber auch eine Reihe anderer Alternativen auf dem Markt.
Als Alternative zum herkömmlichen CMS, das mit verbundenen Datenbanken arbeitet, gibt es sogenannte Flat-File-Systeme.
Diese speichern den Inhalt der Website als einfache Dateien, so dass sie auf ihre eigene Datenbank auf dem Server verzichten können. Dies bedeutet, dass Backups, Live-Gänge oder Umzüge ebenfalls schnell durchgeführt werden.
Neben Content-Management-Systemen mit oder ohne Datenbank gibt es auf dem Markt immer mehr statische Website-Generatoren. Diese sind nicht wie herkömmliche CMS mit Inhalten gefüllt. Jedes Mal, wenn eine Änderung vorgenommen wird, erstellt das System statische HTML-Dateien und generiert die Seite neu.
Wie der Name schon sagt, sind die Seiten statisch. Für kleinere Websites sind diese definitiv eine Alternative, solange sich der Inhalt nicht ständig ändert. Es gibt viele Vorteile gegenüber dynamischen Websites, die auf einem herkömmlichen CMS basieren. Die statischen HTML-Seiten werden schneller geladen und weisen eine höhere Leistung auf. Viele mögliche Sicherheitslücken, wie sie in Joomla, WordPress und Co. immer wieder auftreten, treten hier nicht auf. Dies bedeutet, dass keine ständigen Aktualisierungen und Wartungen mehr erforderlich sind. Was gegen die Website-Generatoren spricht, ist, dass Sie mit der Webentwicklung vertraut sein sollten. Der Workflow ist normalerweise komplizierter als bei einem CMS wie WordPress. Darüber hinaus bieten statische Websites keine Möglichkeit zur interaktiven Nutzung, beispielsweise mit Benutzeranmeldungen, Formularen oder Diskussionsforen.
Grundsätzlich kann das nicht allgemein gesagt werden. Die Verwendung von Content-Management-Systemen ist in vielen Fällen sinnvoll.
Natürlich ist es auch praktisch, die vordefinierten Benutzerrollen zu verwenden, die bei den meisten CMS üblich sind, die einfachen Erweiterungen durch Plugins, z. B. zur Suchmaschinenoptimierung, oder WYSIWYG-Editoren. Ein solches CMS erfordert jedoch auch einen gewissen Aufwand, um es langfristig sicher zu betreiben. Und nicht jede Website benötigt tatsächlich ein umfangreiches, dynamisches CMS einschließlich einer Datenbank. Daher lohnt es sich, neben den "Light-Versionen" auch Website-Generatoren in Form des Flatfile-CMS zu betrachten.
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Berater & COO
Patrick Kleinert, als Consultant und Mitgründer von SUTSCHE tätig, bringt ein breites Spektrum an Fähigkeiten mit. Er ist versiert in der Auswahl von CMS und Dienstleistern und fungiert auch als (Proxy) Product Owner in den Bereichen CMS und eCommerce. Seine umfangreiche Erfahrung im Anforderungsmanagement und als Business Consultant ermöglicht ihm, effektiv und praxisorientiert zu arbeiten.
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Gartner und Forrester sind führende IT-Analysten. Ihre jährlichen Berichte, darunter der Magic Quadrant, sind für IT-Unternehmen von hoher Bedeutung.
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