CMS und Dienstleisterauswahl: Stadtwerke Heidelberg starten Intranet Relaunch

Über Stadtwerke Heidelberg

Die Stadtwerke Heideberg versorgen 200.000 Menschen in Heidelberg und der Region verlässlich mit Strom, Gas, Wasser, Wärme und Lebensqualität.  Services rund um Energiesparen und Klimaschutz sind die erklärt wichtigsten Partner in der Energiewende.

Als zuverlässiger, rein kommunaler Energieversorger und Dienstleister für die Stadt und die Region betreuen sie Bäder, Bergbahnen sowie den Parkhäuser und stellen Angebote Rund um Bus und Bahn in Heidelberg.

Als Unternehmen aus der Region für die Region unterstützen sie die Stadt Heidelberg bei ihren engagierten Klimaschutzplänen und übernehmen mit Energiekonzeption 2020/ 2030 zahlreiche Maßnahmen auf dem Weg zu einer klimaneutralen Stadt. Außerdem unterstützen sie Sport- und Kultur-Initativen sowie ausgewählte soziale Projekte.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Bereits vor der Zusammenarbeit mit SUTSCHE betrieben die Stadtwerke Heidelberg ein eigenständiges Intranet für die etwa 800 Mitarbeiter. Dabei stellte sich jedoch zunehmend heraus, dass die bestehende Lösung in der täglichen Nutzung nur wenig attraktiv für die Beschäftigten war: Fehlende Interaktivität führte dazu, dass das Nutzungspotenzial nicht voll ausgeschöpft wurde.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Die Neugestaltung des Intranets sollte die Nutzung aus mehreren Perspektiven attraktiver machen: Funktionen eines interaktiven Social Intranets sollten gewährleisten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser miteinander vernetzt werden und das Intranet durch ein attraktives Design zur Nutzung einlädt.

Besonders Beschäftigte des Außendienstes sollten durch das Intranet besser an ihre Kollegen vor Ort angebunden werden. So sollten beispielsweise Mitarbeiterprofile im Intranet erstellt und verfügbar werden, dazu Vorlagen zentral abgelegt werden.

Das Intranet sollte für die Beschäftigten auch Möglichkeiten zur Nutzung über den beruflichen Kontext hinaus bieten - etwa durch die Bereitstellung von Foren und Kommunikationstools.

Ziel war es also, das neue Intranet zum “Drehkreuz” für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtwerke Heidelberg hinsichtlich Kommunikation und Prozessen aufzuwerten und es gleichzeitig zur Sammelstelle für Informationen zu machen.

Zu den Aufgaben von SUTSCHE zählte es, mögliche Content Management Systeme für die Umsetzung des Intranet-Projekts zu identifizieren und die Stadtwerke Heidelberg darüber hinaus bei der Auswahl des geeignetsten Dienstleisters zu unterstützen.

Neben der Einführung eines neuen Intranets stand auch der Internetauftritt der Stadtwerke Heidelberg vor der Auswahl eines möglichen neuen Content Management Systems. Die Systemauswahl sollte deshalb auch vor dem Hintergrund möglicher Synergien für ein folgendes Internet-Projekt bewertet und grundlegende Anforderungen berücksichtigt werden.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Für SUTSCHE führte der Anwendungsfall, ein CMS für ein Intranet auszuwählen dazu, dass bereits bekannte Content Management Systeme aus neuen Perspektiven und Blickwinkeln betrachtet werden mussten. Dafür mussten mögliche Systeme identifiziert werden, die bereits eine gute Basis an Funktionalitäten eines Social Intranets bereitstellten. Bei der Systemauswahl galt es vor allem zwischen klassischen, aber gleichzeitig flexiblen Content Management Systemen und solchen Systemen abzuwägen, die auf die Nutzung als (Social) Intranet auslegt sind.

Dafür mussten nicht nur Kosten und die zu erwartenden Entwicklungsaufwände, sondern auch der umsetzende Dienstleister berücksichtigt werden. Dieser sollte neben Zuverlässigkeit auch kreative Impulse und Ressourcen für die Umsetzung von gestalterischen Aspekten des neuen Intranets zur Verfügung stellen können.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Für die Systemauswahl wurden zunächst fachliche und technische Anforderungen in Workshops mit den beteiligten Fachabteilungen und der IT der Stadtwerke Heidelberg aufgenommen. Dazu zählten unter anderem die einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeit, Schulungen durch den umsetzenden Dienstleister in Anspruch nehmen zu können.

In einer anschließenden Marktrecherche identifizierte SUTSCHE vier potenzielle Hersteller. Ein besonderer Fokus lag hierbei darauf, nur solche Systeme vorab auszuwählen, die ihre Eignung als Intranet bereits unter Beweis gestellt hatten.

Für die ausgewählten Systeme recherchierte SUTSCHE außerdem mögliche umsetzende Dienstleister und unterstützte die Stadtwerke Heidelberg während und nach den folgenden Dienstleister-Pitches.