Effektive Anforderungserhebung führt zur Shortlist für Nolte Küchen

Über Nolte

Nolte Küchen bietet seit 1958 maßgeschneiderte Küchenlösungen, die individuell auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt sind. Als Deutschlands beliebteste Küchenmarke ist es das Ziel des Unternehmens, das Leben in der Küche so angenehm wie möglich zu gestalten.

Mit zwei Produktionsstätten in Löhne und Melle, auf einer Fläche von 113.000 Quadratmetern, stellt Nolte jährlich rund 1,7 Millionen Kücheneinheiten her. 36 % der Produktion werden in über 60 Länder exportiert. Die hohe Qualität und Verlässlichkeit der Marke hat dazu geführt, dass Nolte Küchen zum vierten Mal in Folge als Deutschlands beliebteste Küchenmarke ausgezeichnet wurde, unterstützt von 1.400 engagierten Mitarbeitern.

Nachhaltigkeit ist für Nolte ein zentrales Anliegen. Das Unternehmen achtet streng darauf, natürliche Ressourcen zu schonen, Schadstoffemissionen zu minimieren und umweltfreundliche Verpackungsmaterialien zu verwenden.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Der Ausgangspunkt des Projekts und der Auswahl eines neuen Content-Management-Systems war die Kündigung der Partnerschaft im September 2023 zwischen dem CMS-Hersteller und dem CMS-Dienstleister, der für Nolte im Einsatz war. Gleichzeitig kündigte Nolte zum April 2024 die Partnerschaft mit dem aktuellen Dienstleister, wodurch der Küchenhersteller gezwungen war, nach einem neuen Partner für die Implementierung des neuen Systems und einen neuen Partner für den Betrieb des Bestandssystems zu suchen. Denn das aktuelle System musste bis nach der Implementierung des neuen CMS am Leben erhalten werden. Dem Abschluss der Implementierung und dem damit verbundenen Website Relaunch wurde durch das Auslaufen der Lizenz des Bestandssystems eine klare Deadline (Juni 2025) gesetzt.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen: In der ersten Phase sollte eine Shortlist potenzieller CMS-Lösungen erstellt werden. In der zweiten Phase ging es um die finale Entscheidung für ein System, das das Bestandssystem ablösen würde. Nolte hatte das Ziel, einen neuen Dienstleister zu finden, der das neue CMS einführen und den Übergang ins neue Content-Management-System begleiten könnte. Ein weiteres Ziel des Projekts war es, den Betrieb des bestehenden Systems bis zum Auslaufen der Lizenz im März 2025 sicherzustellen. Zudem strebte Nolte durch den Wechsel des CMS eine signifikante Kostenersparnis sowohl beim Betrieb als auch bei den Lizenzkosten an.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Größter Schmerzpunkt beim Kunden waren die laufenden Kosten für das Bestandssystem. Daraus ergab sich die klare Bedingung eines festgelegten Budgets, das die Auswahl eines neuen CMS sowie die laufende Betreuung des bestehenden Systems bis zum Go-live des neuen CMS abdecken musste.

Der Fokus lag darauf, innerhalb der gesetzten Zeitrahmen und finanziellen Möglichkeiten die bestmögliche Lösung für Nolte zu finden und einen reibungslosen Übergang in das neue System zu gewährleisten.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

In der ersten Phase der Systemauswahl war SUTSCHE verantwortlich für die Anforderungserhebung und die Durchführung mehrerer Workshops in den Bereichen Content, IT und Business. Diese Workshops halfen dabei, die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zu erfassen und zu strukturieren. Auf Basis der erhobenen Anforderungen erstellte SUTSCHE eine Shortlist mit vier potenziellen Content-Management-Systemen, die dem Kunden präsentiert wurde.

Nach einer ersten Evaluierung der vier Systeme begann die nächste Phase, in der drei der ausgewählten CMS-Hersteller zu Pitches eingeladen wurden. SUTSCHE war für die Erstellung der Briefings und die Vorbereitung der Pitches verantwortlich und führte anschließend eine detaillierte Auswertung der Präsentationen durch.

In der darauffolgenden Phase unterstützte SUTSCHE den Kunden bei der Auswahl des geeigneten Dienstleisters. Dabei fungierte das Unternehmen als Sparringspartner und begleitete Nolte bei den Vorstellungsterminen mit potenziellen Dienstleistern. Ähnliches reibungsloses Vorgehen führte auch bei der Auswahl eines neuen Dienstleisters für das Bestandssystem zum erfolgt.

Ein zusätzlicher Punkt, der sich im Laufe des Projekts entwickelte, war die Organisation und Durchführung eines KI-Workshops. Dieser Workshop, der in das bestehende Projektbudget integriert wurde, befasste sich mit allgemeinen KI-Themen sowie der praktischen Anwendung von ChatGPT und anderen KI-Tools. Im Fokus stand, wie diese Technologien die redaktionellen Prozesse optimieren können, insbesondere in den Bereichen Textgenerierung, Bildbearbeitung und Übersetzungen.

SUTSCHE spielte damit eine zentrale Rolle nicht nur in der System- und Dienstleisterauswahl, sondern auch bei der Erschließung moderner Technologien zur Unterstützung der redaktionellen Arbeit.

Was wurde erreicht?

Die Auswahl des neuen CMS wurde in zwei Phasen fair und transparent abgeschlossen. Um im späteren Implementierungsprojekt Zeit zu sparen und die Effizienz zu erhöhen, wurden mehrere Vorprojekte angestoßen, darunter der Einsatz von KI zur Unterstützung der Redaktion. Dies ermöglichte es Nolte, nicht nur den technischen Übergang besser zu bewältigen, sondern auch zukünftige Arbeitsprozesse zu optimieren.

Durch die Wahl des neuen CMS und der damit verbundenen Umstellung auf einen neuen Dienstleister konnte eine Kostenersparnis von etwa 40 % sowohl beim Betrieb als auch bei den Lizenzkosten erzielt werden. Während der Implementierung wird SUTSCHE weiterhin als Product Owner Support und Sparringspartner fungieren, um einen erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherzustellen.