Enterprise Architektur: Lastenheft für die LGH

Über LGH

Die LGH (Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks e.V.) ist eine Gemeinschaftseinrichtung der Handwerkskammern und Fachverbände in Nordrhein-Westfalen. Ihre Aufgabe ist es, die handwerklichen Organisationen bei der Planung und Durchführung von Gewerbeförderungsmaßnahmen zu unterstützen, die Aktivitäten in diesem Bereich auf Landesebene zu koordinieren und Serviceleistungen im Auftrag der Mitglieder zu erbringen. Die LGH übernimmt zudem die Abwicklung von Förderprogrammen und die Leitung von Modell- und Sonderprojekten für das Land Nordrhein-Westfalen, den Bund, die Bundesagentur für Arbeit sowie die Europäischen Union. So auch im vorliegenden Fall:

Das Land Nordrhein-Westfalen führt unter dem Programmtitel „Kein Abschluss ohne Anschluss“ die flächendeckende Berufsorientierung von Schülerinnen und Schülern aller allgemeinbildender Schulen in Nordrhein-Westfalen ein. Die LGH ist mit der fördertechnischen Abwicklung der Berufsorientierungsmaßnahmen bei außerschulischen Berufsbildungsträgern betraut, wobei Zuwendungen des Landes Nordrhein-Westfalen, des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und der Bundesagentur für Arbeit zum Einsatz kommen. Dafür betreibt die LGH unter anderem das BAN (Belegungs-, Abrechnungs- und Nachweis)-Portal. Im Portal bieten Bildungsträger Kurse zur Berufsorientierung von Schülern an, die dann von den Schulen gebucht werden. Nach Abschluss der Kurse erstellt der Bildungsträger mit Unterstützung des Portals seine Fördermittelabrechnungen, die direkt an die LGH geleitet werden. Nordrhein-Westfalen war das erste Bundesland, das über die LGH ein solches Portal einrichtete und wurde damit zum Vorreiter für eine Reihe weiterer Länder.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Das Internetportal, auf dem Maßnahmen rund um die Berufsorientierung organisiert werden, besteht bereits seit 2010. Auf dem BAN-Portal treffen sich Bildungsträger, Schulen und sogenannte kommunale Koordinatoren (KoKos) und arbeiten damit gemeinsam an der Berufsorientierung junger Menschen in Nordrhein-Westfalen.

Die Abläufe und Bedingungen, unter denen das Portal von den einzelnen Gruppen genutzt werden kann, sind klar definiert. Die Umfänge und Funktionen des Portals haben sich seit dem Start stetig erweitert und es so zu einem umfangreichen System gemacht. Die dafür benötigte Technik verblieb jedoch im Wesentlichen auf dem ursprünglichen und mittlerweile überarbeitungsbedürftigen Stand.

Welche Ziele sollten erreicht werden?

Das Portal soll bis zum geplanten Relaunch Anfang 2021 neu entwickelt werden. Basis hierfür ist das von SUTSCHE erarbeitete Lastenheft, das alle Funktionen des BAN-Portals erfasst und für potenzielle Dienstleister dokumentiert, die das Portal neu entwickeln können. Vergeben wird der Entwicklungsauftrag in einem öffentlichen Ausschreibungsverfahren. Das Lastenheft ermöglicht potenziellen Dienstleistern, Angebote abzugeben und der LGH, diese zu bewerten.

Vor diesem Hintergrund war es von entscheidender Bedeutung, ein vollständiges Lastenheft zu erstellen, das Transparenz für Dienstleister und die LGH selbst schafft.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Für SUTSCHE ging es zunächst darum, ein tiefes Verständnis für die Abläufe, Nutzergruppen und geltenden Regularien innerhalb des BAN-Portals zu entwickeln und die vielfältigen Perspektiven einzunehmen. Wie sind Bildungsträger organisiert? Welche Herausforderungen müssen Schulen bei der Organisation von Berufsorientierung ihrer Schüler und Schülerinnen meistern? Nur zwei von vielen Aspekten, in die es sich in intensiven Workshops mit der LGH einzuarbeiten galt.

Zu den größten Herausforderungen des Projekts zählte der Zeitraum zwischen April und Juni 2020. Die Auswirkungen der Corona-Pandemie machten es erforderlich, die für die erste Projektphase entscheidenden Workshops “remote” durchzuführen. Die umfangreichen Funktionen und Regularien des BAN-Portals machten zudem eine enge Abstimmung und Dokumentation mit vielen Schulterblicken zwischen der LGH und SUTSCHE notwendig.

Was wurde erreicht?

SUTSCHE hat die weit mehr als 100 funktionalen Anforderungen, die der Aufbau des BAN-Portals an die dazu benötigte Technik stellt, strukturiert erfasst und dokumentiert. Dazu wurden die relevanten Prozesse innerhalb des Portals mit Hilfe von BPMN (Business Process Model and Notation) dokumentiert und für kommende Dienstleister transparent aufgezeichnet. Für einige dieser teilweise noch analog verlaufenden Prozesse wurde bereits ein zukünftiger und digitaler Soll-Zustand definiert.

Ergebnis ist ein 191-seitiges Lastenheft, das eine bisher nicht verfügbare Dokumentation das BAN-Portals darstellt. Es ermöglicht potenziellen Dienstleistern, entsprechende Pflichtenhefte zu erstellen und der LGH selbst, eingehende Angebote gegen die dokumentierten Anforderungen zu prüfen.