DAM Auswahl: Kindernothilfe verwaltet jetzt problemlos über 100.00 Assets

Über Kindernothilfe

Die Kindernothilfe engagiert sich seit 60 Jahren für Kinder in schwierigen Lebenssituationen. Mit ihrer Arbeit setzt sie sich dafür ein, Kinder zu ihren elementaren Rechten zu verhelfen und ihnen eine Starthilfe ins Leben zu geben: Die Kindernothilfe ermöglicht ihnen den Zugang zu Bildung, schafft faire Alltagsbedingungen und organisiert Hilfe zur Selbsthilfe. Seit 1959 wurden mehr als 5.000 Projekte durchgeführt und damit über sieben Millionen Kinder und Jugendliche erreicht. Die Kindernothilfe ist derzeit in 32 Ländern weltweit tätig.

Im Laufe der vergangenen Jahrzehnte hat die Kindernothilfe ihre Arbeit weiterentwickelt - hin zu einem ganzheitlichen Ansatz, der Kinder in all ihren Lebensbereichen betrachtet.

Projekte der humanitären Hilfe nach Naturkatastrophen oder Krisen sind ein weiterer wichtiger Bestandteil der Entwicklungsarbeit.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Im Zuge der gemeinsamen Auswahl eines neuen Content Management Systems rückte auch die Nutzung und Verwaltung von digitalen Assets innerhalb der Kindernothilfe in den Fokus. Dokumente, Bilder und Videos waren dabei nicht nur für die Gestaltung der Website von zentraler Bedeutung, sondern nahmen darüber hinaus Einfluss auf weitere Kanäle und Prozesse innerhalb der Organisation.

Weil das bis dahin eingesetzte DAM-System zu unflexibel, fehleranfällig und unergonomisch war, bestand der Bedarf nach einer unabhängigen Bewertung. Die in der CMS Auswahl kennengelernten Prozesse machten bereits in dieser frühen Phase deutlich, dass durch die fehlende Ausbaufähigkeit des bestehenden DAM-Systems eine signifikante Zahl von System- und Medienbrüchen in der Verwaltung von Assets vorlag. Verbunden war dies mit einem Verlust an Effizienz in für die Kindernothilfe entscheidenden Abläufen.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Die in der CMS Auswahl gewonnenen Eindrücke und das entwickelte Verständnis für aktuelle und in Zukunft notwendige Prozesse sollten in der Auswahl eines Digital Asset Management Systems weiter vertieft werden. Wichtig war für die Auswahl des richtigen Systems, dass die verantwortlichen Mitarbeiter:innen in der Verwaltung von digitalen Assets künftig entlastet und Arbeitsprozesse beschleunigt werden. Auch die Identifikation und Nutzung möglicher Potenziale hinsichtlich Automatisierung galt es im Projekt näher zu betrachten.

Neben diesen nach innen gerichteten Zielen sollte die Auswahl eines Digital Asset Management auch die nach außen gerichtete Kommunikation mit Spendern der Kindernothilfe verbessern. Dafür war die Abstimmung auf den Patenschaftsprozess von großer Bedeutung. Die Vermittlung von Patenschaften stellt einen der wichtigsten Abläufe für die Arbeit der Kindernothilfe dar. Der dafür notwendige Prozess war im Zuge der DAM Auswahl näher zu betrachten, dokumentieren und künftig bestmöglich vom auszuwählenden System zu unterstützen.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Um neben dem Patenschaftsprozess auch Betrieb und Gestaltung der Website zu verbessern, galt es das gesuchte System auf die Anforderungen hinsichtlich des Content Managements abzustimmen. Die Einbindung von digitalen Assets in die Website stellte einen der wichtigsten Anwendungsfälle dar. Zu den weiteren technischen Anforderungen zählte beispielsweise die Möglichkeit zur Anbindung externer Bilddatenbanken.

Darüber hinaus musste das neue Digital Asset Management System großen Mengengerüsten standhalten können: Zum Zeitpunkt der Auswahl wurden bereits mehr als 120.000 Assets verwaltet, die wöchentlich um 1000 weitere ergänzt wurden. Der etwa 350 vom Asset Management betroffene Mitarbeiter:innen umfassende Personenkreis führte außerdem dazu, dass ein umfassendes Rechte- und Rollenkonzept mit individuellen Workflows im System abgebildet werden musste.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Das bereits in der CMS Auswahl bewährte Vorgehen konnte auch für die Suche nach dem richtigen DAM-System genutzt und sinnvoll ergänzt werden. Initiale Workshops dienten auch hier der Gewinnung eines umfassenden Überblicks. Auf technischer Ebene betraf dieses vor allem die bisher genutzten Systeme. Die sich daraus zusammengesetzte Infrastruktur wurde umfangreich analysiert und dokumentiert.

In Kurzsteckbriefen wurden relevante Systeme beschrieben und erfasst, welche Daten mit welcher Verantwortlichkeit im System nachgehalten werden. Über dokumentierte Verbindungen zu anderen Systemen wurde die Architektur der Anwendungen sichtbar.

Im fachlichen Austausch wurde der als zentral identifizierte Patenschaftsprozess genauer betrachtet und nach dem Business Process Model and Notation (BPMN) Prinzip dokumentiert. Darüber hinaus wurden aktuelle und erwartete Mengengerüste sowie beteiligte Personen und benötigte Ausgabeformate aus dem DAM-System identifiziert.

Aus den Ergebnissen der fachlichen und technischen Workshops ließen sich anschließend umfassende Anforderungen zur Bildung einer Shortlist potenzieller Systeme ableiten. Die Zahl der näher zu betrachtenden Lösungen konnte so Stück für Stückreduziert werden. In umfangreichen Briefings wurden drei ausgewählte Hersteller auf die folgenden Pitches vorbereitet.

SUTSCHE agierte in dieser Phase als zentraler Ansprechpartner für die Hersteller und begleitete den Auswahlprozess weiter bis zur Systemdemo. In dieser bekamen die Hersteller die Gelegenheit, konkrete Lösungen für die zentralen Anforderungen der Kindernothilfe zu präsentieren.

Im Anschluss an die Pitches wurden die gesammelten Eindrücke mithilfe eines Bewertungssystems dokumentiert. Ergänzt wurde die Bewertung durch die Aufnahme einer ersten Kostenindikation.

Was wurde erreicht?

Im Zuge der gemeinsamen Auswahl eines neuen Content Management Systems rückte auch die Nutzung und Verwaltung von digitalen Assets innerhalb der Kindernothilfe in den Fokus. Dokumente, Bilder und Videos waren dabei nicht nur für die Gestaltung der Website von zentraler Bedeutung, sondern nahmen darüber hinaus Einfluss auf weitere Kanäle und Prozesse innerhalb der Organisation.

Die von den Pitch-Teilnehmer ausgefüllte Bewertungsmatrix lieferte eindeutige Ergebnisse: Alle Beteiligten favorisierten das gleiche DAM-System. Die Vor- und Nachteile der kennengelernten Lösungen konnten so noch einmal transparent aufgearbeitet und gegenübergestellt werden.

Nach der Auswahl der besten Lösung für die Kindernothilfe wurde die Zusammenarbeit in der weiteren Aufarbeitung des Patenschaftsprozesses fortgesetzt. Dieser wurde durch eine Dienstleisterauswahl weiter digitalisiert und für die Nutzung des Digitalen Asset Managements optimiert.