Stammdatenmanagement System Auswahl: Entscheidungsgrundlage für Bechtle

Über die Bechtle AG

Die Bechtle AG zählt zu den erfolgreichsten IT-Dienstleistern in Europa und steht seit 38 Jahren für IT-Kompetenz, Partnerschaft und den Blick nach vorn. 

Mit 80 IT-Systemhäusern in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie IT-Handelsgesellschaftenin 14 Ländern Europas ist Bechtle nah dran an seinen Kunden. Die Kombination aus Direktvertrieb von IT-Produkten mit umfassenden Systemhausdienstleistungen macht Bechtle zum zukunftsstarken IT-Partner für Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. 

Als umsetzungsstarker Dienstleister für zukunftsfähige IT-Architekturen ist Bechtle die klassische IT-Infrastruktur so wichtig wie die aktuellen Themen Digitalisierung, Cloud, Modern Workplace, Security und IT als Service. Rund 40.000 Hardware- und Softwareprodukte sind über Onlineshop, auf kundenindividuellen E-Procurement-Plattformen und per Telesales verfügbar. 

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Als IT-Dienstleister verwaltet die Bechtle AG große Mengen an Stammdaten mit Informationen über ihre Lieferanten. Neben Adressen zählen dazu unter anderem auch Informationen wie der Firmensitz oder direkte Ansprechpartner für Bechtle.

Ein neues Lieferkettensorgfaltsgesetz, das zum Jahresbeginn 2023 in Kraft treten wird, verpflichtet Unternehmen wie die Bechtle AG künftig dazu, ihre Lieferanten genauer - beispielsweise hinsichtlich der Nachhaltigkeit von Lieferprozessen - zu überprüfen. Das neue Gesetz wird damit auch die Anforderungen an Umfang und Aktualität der nachgehaltenen Daten massiv erhöhen.

Das bisher von Bechtle genutzte System für das Stammdatenmanagement wird diese Anforderungen nicht erfüllen können: Durch die fehlende Möglichkeit zur Erweiterung der Bestandsdaten würden künftig zu wenig Informationen über Lieferanten zur Verfügung stehen, um die gesetzlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. Darüber hinaus würde die strategische Nutzung der Stammdaten in den bestehenden Systemstrukturen deutlich erschwert.

Die genauen Anforderungen für die Auswahl eines neuen Stammdatenmanagement Systems waren bis zum gemeinsamen Projekt mit SUTSCHE zudem noch nicht vollständig dokumentiert.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Im Projekt sollte das zukünftige Stammdatenmanagement innerhalb der Bechtle AG aus zwei Perspektiven auf die Zukunft vorbereitet werden: Neben der Auswahl des besten Systems und Herstellers sollte zum einen bereits eine belastbare Grundlage für die Budgetierung des Implementierungsprojekts erarbeitet werden.

Darüber hinaus sollte auch der geschäftliche Nutzen bei der Auswahl berücksichtigt werden. Die Qualität der verwalteten Stammdaten sollte im neuen System erhöht werden. So sollte die Möglichkeit geschaffen werden, die Stammdatenverwaltung künftig als “Single Point of Truth” für die Nutzung in weiteren Geschäftsprozessen zu nutzen.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Um die Nutzung von Stammdatenmanagement Software bestmöglich zum Teil der zukünftige IT-Strategie der Bechtle AG machen zu können, musste die Auswahl besondere Kriterien erfüllen: Zum einen galt es, künftige Betriebskosten möglichst präzise abschätzen zu können. Darüber hinaus musste das ausgewählte System möglichst nahtlos in die bereits bestehende Systemlandschaft integrierbar sein.

Diese Kriterien mussten zudem in einem engen Zeitrahmen von zwei Monaten erfüllt werden, da die Implementierung des Systems bereits Anfang 2022 beginnen sollte.

In bisherigen Systemauswahlen hatte SUTSCHE bisher nur wenige Erfahrungen mit Stammdatenmanagement Software gesammelt. Der bestehende Auswahlprozess musste dennoch nur geringfügig angepasst werden, um zu einem belastbaren Ergebnis zu kommen.

Dazu galt es vor allem, bei der Auswahl des richtigen Systems die richtige Balance zwischen den Anforderungen an das Stammdatenmanagement und den Anforderungen der übergreifenden IT-Strategie zu finden. Eine Entscheidungsgrundlage musste folglich den Kriterien innerhalb des Projekts standhalten, gleichzeitig aber auch mit übergeordneten Zielen vereinbar bleiben.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Die bisher nicht vollständig erhobenen und dokumentierten Anforderungen an das Stammdatenmanagement innerhalb der Bechtle AG wurden in einem ersten Schritt in mehreren Workshops mit der IT und den zuständigen Fachabteilungen aufgenommen.

Im Zentrum standen dabei neben der Nutzung von Schnittstellen und der Gewährleistung des Betriebs vor allem die benötigten Funktionen: Neben aktuellen Grenzen des Bestandssystems wurde deshalb zudem ermittelt, was das auszuwählende System in Zukunft würde leisten müssen und wie es in die bestehende Systemlandschaft integriert werden könne.

Auf dieser Grundlage erarbeitete SUTSCHE ein detailliertes Briefing für potenzielle Hersteller. Im Zentrum standen hierbei vor allem reale Usecases der Bechtle AG, die in folgenden Hersteller-Pitches aufgegriffen und von den Herstellern gelöst werden sollten.

Dieses Briefing führte SUTSCHE in einem ersten Schritt zu einer aus fünf Herstellern bestehenden Longlist. In den folgenden Pitches bekamen nahmen zudem die zu erwartenden Kosten für Implementierung und Betrieb der Software eine zentrale Rolle ein. SUTSCHE begleitete die Hersteller-Pitches und bereitete die Ergebnisse für die Bechtle AG umfassend auf.

Was wurde erreicht?

Die Aufbereitung der Hersteller-Pitches führte die Bechtle AG zu einer belastbaren Entscheidungsgrundlage: Die präsentierten Systeme konnten nach eindeutigen Kriterien verglichen und gegeneinander bewertet werden. Das galt sowohl hinsichtlich unterschiedlicher Funktionen, als auch der zu erwartenden Kosten für Implementierung und Betrieb.