Begleitung öffentliche CMS Ausschreibung

Neben einigen Formalitäten, die die Beschaffungsstelle / der Einkauf in der Regel für eine solche Ausschreibung beisteuert und koordiniert, spielt insbesondere der Leistungsteil / die Leistungsbeschreibung eine zentrale Rolle im Verfahren.

Dieser Leistungsteil umfasst im Wesentlichen die folgenden Inhalte:

• Über den Auftraggeber
• Definition des Projekt Scopes und Zieldefinition
• Inhaltliche Abgrenzungen
• Klärung der Organisation und angestrebter Zusammenarbeit
• Festschreiben von Anforderungen an System, Dienstleister und Projekt
• Definition der Bewertungskriterien und deren Verteilung
• Zeitplanung

Die Leistungsbeschreibung dient auf der einen Seite als Unterstützung für die Anbieter bei der Entwicklung ihrer Angebote, aber auch als Bewertungsgrundlage für die eingegangenen Angebote für den Auftraggeber.

Mit diesen Prozessen kann SUTSCHE unterstützen

Wir beginnen mit der Definition des Projektumfangs, bei dem wir eng mit Ihnen zusammenarbeiten, um die genauen Anforderungen und Ziele Ihres Vorhabens zu verstehen. Wir gewinnen Klarheit darüber, was überhaupt ausgeschrieben werden soll – sei es ein Dienstleister, ein Hosting-Service, ein neues System, UX-Design oder eine Kombination verschiedener Elemente.

Anschließend klären wir den Ablauf des Projekts, um die richtige Art der Ausschreibung zu ermitteln, dies beinhaltet die Verteilung von Aufgaben und Losen. Basierend auf dem definierten Projektumfang erstellen wir eine Vorkonzeption und Grobkonzeption, die als Grundlage für die Kostenschätzung dienen.

Unsere Experten verfassen eine detaillierte Leistungsbeschreibung, die alle relevanten Aspekte abdeckt. Wir entwickeln Formblätter und Bewertungsmatrizen, um eine transparente und faire Bewertung der Angebote zu ermöglichen. Ebenfalls stehen wir für die Klärung von Bieterfragen zur Verfügung und begleiten die Präsentationen potenzieller Systemhersteller und Dienstleister. Unsere Moderation gewährleistet, dass bewertungsrelevante Fragen gestellt und beantwortet werden.

Schließlich unterstützen wir Sie bei der Bewertung der Angebote und führen eine umfassende Auswertung durch. Mit unserem ganzheitlichen Ansatz bieten wir Ihnen die Gewissheit, dass Ihre öffentliche Ausschreibung erfolgreich und zielgerichtet abläuft, von der ersten Planung bis zur finalen Entscheidung.

Was passiert nach der Vergabe?

Üblicherweise soll das Projekt mit dem neuen System / Dienstleister schnellstmöglich angegangen und umgesetzt werden. Die Erfahrung zeigt aber, dass vor oder im laufenden Verfahren noch nicht alle notwendigen Informationen und Vorarbeiten für ein entsprechendes Projekt erstellt wurden - da diese für die Vergabe selbst vielleicht auch nur von geringer Relevanz sind. Diese sollten im parallel zum Verfahren und nach der Veröffentlichung bearbeitet werden, um die Zeit sinnvoll zu nutzen und einen reibungslosen Start in das Projekt zu ermöglichen. Denn notwendig werden diese Tätigkeiten auf jeden Fall.

Darüber hinaus sollte frühzeitig das Gesamtprojekt geplant werden. Das heißt, dass die Grundlage für eine effiziente Aufbau- und Ablauforganisation im Projekt gelegt werden muss. Parallele Projektstränge, wie zum Beispiel nicht selten die Arbeiten am Content und der Content Migration, müssen integriert und entsprechend geplant werden.

Warum ist SUTSCHE der richtige Partner?

Fachkompetenz & Erfahrung

Wir verfügen über eine umfassende Fachkompetenz, um Kunden bei der Bewältigung öffentlicher Ausschreibungen tatkräftig zu unterstützen. Unsere umfassende Erfahrung in der erfolgreichen Umsetzung öffentlicher Ausschreibungen ist das Ergebnis einer synergetischen Kombination verschiedener Elemente. Im Verlauf zahlreicher Projekte haben wir uns als Spezialisten in diversen Aspekten etabliert, sei es bei der kundenspezifischen Auswahl eines Content-Management-Systems oder bei der sorgfältigen Evaluierung von Dienstleistern.

Strategische Gesamtperspektive & Auswahl-Expertise

Durch eine strategische Gesamtperspektive sind wir in der Lage, nicht nur einzelne Teilaspekte, sondern das gesamte Projekt im Blick zu behalten und die Ausschreibung nahtlos in den Kontext zu integrieren. Durch eine strategische Gesamtperspektive sind wir in der Lage, nicht nur einzelne Teilaspekte, sondern das gesamte Projekt im Blick zu behalten und die Ausschreibung nahtlos in den Kontext zu integrieren. Mit einer Erfahrung von über einem Jahrzehnt haben wir eine breit gefächerte Palette von CMS-Bewertungen durchgeführt und dabei den Auswahlprozess in Form von Pitches von Herstellern begleitet. Diese Expertise ermöglicht es uns, präzise zu antizipieren, welche Qualitäten von einem Dienstleister erwartet werden sollten, und wie die nachfolgende Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner in Form einer effektiven Dienstleistersteuerung gestaltet werden kann.

Aktive Beratung & Projektorganisation

Die Übertragung derartiger Verantwortlichkeiten an SUTSCHE entlastet Ihre Fachabteilungen nachhaltig und gewährleistet eine ganzheitliche Unterstützung durch aktive Beratung. Unsere Definition von "Aktiv" umfasst die Fähigkeit, nicht nur auf gegenwärtige Bedürfnisse zu reagieren, sondern auch zukunftsgerichtet zu agieren. Mittels eines effizienten Projektmanagements und effektiver Projektorganisation verankern wir Ihr schließlich Vorhaben erfolgreich in der "realen Welt" digitaler Projekte.

Unsere Referenzen