Ausschreibungsbegleitung: Mit SUTSCHE durch die öffentliche Ausschreibung

Über den LVR

Der Landschaftsverband Rheinland, kurz LVR, ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechtes mit Sitz in Köln. Der LVR ist für das Gebiet Nordrhein zuständig.

Der LVR arbeitet als Kommunalverband mit rund 22.000 Beschäftigten für die 9,8 Millionen Menschen im Rheinland. Mit seinen 41 Schulen, zehn Kliniken, 20 Museen und Kultureinrichtungen, vier Jugendhilfeeinrichtungen, dem Landesjugendamt sowie dem Verbund Heilpädagogischer Hilfen erfüllt er Aufgaben, die rheinlandweit wahrgenommen werden. Der LVR ist Deutschlands größter Leistungsträger für Menschen mit Behinderungen und engagiert sich für Inklusion in allen Lebensbereichen. „Qualität für Menschen“ ist sein Leitgedanke.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Ausgangspunkt für das anstehende Projekt war die Erschaffung der “NeueWebWelt” des Landschaftsverbands Rheinland (LVR), da die Effizienz der aktuellen Website aus verschiedenen Blickwinkel nicht mehr gegeben war.

In einem vorhergehenden Projekt würde dafür als Erstes das aktuelle CMS bewertet. Dabei sollte herausgefunden werden, ob die aktuellen Anforderungen des LVRs mit dem bestehenden Content-Management-System weiterhin umsetzbar sind. Die CMS Bewertung ergab, dass das Bestandssystem dazu in der Lage war, woraufhin SUTSCHE ein Grobkonzept für die Umsetzung erarbeiten konnte.

Darauf aufbauen sollte im anstehenden Projekt ein Dienstleister für die Umsetzung gefunden werden. Da es sich beim LVR um eine öffentliche Stelle handelt, muss ein Projekt in dieser Größenordnung ausgeschrieben werden. Hieraus leitete sich die Anforderung ab, Ausschreibungsunterlagen für eine europaweite Ausschreibung zu erstellen.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Ziel des Projektes war die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für die öffentliche Ausschreibung. Dazu gehörte in erster Linie die Leistungsbeschreibung, damit sich potenzielle Dienstleister einen Überblick über die konkreten Aufgaben und den Umfang des Projektes machen konnten. Zudem sollte ein belastbares Bewertungssystem erarbeitet und aufgesetzt werden.

Weitere Teilziele des Projektes beinhalteten die grundlegende Beratung, wie ein Projekt dieser Größenordnung aufgesetzt werden kann und wie man alle Beteiligten in dazu Projekt so integriert, dass das Projekt effizient umgesetzt werden kann. Außerdem musste definiert werden, was für eine Art Dienstleister gesucht wird.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Zum Landschaftsverband Rheinland gehören eine Vielzahl an Einrichtungen und Angebote, die jeweils individuelle Anforderungen und Bedürfnisse an eine neue Websitelandschaft haben. Für eine bestmögliche Umsetzung des Projekts musste deswegen die große Anzahl an Stakeholder aus den unterschiedlichsten Bereichen abgeholt und in das Projekt integriert werden. Da die unterschiedlichen Bereiche (Schulen, Kliniken, Museen usw.) des LVR eigene Domains betreiben, ergab eine große Anzahl an Websites, die vom Projekt betroffen waren. Insgesamt sollten über 100 unterschiedlicher Seiten im Rahmen des Konzepts umgebaut werden.

Als öffentliche Einrichtung ist der LVR eindeutig von der Pflicht zur Umsetzung der digitalen Barrierefreiheit betroffen. Eine Umsetzung einer barrierearmen Website in Bezug auf das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz ist keine einfache, schnelle Sache und gehörte daher auch für den Landschaftsverband zu den größeren Themen in diesem Projekt. In der Regel bedeutet das, dass in den Themen Design, Content und Technik nachgearbeitet werden muss. Vor allem im letzteren Bereich kann es zu weiteren Aufwänden kommen. Neben einer barrierefreien Website muss der LVR auch leichte Sprache auf seiner Website umsetzten. Im Großen und Ganzen ein zentrales Thema bei der Suche nach einem neuen Dienstleister, denn dieser muss die Anforderungen - vor allem die Barrierefreiheit - am Ende im Bestandssystem umsetzen können.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Im Rahmen des Projektes übernahm SUTSCHE neben der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen verschiedene beratende Tätigkeiten. Wie auch in vielen anderen Projekten erlebten wir, dass ein Projekt dieser Art und Größenordnung nicht zum Alltagsgeschäft unseres Kunden gehört - was vollkommen in Ordnung und logisch ist. Daher nehmen wir an dieser Stelle alle unsere Kunden und somit auch den LVR an die Hand und zeigen auf, wie sich die Abläufe in einem Projekt dieser Art darstellen. Dabei gehen wir selbstverständlich auch auf Themen ein wie die Unterschiede bei den Agenturen oder wie die Zusammenarbeitsmodelle aussehen könnten. Kurz gesagt: Als Berater machen wir unsere Kunden in dieser Phase fit für das anstehende Projekt.

Der Fokus im Projekt lag allerdings weiterhin auf der Erstellung der Unterlagen für die öffentliche Ausschreibung. Dabei galt es sämtliche Anforderungen zu sammeln, und in Form einer inhaltlichen Leistungsbeschreibung aufzubereiten. Da das Projekt nicht mit der reinen Erstellung der Ausschreibungsunterlagen enden sollte, sondern erst nach der Auswahl des Dienstleisters, unterstützen wir den LVR auch beim Thema Bewertung. Wir erstellten eine Bewertungsmatrix, anhand dessen die Pitches mit den Dienstleistern ausgewertet werden konnte und somit ein Dienstleister gefunden werden kann.

Was wurde erreicht?

Selbstredend ist ein Projekt in diesem Umfang, mit dieser großen Anzahl an Stakeholder, mit vielen verschiedenen Anforderungen und einer solchen Anzahl an Websites, nicht schnell umgesetzt. Trotzdem konnte der Zeitplan eingehalten werden und die europaweite Ausschreibung fristgerecht veröffentlicht werden.

Für die Identifizierung des passenden Dienstleisters für den LVR, wurde eine Reihe von Prüfpunkten aufgesetzt, die eine Unterscheidung der verschiedenen Dienstleister ermöglichten. Nach den Pitches mit ausgewählten Dienstleistern konnte anhand der erstellten Bewertungsunterlagen eine Entscheidung für einen Dienstleister getroffen werden.