Digitalprojekt: SUTSCHE begleitet TIMOCOM durch den Website Relaunch

Über TIMOCOM

Die TIMOCOM GmbH ist ein mittelständisches FreightTech-Unternehmen aus Deutschland mit mehr als 650 Mitarbeitern aus 40 Ländern weltweit und Standorten in Polen, Tschechien und Ungarn. Als IT- und Datenspezialist unterstützt das Unternehmen mit Sitz in Erkrath seine Kunden europaweit mit smarten, sicheren und einfachen Anwendungen sowie Services dabei, logistischen Ziele zu erreichen.

Über den Marktplatz von TIMOCOM vernetzen sich mehr als 53.000 geprüfte Unternehmen. Hier werden täglich bis zu 1 Million internationale Fracht- und Laderaumangebote eingestellt. TIMOCOM ist der Wegbereiter und Wegbegleiter in die digitalisierte Zukunft der Logistik.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Mit dem Smart Logistic System hat TIMOCOM einen Marktplatz für Frachten und Speditionsgüter entwickelt. Dieser soll Transportunternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen der Logistik zu meistern. Um Marketing für dieses Portal zu betreiben, wurde ein eigenes Content Management System entwickelt. Dies erwies sich über viele Jahre zwar als äußerst robust und stabil, brachte im Vergleich zu modernen Enterprise CMS allerdings nur wenig Komfort für seine Nutzer mit.

Das System leistete damit zwar seinen Beitrag zur Sichtbarkeit von TIMOCOM in Suchmaschinen, erzeugte dabei aber hohe - weil sehr kleinteilige - Pflegeaufwände. Das Binden von redaktionellen Kapazitäten verringerte die Time to Page spürbar, zudem mussten Inhalte nach der Erstellung noch einen in Teilen automatisierten Übersetzungsprozess durchlaufen, um für die internationalen Websites von Timocom bereit zu sein.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Um das Marketing für Kundenservices und Dienstleistungen künftig zu beschleunigen und besser auf den Markt reagieren zu können, sollte ein modernes Content Management System ausgewählt und implementiert werden. Durch die Verbesserungen im Content Management galt es darüber hinaus personelle Ressourcen für die Weiterentwicklung der Plattform selbst zu schaffen: Bisher für die CMS Entwicklung eingesetztes Personal sollte künftig Aufgaben für das Smart Logistic System übernehmen. Der Wechsel auf ein klassisches CMS wurde damit zu einer strategischen Entscheidung.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Die TIMOCOM GmbH betreibt erheblichen Aufwand, um Inhalte auf ihren Länderwebsites bestmöglich zu präsentieren und sich der Marktsituation vor Ort anzupassen. So existiert für jedes Land eine eigene Website in Landessprache. Diese werden darüber hinaus nicht mit einem inhaltlich immer gleichen Mastercontent ausgestattet, sondern individuell lokalisiert. Diese Anforderungen an das Content Management musste auch die auszuwählende Lösung erfüllen und eine entsprechende Skalierung des Website-Projekts ermöglichen. Dazu zählte auch die Migration großer Mengen Content und Funktionen der Plattform.

Durch die intensive Contentarbeit der vergangenen Jahre hatte TIMOCOM darüber hinaus bereits eine signifikante Sichtbarkeit für Logistikthemen aufgebaut. Diese galt es über die Auswahl und die spätere Implementierung eines neuen Content Management Systems zu erhalten. Auch die hohe Leistungsfähigkeit der Websites sollte konserviert werden.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

SUTSCHE begleitete die TIMOCOM GmbH über viele Monate von der Auswahl des Content Management Systems bis zum Rollout der Länderwebsites. Dafür wurden die an das CMS gestellten Anforderungen in Workshops zunächst aus fachlicher und technischer Sicht diskutiert, aufgenommen und detailliert. In der anschließenden Sichtung des Bestandssystems bekamen wir die Gelegenheit die bisherige Arbeit und Wünsche nach Verbesserungen der TIMOCOM Redaktion besser kennenzulernen. Dafür wurden die wichtigsten Usecases und Lokalisierungsprozesse genauer betrachtet.

Auf dieser Basis wurde die Zahl der möglichen Content Management Systeme zunächst bis auf eine vier Lösungen umfassende Shortlist reduziert. Nach einer anschließenden Herstellerbefragung auf Grundlage der definierten Anforderungen wurde auf nur noch drei Systeme eingegrenzt.

In Pitches bekamen die vorausgewählten Hersteller die Gelegenheit, ihr System anhand der zuvor definierten Usecases zu präsentieren. Die von SUTSCHE ausgearbeitete Bewertungsmatrix lieferte eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die CMS Auswahl.

Was wurde erreicht?

Auch nach der Entscheidung für das am besten geeignete Content Management System begleitete SUTSCHE die TIMOCOM GmbH weiter durch das Projekt: Dafür standen wir sowohl beim redaktionellen Proof of Concept des Systems als auch bei der folgenden Dienstleisterauswahl beratend zur Seite. Auch hier wurde die Zahl potenzieller Partner für die Implementierung des CMS anhand aufgenommener Anforderungen, Dienstleister-Pitches und einer Kostenindikation Stück für Stück reduziert.

In der Folge übernahm SUTSCHE im Projekt die Rolle als Proxy Product Owner. Auf konzeptioneller Ebene wurden in weiteren Workshops zunächst die Voraussetzungen für die anstehende Implementierung des CMS geschaffen. Im Fokus standen hier vor allem Prozesse für die Übersetzung und die Verteilung von Inhalten. Auf diese Weise wurde ein Soll-Prozess erarbeitet und durch den Aufbau eines Backlog auf den Weg gebracht. In diesem wurden etwa Anforderungen an Prozesse, das Website-Tracking oder URL-Strukturen definiert und zur Bearbeitung an den umsetzenden Dienstleister übergeben.

In der damit begonnenen Umsetzung des Website-Relaunch übernahmen wir weitere Aufgaben in der Projektplanung, der Dienstleistersteuerung, im Risikomanagement und der Qualitätssicherung. So entstanden vor dem Rollout immer wieder Herausforderungen hinsichtlich der bevorstehenden Migration von Inhalten. Durch engen Austausch und regelmäßigen Status-Updates mit TIMOCOM wurden diese rechtzeitig erkannt und im begonnenen Rollout von etwa 20 Länderwebsites bewältigt.