Strategische CMS-Auswahl & Budgetplanung für den Relaunch von J.J. Darboven

Über J. J. Darboven

Hamburg ist die Heimat von J.J. Darboven. Die Weltstadt ist seit jeher Stammsitz des Traditionsunternehmens und die hanseatischen Tugenden sind im Familienbetrieb fest verankert. Doch nicht nur Werte wie Zuverlässigkeit, Stabilität und Respekt den Menschen gegenüber haben J.J. Darboven über 150 Jahre begleitet, sondern auch Weitsicht und Besonnenheit, die nötig sind, um ein Unternehmen in die Zukunft zu führen und im Weltmarkt zu positionieren.

Aus dem Hamburger Kaffeegeschäft ist ein international agierendes Handelsunternehmen entstanden – mit rund 900 MitarbeiterInnen und 16 Tochterfirmen in zehn europäischen Ländern. Dazu gehören die Produktionsstandorte in Hamburg, Sauerlach, Luzern und Graz. Traditionsbewusstsein steht für J.J. Darboven nicht im Widerspruch zu einer modernen Unternehmensstrategie, vielmehr bildet es die Grundlage für das Selbstverständnis dieses Hamburger Hauses von Welt.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Das Projekt bei J.J. Darboven startete mit einer klassischen Systemauswahl. Der Kunde stand vor der Herausforderung, dass das bisher genutzte Content-Management-System vom Hersteller ab 2025 nicht mehr unterstützt wird. Ein Update des bestehenden Systems war nicht möglich, was einen zügigen Handlungsbedarf mit sich brachte. Ein wesentlicher Aspekt zu Projektbeginn war die Notwendigkeit für den Kunden, bei den Entscheidungsträgern ein Budget für das Relaunch-Projekt einzureichen, wofür konkrete Zahlen benötigt wurden.

Für die Aufstellung dieser Zahlen war es notwendig, auf Basis einer Shortlist von potenziellen neuen CMS-Lösungen eine fundierte Budgetierung zu erstellen. Für die Erstellung einer Shortlist sollten Workshops in Bereichen wie Content, Workflows und IT durchgeführt und Anforderungen behoben werden.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Das zentrale Ziel des Projekts war die Erstellung einer detaillierten Budgetierung für fünf verschiedene Content-Management-Systeme. Diese Budgetierung diente als Entscheidungsgrundlage, um das Budget für den Relaunch des Systems festzulegen. Darüber hinaus sollte die Budgetierung eine individuelle Kostenbetrachtung über einen Zeitraum von vier Jahren ermöglichen. Es galt, eine möglichst differenzierte Kostenaufstellung zu erstellen, die sowohl einmalige als auch laufende Kosten berücksichtigt.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Eine hohe Komplexität entstand dadurch, dass die ausgewählten Systeme erhebliche Unterschiede aufwiesen, was eine differenzierte Betrachtung erforderte. Nach den initialen Workshops zur Anforderungserhebung stand fest, dass die Budgetierung nicht nur die klassischen Dienstleisterkosten für Frontend- und Backend-Entwicklung umfassen sollte. Es mussten auch weitere Aufwände im Bereich Content sowohl Dienstleister als auch System unabhängig betracht werden. Dabei wurden unterschiedliche Kostenkategorien betrachtet, wie einmalige Kosten und laufende Kosten pro Jahr, unterteilt in Best Case, Worst Case und Best Guess Szenarien. Eine besondere Herausforderung war, alle Projektbausteine und Anforderungen wie Anzahl der Domains, Templates und Komponenten systematisch zu erfassen und in die Budgetierung einfließen zu lassen.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

SUTSCHE führte zunächst mehrere Workshops mit J.J. Darboven durch, um die Anforderungen für die Budgetierung präzise zu definieren. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde eine Matrix erstellt, die die verschiedenen CMS-Systeme und deren jeweilige Projektbausteine gegenüberstellte. Dies diente als Grundlage für die Budgetierung.

Für die präzise Erfassung der Anforderungen und Rahmenbedingungen, wie die Anzahl der Domains, die benötigten Templates und Komponenten, wurde ein detailliertes Miro-Board erstellt. Auf Basis eines leeren Boards, das im ersten Gespräch mit Inhalten aus dem Workshop zur CMS-Auswahl vorbefüllt wurde, fanden weitere Runden zur Ergänzung und Präzisierung der Inhalte statt.

Abschließend folgte ein detailliertes Gespräch, in dem die Budgetierungsparameter final festgelegt wurden. Daran anknüpfend konnte die Auswertung durchgeführt und dem Kunden eine fundierte Budgetplanung geliefert werden.

Was wurde erreicht?

Durch die detaillierte und methodische Herangehensweise wurde für J.J. Darboven eine detaillierte Budgetierung für fünf verschiedene CMS-Systeme erstellt. Die differenzierte Betrachtung der Kosten und der systemübergreifenden Anforderungen ermöglichte es, eine auf Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Lösung zu wählen, die sowohl den finanziellen als auch den technischen und inhaltlichen Anforderungen gerecht wird.

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes, ging es gemeinsam in weitere Phasen des Website-Relaunch, wie der Durchführung eins Content-Audits oder der Unterstützung bei der Dienstleisterauswahl.