Systemauswahl: hkk Krankenkasse findet Lösung für das Formular Management

Über hkk Krankenkasse

Seit mehr als 100 Jahren bietet die hkk ihren Versicherten hochwertige Leistungen und kompetente Beratung zu besonders günstigen Beiträgen. Seit 2010 hat sich ihre Größe mehr als verdoppelt: Heute vertrauen ihr mehr als 800.000 Versicherte bundesweit. 

Ihr Zusatzbeitrag von 0,39 Prozent (Gesamtbeitrag 14,99 Prozent) macht sie 2021 zum siebten Mal in Folge zur günstigsten deutschlandweit wählbaren Krankenkasse. 

Mehr als 1.100 Mitarbeiter/innen betreuen ein Ausgabenvolumen von mehr als 2,8 Milliarden Euro. Die hkk ist eine gesetzliche Krankenkasse und Mitglied im Verband der Ersatzkassen (vdek e. V.) sowie im GKV-Spitzenverband.

Über das Projekt

Mit welcher Ausgangslage begann das Projekt?

Das sogenannte Online-Mitglied-werden-Formular bietet potenziellen Kunden der hkk Krankenkasse die Möglichkeit, digital und in wenigen Schritten in die hkk einzutreten und von ihren Leistungen zu profitieren. In vier Schritten werden dafür die relevanten und benötigten Daten abgefragt und vom Kunden eingegeben.

Speziell an gesetzliche Krankenkassen werden dabei hohe rechtliche Anforderungen gestellt: Diese legen nicht nur eindeutig und streng fest, wie Daten erhoben und verarbeitet werden, sondern ändern sich auch immer wieder. Dies stellt ständig neue Anforderungen an das Online-Mitglied-Werden-Formular der hkk.

Diese mehrmals im Jahr notwendigen Anpassungen erzeugten für die hkk hohe Aufwände und Kosten.

Welche Ziele sollten im Projekt erfüllt werden?

Die Auswahl eines eigenen Formular Management Systems sollte die Handelskrankenkasse im Umgang mit dem Online-Mitglied-Werden-Formular unabhängig von der Funktionalität des Web Content Management Systems werden lassen. Jede Änderung am Formular führte in der Vergangenheit immer wieder zu Entwicklungsaufwand und minderte die Flexibilität der hkk. Der im CMS verfügbare Funktionsumfang reichte außerdem nicht mehr aus, um die wachsenden Anforderungen vollumfänglich erfüllen zu können.

Gesucht wurde eine neue Lösung in Form eines Formular Management Systems. Die Formularentwicklung sollte erleichtert werden und eine bessere Kostenkontrolle ermöglichen. Zudem sollte gewährleistet werden, dass die hkk einfache Pflegeaufgaben künftig selbst vornehmen kann.

Welche Anforderungen und Rahmenbedingungen gab es?

Die hkk Krankenkasse war auf der Suche nach einer Lösung für das Formular Management, die zu einer nachhaltig angelegten Senkung der Betriebskosten führt. Künftige Anpassungen sollten weniger Aufwand und Kosten erzeugen.

Zu den besonderen Herausforderungen zählten die hohen Anforderungen an das Hosting des gesuchten Systems: Da für die Auswahl des Formular Management Systems auch eine SaaS-Lösung in Betracht gezogen wurde, mussten mögliche Anbieter eines solchen Cloud-Systems die Einhaltung einer Zusatzvereinbarung gewährleisten, in der die datenschutzgerechte Verarbeitung der im Formular erhobenen Sozialdaten garantiert wird.

Da es sich um das wichtigste Formular zur Gewinnung neuer Kunden handelt, war außerdem die Benutzerfreundlichkeit ein entscheidendes Kriterium für die Systemauswahl.

Welche Aufgaben hat SUTSCHE im Projekt übernommen?

Die hkk Krankenkasse hatte sich bereits vor dem gemeinsamen Projekt mit SUTSCHE intensiv mit den Anforderungen an das Formular Management befasst und diese in einem Lastenheft zusammengetragen. Diese wurden in Interviews weiter verfeinert und die damit verbundenen Anforderungen detailliert analysiert. So entstand ein Cluster mit etwa 50 Anforderungen, die sich in acht Bereiche unterteilten.

Auf dieser Basis bereitete SUTSCHE den Markt für Formular Management System zunächst für die hkk auf. Die etwa 20 ermittelten Systeme wurden dann anhand der erfassten Anforderungen weiter eingegrenzt. Von besonderer Bedeutung war, dass die möglichen Systeme die bereits existierenden Formular-Anwendungsfälle der hkk unterstützten und Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeiten konnten.

Die so entstandene Longlist aus sieben verbliebenen Systemen wurde danach durch Herstellerbefragungen weiter präzisiert. In diesem Zuge übersetzte SUTSCHE auch das bereits erstellte Lastenheft durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz automatisiert in die englische Sprache. Der Einsatz unseres TranslatoRs machte es möglich, die benötigten Informationen in kurzer Zeit und kostensparend zur Verfügung zu stellen, um auch internationale Hersteller in der Vorauswahl berücksichtigen zu können.

In einer detaillierteren Befragung legten die verbliebenen Hersteller neben einer Kostenindikation auch konkrete Ansätze für die Umsetzung des Formular Managements für den Anwendungsfall der Handelskrankenkasse vor. Bewertet wurde dabei neben den zu erwartenden Kosten auch die Frage, ob die potenziellen Systeme einen Großteil der Anforderungen bereits mit ihren Standardfunktionen erfüllen konnten.

Was wurde erreicht?

Die Summe dieser Kriterien und der detaillierte Blick auf eine Vielzahl von Systemen führte letztlich zu einer eindeutigen Empfehlung an die hkk. Vor der letztendlichen Entscheidung für das empfohlene Formular Management System wurde dieses auf Empfehlung von SUTSCHE in einem Proof-of-Concept hinsichtlich Funktionen und Kosten noch einmal genauer betrachtet.