Was man braucht. Anforderungen!
Der teuerste Satz in einem Projekt fällt selten am Anfang, sondern Monate später, und er lautet: "Das hatten wir doch anders besprochen.". Ob Systemauswahl, Dienstleisterauswahl, Ausschreibung oder Weiterentwicklung im laufenden Betrieb: Jede dieser Entscheidungen braucht dieselbe Grundlage. Die Anforderungen und gleichzeitig die geltenden Rahmenbedingungen sind immer die Basis für die nächsten Schritte. SUTSCHE hilft ihnen, diese Anforderungen zu erheben und zu beschreiben.
Was ist das Management von Anforderungen?
Anforderungsmanagement ist die strukturierte Erhebung, Formulierung, Priorisierung und Pflege aller Anforderungen an eine digitale Plattform.
Es beginnt bei dem, was Ihre Stakeholder sagen, und endet bei einer Anforderung, die ein Hersteller beantworten, eine Agentur schätzen und eine Abnahme prüfen kann.
Dazwischen liegt die eigentliche Arbeit: Wünsche von Anforderungen trennen, Widersprüche zwischen Abteilungen auflösen, jede Anforderung an ein Ziel binden und entscheiden, was Muss und was Kann ist. Es ist damit keine Vorstufe oder Vorprojekt. Das Anforderungsmanagement begleitet Sie durch das gesamte Projekt und auch in der Fortlaufenden Entwicklung. Konkrete und messbare Anforderungen sind die Grundlage für späteren Entscheidungen.
Ein Wunsch ist noch keine Anforderung.
Anforderungen liegen selten an einem Ort. Sie liegen verteilt in Köpfen, Tickets, Altkonzepten und in den Gewohnheiten von zehn Jahren. Sie kommen in expliziter aber auch impliziter Form und müssen vielleicht sogar aus den Köpfen der Stakeholder herausgekitzelt werden.
Marketing möchte Kampagnenseiten in Tagen statt Wochen. Die IT will weniger Systeme betreiben. Die Redaktion will endlich einen Übersetzungsworkflow, der funktioniert. Der Datenschutz will beim Tracking mitreden. Jede dieser Positionen ist berechtigt, alle haben ihre Stakes und Interessen an das System, die Plattform, die Funktion, den Hersteller – alle müssen gehört und in eine gemeinsame Sprache der Anforderung gebracht werden. Sonst entsteht ein nicht prüfbarer/umsetzbarer/vergleichbarer Wunschzettel. Eine grobe Feature-Liste. Und Featurelisten haben ein bekanntes Problem: Ein großer Teil des Marktes erfüllt sie, weil sie zu grob und undifferenziert abgefragt werden.
Anforderungsmanagement mit SUTSCHE
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Project Essentials & Dokumentenstudie
Der Start ist in der Regel ein geordneter Fragebogen, der strukturiert verschiedene Themen und Kennzahlen zum Projekt erfragt. Auch darin eine Liste an potenziell vorliegenden Konzepten. Aus diesen Dokumenten lassen sich schon eine Menge impliziter und expliziter Anforderungen ableiten.
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Workshops
Wir haben eine Reihe von Workshops, die darauf ausgelegt sind, Anforderungen aus verschiedenen Bereichen und Stakeholdern einzusammeln und zu strukturieren. Grob gefasst haben wir fachliche, technische, reaktionelle und strategische (insbesondere Ziel‑)Workshops. Diese werden ergänzt um sehr spezielle Themen wie Content-Modellierung, Barrierefreiheit, SEO o.ä.
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Blick ins Bestandssystem
Anforderungen verstecken sich gerne in Prozessen – in Form kleiner Funktionen, die auffallen würden, wenn sie nicht umgesetzt oder verloren gehen. Je nachdem, wo man sich im Projekt befindet, ist ein Blick in das Bestandssystem sinnvoll, um diese Anforderungen zu identifizieren und zu beschreiben.
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Konzeption
Manchmal existiert nur ein Ziel oder eine Idee wo man hin möchte. Um auch auf diese Situation eingehen zu können, übernehmen wir gerne die fachliche Konzeption von Themengebieten oder auch einzelnen Funktionen. Das Ergebnis wird dann zur Weiterverarbeitung z.B. an die Implementierungsagentur weitergeleitet.
Zwei zentrale Artefakte, mit denen weitergearbeitet wird.
Am Ende stehen keine Folien für die Schublade (zumindest ist die Verwendung nicht das Ziel), sondern eine Arbeitsgrundlage, die direkt weiterverarbeitet werden kann. Wir verwandeln die Anforderungen in der Regel in Backlog-Einträge, die von der Agentur weiterverarbeitet und gebaut werden.
In dem Zusammenhang existieren grundsätzlich zwei zentrale Artefakte, die je nach Anforderung bespielt und befüllt werden.
Das Backlog: Die Grundlage für Agenturschätzung und Umsetzung: was gebaut wird, in welcher Reihenfolge und woran die Abnahme gemessen wird.
Der Content- & Migrationsplan: Die Grundlage für alles, was mit Inhalten passiert: was übernommen, überarbeitet, übersetzt oder aussortiert wird – und wie der Umzug abläuft.
Vier Gründe, bei den Anforderungen zu beginnen.
Jeder Anbieter hat inzwischen KI-Funktionen im Angebot. Ohne eine Anforderung, die beschreibt, welches Problem damit gelöst werden soll, gibt es keinen Maßstab, an dem sich diese Funktionen messen lassen – und keinen Grund, dafür sie zu bezahlen.
Barrierefreiheit, Datenschutz und Dokumentationspflichten zählen teilweise auch zu den nicht-funktionalen Anforderungen. Wer sie erst in der Abnahme entdeckt, riskiert auch durchaus empfindliche Strafen.
Große Transformationsvorhaben sind aktuell schwer durchzusetzen. Ein priorisierter Anforderungskatalog ist das Argument, mit dem sich ein Scope intern begründen und notfalls sauber kürzen lässt, ohne ins Raten zu geraten.
Agenturen kalkulieren, was sie verstehen. Unklare Anforderungen erzeugen entweder Risikoaufschläge oder kostenpflichtige Nacharbeiten.
Durchgängigkeit: jede Anforderung hat eine Herkunft
Anforderungen verstecken sich an vielen Stellen, beginnend in der Strategie, Konzeptpapieren aber auch als negativ-Anforderungen in Fehlerlisten und Problemstellunge. Geltende Rahmenbedingungen wie beispielsweise aus einer IT-Strategie oder auch regulatorische Anforderungen an Content und Prozesse sind zu beleuchten. Grundsätzlich bieten aber auch die eigentlichen Ziele des Projektes auch eine optimale Basis um von dort aus Anforderungen abzuleiten.
Der praktische Nutzen in der strukturierten Erfassung liegt zum einen darin um Konflikte und widersprüchliche Anforderungen zu moderieren und aufzulösen. Aber auch später im Prozess, sollte die Frage gestellt werden ob denn eine bestimmte Anforderung umgesetzt werden muss und “auf welches Ziel diese einzahlt” - da ist es praktisch eine Antwort bereit zu haben.
Und in der Abnahme funktioniert dieselbe Kette rückwärts: Was geliefert wurde, lässt sich gegen ein Kriterium prüfen, das vor der Beauftragung formuliert und freigegeben war.
5 Dimensionen
Anforderungen brauchen ein Raster, das man priorisieren kann, sonst sind die Anforderungen nur eine flache Liste. Wir sortieren jede Anforderung in eine von fünf Dimensionen – und zwar unabhängig davon, ob sie später in eine Systemauswahl, eine Dienstleisterauswahl, ein Backlog oder eine Weiterentwicklung im laufenden Betrieb einfließt.
- Functional Fit Was eine Anforderung fachlich abdecken muss – vom Übersetzungsworkflow bis zur Vorschau mit externen Daten. Die größte und detaillierteste Gruppe.
- Technical & Architectural Fit Betriebsmodell, Erweiterbarkeit, Architektur, Abhängigkeiten. Fragen, die weit über eine einzelne Entscheidung hinaus nachwirken.
- Integration & Ecosystem Fit Wie eine Anforderung mit CRM, DAM, PIM, Shop und Tracking zusammenspielt – ob es um ein neues System, einen Dienstleister oder eine Erweiterung im Bestand geht.
- Financial & Strategic Fit Kosten, Skalierung und strategische Passung – bei der Systemauswahl ebenso relevant wie bei der Priorisierung im laufenden Betrieb.
- Organizational & Operational Fit Ob Ihre Organisation das tatsächlich leisten kann: Rollen, Kompetenzen, Verfügbarkeit von Dienstleistern, Betriebsaufwand.
Die fünf Dimensionen sind aus dem Bereich Systemauswahl entstanden, sind aber bewusst nicht auf eine Projektphase zugeschnitten. Rahmenbedingungen, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen lassen sich in jeder Phase auf dieselben fünf Fit-Dimensionen zurückführen. Wie dieses SUTSCHE Fit-Framework im Detail funktioniert, beschreiben wir in einem eigenen Fachartikel.
Ob Mensch oder Maschine baut — die Anforderungen bleiben dieselben.
Egal, wie Ihr Projekt am Ende umgesetzt wird: Die Anforderungen sind das verbindende Element. Sie sind der Auftrag, den eine Agentur schätzt, den ein Entwicklungsteam umsetzt – und den eine KI ausführt. Denn KI baut nicht, was man vielleicht gemeint hat, sondern das, was beschrieben wurde. Je präziser die Anforderung, desto brauchbarer das Ergebnis; ungenaue Vorgaben werden nicht klüger, nur schneller umgesetzt.
Inzwischen stellt sich noch eine zweite Frage. Immer häufiger wird überlegt, ob es sinnvoller ist, ein System direkt bauen zu lassen, statt ein SaaS-Angebot einzukaufen. Auch dieser Weg beginnt bei den Anforderungen – und verlangt zusätzlich einige, über die vorher niemand nachgedacht hat: Wer pflegt die Software in fünf Jahren? Wie werden Updates, Sicherheit und Betrieb organisiert? Wer dokumentiert Entscheidungen, damit sie auch nach einem Teamwechsel nachvollziehbar bleiben? Das sind Fragen der Produktentwicklung, nicht der Systemauswahl – und genau deshalb tauchen sie in klassischen Anforderungskatalogen selten auf. SUTSCHE kann in beiden Szenarien helfen.
In beiden Fällen gilt dasselbe: Erst die Anforderungen, dann die Entscheidung über den Weg. Unser Fit-Framework hilft dabei, sie zu kategorisieren und den Überblick zu behalten – ob am Ende eine Agentur, ein SaaS-Anbieter oder ein KI-gestützter Eigenbau liefert. Wir erheben die Anforderungen für beide Projekttypen.
So geht`s weiter!
Die Anforderungen sind erhoben. Wie geht es jetzt weiter? Das kommt in erster Linie darauf an, welcher Art die Anforderungen sind und welche konkreten nächsten Schritte sich ableiten lassen. Um Ihre Ziele aber zu verfolgen, kann SUTSCHE Sie in den unterschiedlichsten Bereichen unterstützen.
SUTSCHE übernimmt die Rolle der Projektleitung, ergänzt als Projektsupport für Product Owner und dient als Sparringspartner für Kundeninterne Rollen im Projekt. Dabei unterstützen wir die Projektplanung und Steuerung aber auch inhaltliche Tätigkeiten von Budgetierung bis Funktionstesting.
Damit das Projekt wirklich schlüsselfertig vorbereitet ist, fehlt noch ein Implementierungspartner. Die Agentur baut das Projekt technisch nach den Anforderungen, Vorgaben und Rahmenbedingungen aus dem Backlog. Ein perfekter Zeitpunkt also nach der Konzeption auf die Suche nach einem Dienstleister für die Umsetzung zu gehen.
Ein häufiger Irrglaube ist, dass die Migration bzw. Aufbereitung des Contents erst beginnen kann, wenn ein Dienstleister gefunden und die Implementierung gestartet hat. Tatsächlich ist die Content Migration häufig das Nadelöhr und der kritische Pfad im Projekt, der gerne unterschätzt wird. Starten Sie die Content Migration frühzeitig, wir helfen Ihnen auf dem Weg.
Lassen Sie es
uns anpacken
„Projektkümmerer“ hat uns vor Jahren ein Kunde genannt. Der Name ist geblieben, weil er stimmt. Sagen Sie uns, wo es gerade hakt – wir kümmern uns.