Digitalprojekt Dienstleisterauswahl
Die Wahl des Umsetzungspartners wiegt ähnlich schwer wie die des Systems – mit der Agentur arbeiten Sie für die gesamte Umsetzung und meist weit darüber hinaus zusammen. Wir führen die Auswahl strukturiert, vergleichbar und ohne Verträge mit Agenturen. Gesucht wird nicht der netteste Dienstleister, sondern der beste Partner für Ihr Projekt.
Was ist eine Dienstleisterauswahl?
Eine Dienstleisterauswahl ist der strukturierte Prozess, mit dem ein Unternehmen den Implementierungspartner für sein Digitalprojekt findet – etwa für die Einführung eines CMS, Shops, PIM oder DAM. Sie beginnt mit den Anforderungen an den Dienstleister, führt über eine Shortlist und ein einheitliches Briefing zu vergleichbaren Pitches und endet mit einer Empfehlung samt Kostenindikation. Ziel ist eine Entscheidung auf Basis nachvollziehbarer Kriterien statt persönlicher Sympathie.
Die Auswahl ohne Eigeninteresse am Ergebnis
Wir haben keine Verträge mit Agenturen und bekommen keine Provisionen für Vermittlungen. Welche Agentur den Zuschlag erhält, ändert für uns nichts – außer, dass wir danach oft gemeinsam mit ihr im Projekt arbeiten. Deshalb liegt uns daran, dass es die richtige ist.
Dazu kommt Marktkenntnis aus dreizehn Jahren Projektarbeit mit Implementierungspartnern: Wir wissen, welche Teams welches System wirklich beherrschen, und nicht nur, wer auf der Partnerseite des Herstellers steht.
Dienstleisterauswahl mit SUTSCHE
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Anforderungen an den Dienstleister
Nicht nur, was gebaut werden soll, sondern wie: Methodik und Vorgehen, Erfahrung mit dem System, Staffing, Dokumentation und Reporting. Dazu Rahmenbedingungen wie Zeitraum, Budget und Projektorganisation. Und welche Dienstleistungen sollen überhaupt erfüllt werden? Diese Kriterien legen wir gemeinsam fest, bevor der erste Name genannt wird.
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Shortlist
Kandidaten kommen aus eigener Recherche (zum Beispiel über unser Agenturradar) und aus Herstellerempfehlungen. Bei Letzteren liefern wir die K.-o.-Kriterien gleich mit, damit die Empfehlung zu Ihrem Projekt passt und nicht nur zum Partnerprogramm. Was sich vorab erheben lässt, erheben wir vorab – so fallen unpassende Dienstleister früh heraus. Übrig bleiben bis zu drei.
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Dienstleisterbriefing
In enger Zusammenarbeit entsteht ein umfassendes Dienstleisterbriefing, das den eingeladenen Dienstleistern einheitlich als Grundlage für die Ausarbeitung ihrer Pitches dient und verschiedene Anwendungsfälle beschreibt, für die Lösungen präsentiert werden müssen. Je präziser das Briefing, desto belastbarer die Kostenindikation der Dienstleister – und desto klarer wird, ob ein Dienstleister das Projekt sowie dessen Risiken und Kostentreiber wirklich verstanden hat. Wichtig: Alle Dienstleister bekommen dieselbe Grundlage. Ohne diese Grundlage sind keine vergleichbaren Pitches oder auch Angebote möglich.
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Pitches
SUTSCHE übernimmt die gesamte Koordination als Single Point of Contact: Wir sind Single Point of Contact: Wir stimmen NDAs ab, beantworten Rückfragen, koordinieren Termine und prüfen die Pitch-Vorbereitung. Wer möchte, kann vorab einen Probelauf mit uns machen. In den Pitches moderieren wir und stellen sicher, dass alle Fragen gestellt und beantwortet werden.
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Referenz-Calls
Die Referenzen, die ein Dienstleister selbst nennt, sind naturgemäß die, bei denen alles glatt lief. Wir fragen gezielt nach und sprechen mit Kunden, die ehrlich erzählen können, wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht – auch wenn es einmal nicht rund lief.
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Auswertung & Empfehlung
Aus den Bewertungsbögen entsteht über eine gewichtete Matrix ein Ranking. Dazu kommen unsere eigene Einschätzung, eine erste zeitliche Einordnung, kaufmännische Rahmeninformationen und die Projektschätzung. Damit liegt alles auf dem Tisch, was Sie für die Entscheidung brauchen.
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Die Erwartungen stehen fest, bevor gepitcht wird.
Bevor gepitcht wird, werden die Fragen / Topics of Interest definiert. Mit Bewertungsbögen und klar definierten Themen entsteht so ein einheitliches Bild davon, was das Unternehmen als Ganzes braucht – und auch, welche Fragen / Antworten dann entsprechend bewertet werden. Sonst bewertet am Ende jeder den Pitch, der ihm persönlich am besten gefallen hat.
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Der Teilenhmerkreis ist geklärt und fixiert.
Für die Bewertung ist nicht nur notwendig was bewertet wird. Auch wer bewertet. Die Gruppe sollte definiert und zu den Themen passen, die abgefragt werden. Darüber hinaus sollte die Gruppe auch idealerweise über alle PItches hinweg konstant sein. Das klingt streng, verhindert aber, dass pro Pitch unterschiedliche Erwartungshaltungen und Bewertungsmaßstäbe auftreten.
Das bekommen Sie von uns
Am Ende des Auswahlprozesses steht mehr als eine Rangliste aus Bewertungspunkten: Sie erhalten ein nachvollziehbares Dienstleister-Ranking auf Basis einer eigens konzipierten Bewertungsmatrix, ergänzt um die qualitative Einschätzung von SUTSCHE und eine konkrete, auf Ihre Situation zugeschnittene Empfehlung für die nächsten Schritte.
Der Mehrwert liegt in der Vergleichbarkeit: Weil alle Dienstleister auf Basis desselben Briefings und derselben Bewertungskriterien angetreten sind, lässt sich die Entscheidung objektiv begründen – gegenüber der Geschäftsführung ebenso wie gegenüber unterlegenen Bewerbern.
Da SUTSCHE als unabhängiger Berater ohne Verträge mit Herstellern oder Agenturen auftritt, ist die Empfehlung frei von Interessenkonflikten. Für ein Projekt, das Sie und Ihren Implementierungspartner für fünf bis sieben Jahre und darüber hinaus bindet, ist das die Grundlage, um dieses Risiko von Anfang an zu minimieren.
- Einen Anforderungskatalog an den Dienstleister – fachlich, organisatorisch und kaufmännisch
- Ein Dienstleisterbriefing mit Szenario, Scope und Qualitätsbeispielen als einheitliche Grundlage für alle Pitches
- Organisation und Moderation der Pitches inklusive NDAs, Rückfragen und Terminkoordination
- Bewertungsbögen und eine gewichtete Bewertungsmatrix mit Ranking der Dienstleister
- Unsere Empfehlung samt Kostenindikation, zeitlicher Einordnung und nächsten Schritten
- Unterstützung bei Beauftragung und Projektstart, damit Vertrag und Organisation zum Projekt passen
Drei Annahmen, die teuer werden können
Vielleicht. Dann sollte sie sich an denselben Kriterien messen lassen wie die anderen. Eine Agentur, die Ihre Website seit Jahren gut betreut, ist nicht automatisch die richtige für die Einführung eines neuen Systems. Oft fehlt die Erfahrung mit genau diesem System – oder die Kapazität im geplanten Zeitraum.
Eine gute Quelle, aber keine Auswahl. Herstellerempfehlungen folgen der Logik des Partnerprogramms. Wir nutzen sie gern als Ausgangspunkt – geben aber die Kriterien vor, nach denen empfohlen wird, und prüfen die Kandidaten danach wie alle anderen.
Im Pitch sieht man, wer gut pitcht. Oft präsentiert ein anderes Team als das, das später umsetzt. Deshalb fragen wir konkret nach der Besetzung, lassen uns die Arbeitsweise an Ihrem Szenario zeigen und holen Referenzen ein, die über die Vorzeigeprojekte hinausgehen.
So geht`s weiter!
Mit der Empfehlung ist der Auswahlprozess abgeschlossen, das Projekt beginnt jedoch erst: Es folgen in der Regel die Vertragsverhandlung mit dem gewählten Dienstleister und die konkrete Projektplanung, in die Themen wie eine tragfähige Aufbau- und Ablauforganisation sowie parallele Stränge – etwa die Content-Migration – frühzeitig integriert werden sollten.
Ist der Auftraggeber eine öffentliche Stelle, ist die Dienstleisterauswahl in der Regel Teil einer öffentlichen Ausschreibung: SUTSCHE begleitet dabei von der Definition des Projektumfangs über die Leistungsbeschreibung bis zur Auswertung der eingegangenen Angebote und unterstützt so den gesamten Vergabeprozess.
Für die Umsetzungsphase selbst steht mit dem externen Projektmanagement von SUTSCHE ein zusätzlicher, unabhängiger Blick von außen zur Verfügung: Er bringt spezialisiertes Know-how ein, das im Tagesgeschäft oft nicht verfügbar ist, hält Zeit, Umfang und Kosten im Gleichgewicht und sorgt dafür, dass das Projekt nach der Auswahl auch tatsächlich zum Erfolg geführt wird.
Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, Beschaffungsvorhaben ab bestimmten Schwellenwerten in einem strukturierten Vergabeverfahren auszuschreiben - SUTSCHE begleitet diesen Prozess
Content-Strategie von SUTSCHE: Zielgruppen, Wettbewerb, Informationsarchitektur und redaktionelle Prozesse – global und kanalübergreifend gedacht.
Projektmanagement, Product-Owner-Vertretung, Interimsmanagement bei personellen Lücken, Projektplanung und Budgetierung.
Lassen Sie es
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Als Projektkümmerer bringen wir Ihre Projekte voran und schauen dabei immer über den Tellerrand hinaus.