Das SUTSCHE FIT-Framework

Anforderungen entstehen verteilt. Die Fachbereiche bringen Wünsche an die tägliche Arbeit mit, die IT bringt Vorgaben zu Hosting und Schnittstellen, der Einkauf fragt nach Lizenzmodellen, der Datenschutz nach Speicherorten. Alles landet in derselben Tabelle, meist in der Reihenfolge, in der es genannt wurde.

Daraus entstehen drei Probleme, die sich erst spät zeigen:

• Keine Gewichtung. Ein Muss-Kriterium und ein Nice-to-have zählen gleich viel. Ein System kann die Auswahl gewinnen und trotzdem an einer einzigen Anforderung scheitern, die niemand als kritisch markiert hat.
• Blinde Flecken. Was im Workshop niemand anspricht, taucht in der Liste nicht auf. Saßen dort vor allem Fachbereiche, fehlen die Betriebsthemen. Saß vor allem die IT dabei, fehlt die tägliche Arbeitsweise.
• Keine Vergleichbarkeit. Jede Auswahl beginnt bei null. Zwei Projekte im selben Unternehmen kommen zu Ergebnissen, die sich nicht gegeneinander lesen lassen – und das Wissen aus dem einen hilft dem anderen nicht.

Warum die oberste Ebene konstant bleiben muss, zeigt sich erst über die Zeit. Wer heute ein Content-Management-System und in zwei Jahren ein Digital-Asset-Management auswählt, liest beide Ergebnisse entlang derselben fünf Achsen. Ein Unternehmen, das in drei Ländern drei Auswahlen durchführt, kann die Resultate nebeneinanderlegen. Und wer in fünf Jahren wissen will, warum damals gegen ein bestimmtes System entschieden wurde, findet die Begründung an einer Stelle, die er versteht.

Die mittlere Ebene ist der Übersetzer. Eine Capability bündelt Anforderungen, die fachlich zusammengehören. „Mehrsprachigkeit” etwa umfasst Übersetzungsworkflows, Sprachvarianten, Fallback-Logik und die Frage, wie jemand erkennt, dass eine Übersetzung veraltet ist. Als Einzelanforderungen sind das vier Zeilen unter vielen. Als Cluster sind sie eine Eigenschaft, über die man eine Aussage treffen kann – und über die ein Anbieter Rede und Antwort stehen muss.

Die unterste Ebene ist die einzige, auf der konkret geprüft wird. Anforderungen sind so formuliert, dass sie sich beantworten lassen: erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt, über Dritte erfüllt. Was sich nicht prüfen lässt, ist keine Anforderung, sondern ein Wunsch.

Jede Anforderung bekommt eine Gewichtung. Nicht als Formalie, sondern als Entscheidung, die das Unternehmen trifft: Wie wichtig ist uns das, unabhängig davon, wer es liefert?

Der Zeitpunkt ist dabei wichtiger als die Skala. Wer gewichtet, nachdem er drei Demos gesehen hat, gewichtet unweigerlich entlang dessen, was ihm gefallen hat. Eine überzeugende Präsentation verschiebt die Maßstäbe, ohne dass es jemandem auffällt.

Wir legen die Gewichtung deshalb fest, solange noch kein Anbietername im Raum ist. Sie wird dokumentiert und verändert sich im weiteren Verlauf nur, wenn es einen fachlichen Grund gibt, der ebenfalls dokumentiert wird. Das klingt bürokratisch, erspart aber die Diskussion, die sonst am Ende jeder Auswahl steht: ob das Ergebnis nicht doch zurechtgelegt wurde.

Die Gewichtung hat eine zweite, unterschätzte Wirkung. Sie zwingt zu Gesprächen, die sonst nicht stattfinden. Wenn ein Fachbereich eine Anforderung als unverzichtbar einstuft, die die IT für verzichtbar hält, ist das kein Problem der Bewertung, sondern ein ungeklärter Zielkonflikt. Es ist deutlich billiger, ihn hier zu klären als nach der Vertragsunterschrift.

Weil die Werte über die Ebenen aufsummiert werden, lässt sich das Ergebnis in jeder Flughöhe lesen. Auf der obersten Ebene steht eine Rangfolge. Eine Ebene tiefer wird sichtbar, dass System A zwar insgesamt vorn liegt, im Integration Fit aber deutlich hinter System B zurückbleibt. Und noch eine Ebene tiefer steht, von welchen konkreten Anforderungen das hängt.

Dieser Fall ist kein konstruiertes Beispiel. In nahezu jeder Auswahl, die wir begleiten, gibt es mindestens eine Dimension, in der das insgesamt führende System nicht vorn liegt. Wäre das anders, bräuchte es das Verfahren nicht.

Genau hier liegt der eigentliche Nutzen. Die Gesamtzahl entscheidet nichts – sie ordnet nur. Die Entscheidung fällt in dem Gespräch, das auf die Frage folgt: Können wir mit dieser Schwäche in dieser Dimension leben? Manchmal lautet die Antwort ja, weil die betroffenen Anforderungen in zwei Jahren ohnehin anders aussehen. Manchmal lautet sie „nein“, und dann ist das Ergebnis der Auswahl ein zweiter Platz, der gewinnt.

Das Ergebnis ist kein Urteil, sondern eine Tagesordnung.