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Sie stehen vor einem System, das nicht mehr rund läuft? Die Redaktion ist frustriert, die IT kämpft mit Workarounds und Updates werden zur Herausforderung. Gleichzeitig wissen Sie: Ein komplettes Replatforming bedeutet Zeit, Budget und Risiko. Die entscheidende Frage lautet also: Ist wirklich das System das Problem oder das, was daraus gemacht wurde?
6 Min. Lesezeit
Viele Unternehmen reagieren in unsicheren Zeiten verständlicherweise vorsichtig. Ein System, das nicht optimal läuft, wird nicht sofort ersetzt, und das ist oft auch richtig so. Doch was genau läuft eigentlich schief?
In der Praxis zeigen sich häufig ähnliche Muster:
Redakteure benötigen ungewöhnlich viele Klicks für einfache Aufgaben, Inhalte werden manuell übertragen, obwohl sie strukturiert vorliegen, und Updates werden vermieden, weil sie das System destabilisieren könnten. Gleichzeitig fehlt oft eine verlässliche Dokumentation, und über die Jahre haben unterschiedliche Dienstleister am System gearbeitet.
Ein typisches Symptom:
Die Akzeptanz sinkt. Die Redaktion arbeitet lieber in Word vor oder baut Workarounds, statt das System effizient zu nutzen.
Wichtig ist dabei:
Ein schlechtes Nutzungserlebnis ist nicht automatisch ein schlechtes System, sondern oft ein Hinweis darauf, dass Prozesse, Implementierung oder Governance nicht mehr passen.
Bevor Sie über einen Systemwechsel nachdenken, sollten Sie eine zentrale Frage klären: Erfüllt Ihr aktuelles System grundsätzlich Ihre fachlichen Anforderungen – heute und in Zukunft?
In der Praxis zeigt sich häufig:
Das Ergebnis: ein System, das komplex wirkt, aber nicht zwingend ungeeignet ist. Viele Probleme entstehen nicht durch das System selbst, sondern durch fehlende strategische Weiterentwicklung. Oder anders gesagt: Nicht jede Unzufriedenheit ist ein valider Grund für einen Systemwechsel, oft ist sie nur ein Symptom.
So wichtig der zweite Blick ist, es gibt Situationen, in denen ein Systemwechsel alternativlos wird. Der eindeutigste Fall: Ihr System wird abgekündigt. Ohne Support, Sicherheitsupdates und Weiterentwicklung gibt es keine strategische Diskussion mehr, der Wechsel ist Pflicht.
Ebenso zwingend wird er, wenn sich die Welt weitergedreht hat und Ihre Anforderungen sich grundlegend verändert haben. Neue regulatorische Vorgaben wie Barrierefreiheit oder Datenschutz, zunehmend komplexe Systemlandschaften mit CRM, PIM oder DAM sowie steigende Ansprüche an Omnichannel und Skalierung stellen andere Anforderungen an ein CMS als noch vor einigen Jahren. Wird Ihr CMS zum Flaschenhals oder schränkt es Ihre Digitalstrategie ein, ist das ein klares Signal.
Schließlich kann die technologische Basis selbst an ihre Grenzen stoßen: Erweiterungen sind nur noch mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich, Integrationen scheitern oder die Architektur ist schlicht nicht mehr zukunftsfähig.
In all diesen Fällen gilt: Ein „Weiter so“ wird langfristig teurer und instabiler als ein sauber geplanter Wechsel.
Wenn kein zwingender Wechselgrund vorliegt, beginnt die eigentliche Arbeit:
Was muss Ihr System eigentlich leisten?
Der entscheidende Schritt ist, sich bewusst vom aktuellen System zu lösen und neu zu denken.
In strukturierten Workshops werden Fragen geklärt wie:
Erst daraus entsteht ein belastbarer Anforderungskatalog.
Im nächsten Schritt wird dieser mit dem bestehenden System abgeglichen:
Auf Basis dieser Analyse ergeben sich in der Praxis meist drei realistische Optionen:
Das System erfüllt die Anforderungen nicht mehr – weder heute noch perspektivisch → Systemauswahl wird unumgänglich.
Das System ist geeignet, aber die Implementierung ist „verbaut“ → Neuimplementierung auf sauberer Architektur.
Das System passt grundsätzlich, hat aber konkrete Schwachstellen.
Typische Hebel:
Ein konkretes Beispiel:
Statt Inhalte manuell aus Excel zu übertragen, kann ein Import-Skript den Prozess von Stunden auf Minuten reduzieren. Oft reichen genau solche Eingriffe, um aus einem „schlechten“ System wieder ein gutes zu machen und die Akzeptanz zu steigern.
Ein häufiger Treiber für einen Wechsel sind vermeintlich hohe Kosten. Doch hier lohnt sich ein genauer Blick.
Die entscheidende Frage ist nicht:
Was kostet das System heute?
sondern:
Was kostet es inklusive Betrieb, Weiterentwicklung und Organisation über die nächsten 5 Jahre?
Ein Wechsel verursacht:
In vielen Fällen zeigt sich:
Die größten Kosten entstehen nicht durch das System selbst, sondern durch ineffiziente Prozesse und fehlende Weiterentwicklung.
Ein ruckelndes System ist kein ausreichender Grund für einen Systemwechsel. In vielen Fällen liegt das eigentliche Problem tiefer: in Prozessen, gewachsenen Strukturen oder einer fehlenden strategischen Ausrichtung.
Die entscheidende Erkenntnis:
Systemrettung beginnt nicht mit Technologie, sondern mit Klarheit über Anforderungen.
Diese Klarheit ist die Grundlage für jede fundierte Entscheidung:
Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer teuren Fehlentscheidung und einer nachhaltigen Lösung.
In vielen Projekten liegt die Herausforderung nicht in fehlender Kompetenz, sondern in der Perspektive. Marketing, IT und Fachbereiche arbeiten jeweils aus ihrem eigenen Kontext heraus und über Jahre entsteht so ein System, das immer komplexer wird.
Die zentrale Schwierigkeit:
Was ist wirklich ein Systemproblem und was nicht?
Ein externer Blick bringt hier Klarheit.
Nicht, weil intern etwas falsch läuft, sondern weil er Muster sichtbar macht, die sich über viele Projekte hinweg wiederholen und das unabhängig von System, Branche oder Organisation.
Wer regelmäßig mit genau diesen Situationen arbeitet, erkennt schneller, wo sich der Aufwand wirklich lohnt und wo nicht.
Vor allem aber wird klar, ob Sie gerade über ein Symptom diskutieren oder über die eigentliche Ursache.
Das hat direkte Auswirkungen auf Ihre Entscheidung:
In der Praxis zeigt sich immer wieder:
Die größten Risiken liegen nicht im System, sondern in falschen Annahmen darüber, wo das eigentliche Problem liegt.
Die Qualität Ihrer Entscheidung hängt deshalb weniger vom System ab als von der Perspektive, aus der Sie darauf schauen oder anders gesagt:
Ein zweiter Blick ist selten der größte Aufwand, aber oft der entscheidende Unterschied zwischen „wir haben etwas gemacht“ und „wir haben es richtig gemacht“.
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