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DXP-Audit: Eine strukturierte Bestandsaufnahme

Ein DXP-Audit ist die strukturierte Bestandsaufnahme und Bewertung aller Systeme, die gemeinsam eine Digital Experience Platform bilden – inklusive der Schnittstellen, Prozesse und Verantwortlichkeiten dazwischen. Es klärt, ob die vorhandene Landschaft die Unternehmensziele noch trägt, wo Redundanzen und Risiken liegen und welche Maßnahmen sich wirtschaftlich lohnen. Anders als eine Systemauswahl beginnt ein Audit nicht am Markt, sondern beim Bestand.

Datum

5. Oktober 2026

Lesedauer

4 Min. Lesezeit

Warum Systemlandschaften mit der Zeit an Qualität verlieren

Systeme werden regelmäßig erweitert, aber selten überprüft. Neue Funktionen und Integrationen kommen hinzu, ohne dass jemand hinterfragt, ob die bestehenden noch gebraucht werden. Daraus entstehen typische Muster:

Gewachsene Komplexität: Durch viele Anpassungen geht der Überblick verloren. Alte Strukturen bleiben bestehen, obwohl sie niemand mehr nutzt.
Fehlende Dokumentation: Wissen liegt bei wenigen Mitarbeitenden. Das verlangsamt Prozesse und verlängert Einarbeitungszeiten.
Veraltete Prozessabbildung: Arbeitsweisen entwickeln sich weiter, das System nicht – und bremst genau die Abläufe, die es unterstützen soll.
Redundanzen zwischen Systemen: Auf Plattformebene entstehen Doppelungen, die einzelne Systemverantwortliche kaum sehen. Ein häufiges Beispiel: mehrere DAM-Lösungen parallel, angeschafft von verschiedenen Abteilungen zu verschiedenen Zeiten.

Das Grundproblem ist selten die Technik. Es fehlt die Gesamtsicht.

„Das System ist über die Jahre so gewachsen, manches verstehe ich nicht mehr."

Durch viele Anpassungen geht der Überblick verloren. Alte Strukturen bleiben bestehen, obwohl sie niemand mehr braucht.

„Wir haben keine ausreichende Dokumentation, vieles ist learning by doing."

Wissen steckt in den Köpfen weniger Mitarbeitender. Das führt zu ineffizienten Prozessen und langen Einarbeitungszeiten.

„Die Prozesse haben früher gepasst, aber heute arbeiten wir nicht mehr so."

Arbeitsweisen entwickeln sich weiter, das System bleibt unverändert – und bremst genau die Abläufe, die es unterstützen sollte.

Weiterführende Informationen zum DXP

Warum Funktionen allein nicht ausreichen

Ein Bestandssystem kann funktional tadellos sein und trotzdem scheitern – weil niemand es mehr bedienen kann oder die Integrationen über Jahre verwildert sind. Solche Befunde entstehen erst, wenn neben Funktionen auch Organisation, Betrieb und Wirtschaftlichkeit betrachtet werden. Ein gutes Audit liefert deshalb keine Gesamtnote, sondern ein differenziertes Bild: wo die Landschaft trägt, wo sie bremst und ob die Ursache im System liegt oder in dem, was darum herum gewachsen ist.

Information

Nicht immer ist das System schuld. Und es muss nicht immer der Wechsel sein.

Ein über die Jahre verbautes System, das Schwierigkeiten macht, kommt schnell gänzlich in Verruf. Häufig ist aber nicht das System das Problem, sondern die gewachsene Implementierung – manchmal in Kombination mit der Art, wie damit gearbeitet wird. Deshalb endet ein Audit bei uns mit einem gestuften Maßnahmenplan statt mit einer pauschalen Wechselempfehlung.

Grafik: CMS Aufwand Pyramide — Vom Customizing bis zum Systemwechsel: Je höher der Aufwand, desto eher braucht es eine strukturierte Dienstleisterauswahl, zum Beispiel bei der Einführung eines neuen CMS.

Leichtes Customizing. Einzelne Features anpassen oder erweitern. Geringer Aufwand, oft sofort spürbar im Alltag.
Housekeeping. Inventur machen, System verschlanken, Prozesse und Daten neu aufsetzen. Hier liegt erfahrungsgemäß das beste Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
System neu aufsetzen. Dasselbe System, aber in einem sauberen Setup – ohne die Altlasten der letzten Jahre.
Neues System. Auswahl eines neuen Systems und gegebenenfalls eines neuen Dienstleisters. Der größte Hebel, aber auch der größte Aufwand.

Auf Ebene der gesamten Plattform kommen zwei weitere Stufen hinzu, die es beim einzelnen System nicht gibt: einzelne Komponenten gezielt ersetzen, statt die ganze Landschaft anzufassen – und Redundanzen konsolidieren, also mehrere Systeme mit überlappendem Zweck auf eines zurückführen.

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Häufige Fragen zum DXP-Audit

Eine Systemauswahl vergleicht Lösungen am Markt. Ein Audit bewertet die bestehende Landschaft – mit demselben Bewertungsraster, aber ohne vorausgesetzten Wechsel.

Eine dokumentierte Bestandsaufnahme aller Systeme, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, eine strukturierte Bewertung, eine Übersicht über Redundanzen und ungenutzte Lizenzen sowie ein priorisierter Maßnahmenkatalog mit Aufwands- und Kosteneinschätzung.

Ja. Auch das ist ein valides Ergebnis – und eine belastbare Grundlage, um Budgets bewusst nicht in Systemwechsel zu investieren.

Typische Anlässe sind steigende Betriebskosten, nachlassende Akzeptanz in der Redaktion, fehlende Dokumentation, anstehende Budgetrunden oder der Verdacht auf doppelte Systeme.

Wer am Ergebnis kein Eigeninteresse hat – etwa an Lizenzverkauf oder Implementierung –, kann auch empfehlen, dass alles bleibt, wie es ist.

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