Standortbestimmung für Ihre Plattform. DXP-Audit.
Bevor über neue Systeme gesprochen wird, lohnt der ehrliche Blick auf den Bestand. Das DXP-Audit nimmt Ihre gesamte Systemlandschaft auf – CMS, DAM, PIM, Shop, Analytics und die Schnittstellen dazwischen – und bewertet, was trägt, was doppelt vorhanden ist und was Sie bezahlen, ohne es zu nutzen.
Was ist ein DXP-Audit?
Ein DXP-Audit ist die strukturierte Bestandsaufnahme und Bewertung aller Systeme, die zusammen Ihre Digital Experience Platform bilden – einschließlich der Schnittstellen, Prozesse und Verantwortlichkeiten dazwischen. Es beantwortet, ob die vorhandene Landschaft die Ziele des Unternehmens noch trägt, wo Redundanzen und Risiken liegen und welche Maßnahmen sich lohnen. Anders als eine Systemauswahl beginnt es nicht am Markt, sondern bei dem, was bereits im Einsatz ist.
Gerade wenn Budgets knapp sind, lohnt der Blick auf den Bestand
Große Transformationsprojekte lassen sich in angespannten Zeiten selten durchsetzen. Genau dann wird interessant, was Sie ohnehin schon bezahlen: Lizenzen für Funktionen, die niemand nutzt. Wartungsverträge für Komponenten, die niemand mehr anfasst. Manuelle Abläufe, die sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren ließen.
Ein Audit ist der günstigste Weg, Handlungsbedarf zu erkennen – und ebenso der günstigste Weg, festzustellen, dass gerade kein Handlungsbedarf besteht. Auch das ist ein Ergebnis, das Planungssicherheit schafft.
So läuft ein DXP-Audit mit uns ab.
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Dokumentenanalyse
Schubladen auf: Wir tauschen mit Ihnen unsere Dokumentencheckliste aus und nehmen alle relevanten Unterlagen entgegen – Architekturskizzen, Verträge, Betriebsdokumentation, Redaktionshandbücher. So lernen wir Ihre Rahmenbedingungen kennen und gehen gut vorbereitet in die Workshops.
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Technischer Workshop
Wir erfassen die Systeme, ihre Schnittstellen und die Anpassungen, die über die Jahre entstanden sind. Dabei geht es um Abhängigkeiten zwischen den Systemen ebenso wie um Betriebsmodelle, Sicherheit und Wartbarkeit.
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Sichtung der Bestandssysteme
Der Blick in die Systeme selbst, anhand konkreter Aufgaben aus Ihrem Alltag. So erkennen wir neben offensichtlichen Schwächen auch die Stärken, die man beim Systemwechsel sonst versehentlich aufgibt.
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Fachlicher Workshop
Was soll die Plattform leisten? Hier stellen wir die Verbindung zwischen Geschäftszielen und Systemlandschaft her und leiten aus den redaktionellen und operativen Prozessen ab, welche Fähigkeiten wirklich gebraucht werden.
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Bewertung entlang der fünf Dimensionen
Bewertet wird nach demselben Raster, mit dem wir auch Systeme am Markt prüfen – nur richtet es sich hier auf das, was bereits im Einsatz ist. Das macht einen Unterschied: Ein Bestandssystem kann funktional tadellos sein und trotzdem scheitern, weil niemand es mehr bedienen kann oder die Integrationen über Jahre verwildert sind. Genau solche Befunde entstehen erst, wenn man nicht nur auf Funktionen schaut. Am Ende steht keine Note, sondern ein differenziertes Bild: wo die Landschaft trägt, wo sie bremst, und ob die Ursache im System liegt oder in dem, was darum herum gewachsen ist.
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Ergebnisbericht & Handlungsempfehlung
Bestandsaufnahme, Bewertung und ein priorisierter Maßnahmenkatalog mit erster Aufwands- und Kostenschätzung und nächsten Schritten – als belastbare Entscheidungsgrundlage für Ihr Gremium.
Das bekommen Sie von uns
SUTSCHE bietet unabhängige Beratung, Konzeption und Management von Digitalprojekten. Beim DXP-Audit heißt das: Wir nehmen Ihre Systemlandschaft auf, bewerten sie ohne Eigeninteresse am Ergebnis und sagen Ihnen, was sich lohnt – auch dann, wenn die Antwort lautet, dass alles bleiben kann, wie es ist.
Im Einzelnen liefert das Audit:
- Eine dokumentierte Bestandsaufnahme aller Systeme, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten – oft zum ersten Mal an einer Stelle zusammengeführt
- Bewertung entlang von fünf Dimensionen: funktional (Prozesse und Use Cases), technisch-architektonisch (Performance und Tech-Stack), Integration und Ökosystem (APIs, Datenflüsse und Schnittstellen), organisatorisch-operativ (Change und Akzeptanz) sowie finanziell-strategisch (Kosten, Ausrichtung und Compliance).
- Eine Übersicht über Redundanzen, ungenutzte Lizenzen und Altlasten, die im Betrieb Geld kosten
- Einen priorisierten Maßnahmenkatalog mit Aufwands- und Kosteneinschätzung, sortiert nach Wirkung
- Eine klare Einordnung, welche Handlungsstufe angemessen ist – von Customizing über Housekeeping bis zum Systemwechsel
- Eine belastbare Grundlage für die nächste Budgetrunde, mit der sich Entscheidungen im Gremium begründen lassen
Der Mehrwert für Sie liegt in einer objektiven Bestandsaufnahme, die Handlungsbedarf sichtbar macht, bevor er teuer wird – und die genauso belastbar ist, wenn sie ergibt, dass Ihre Landschaft trägt.
Wachstum ohne Konsolidierung
Systeme werden regelmäßig erweitert, aber selten überprüft. Wirklich aufgeräumt wird also nie. Neue Funktionen und Integrationen kommen hinzu, ohne dass jemand hinterfragt, ob die bestehenden noch sinnvoll sind. In Projekten hören wir dann fast immer dieselben Sätze:
Durch viele Anpassungen geht der Überblick verloren. Alte Strukturen bleiben bestehen, obwohl sie niemand mehr braucht.
Wissen steckt in den Köpfen weniger Mitarbeitender. Das führt zu ineffizienten Prozessen und langen Einarbeitungszeiten.
Arbeitsweisen entwickeln sich weiter, das System bleibt unverändert – und bremst genau die Abläufe, die es unterstützen sollte.
Auf Ebene der gesamten Plattform kommt ein Effekt hinzu, den einzelne Systemverantwortliche kaum sehen können: Redundanzen zwischen Systemen. In ausgeprägten Fällen finden wir mehrere Digital-Asset-Management-Lösungen parallel im Einsatz, angeschafft von verschiedenen Abteilungen zu verschiedenen Zeiten – ohne dass jemand die Synergien nutzt oder auch nur den Überblick hat. Was fehlt, ist selten die Technik. Was fehlt, ist die Bestandsaufnahme.
Drei Annahmen, die teuer werden können
Nicht zwangsläufig. Ein über Jahre verbautes System gerät schnell in Verruf – meist ist aber nicht das Produkt das Problem, sondern die gewachsene Implementierung und die Art, wie damit gearbeitet wird. Ein Wechsel, der die eigentliche Ursache nicht adressiert, reproduziert dieselben Probleme im neuen System.
Eher umgekehrt. Der beste Zeitpunkt ist, bevor die Entscheidung fällt – denn dann ist noch offen, ob ein Relaunch überhaupt der richtige Weg ist. Wer erst auditiert, wenn die Richtung feststeht, nutzt das Ergebnis nur noch zur Bestätigung.
Was in gewachsenen Landschaften regelmäßig fehlt, ist der Blick auf das Ganze: welche Systeme sich überschneiden, welche Daten mehrfach gepflegt werden, welche Lizenz für ungenutzte Funktionen läuft. Genau diese Befunde entstehen erst, wenn jemand alles mit einem externen Blick, was möglich und vielleicht auch üblich ist, nebeneinanderlegt
Lassen Sie es
uns anpacken
„Projektkümmerer“ hat uns vor Jahren ein Kunde genannt. Der Name ist geblieben, weil er stimmt. Sagen Sie uns, wo es gerade hakt – wir kümmern uns.