Das richtige System. CMS-Auswahl
CMS steht für Content-Management-System – doch die Wahl des richtigen Systems entscheidet über Jahre hinweg, wie flexibel Marketing, Vertrieb und IT arbeiten können. SUTSCHE begleitet Sie herstellerunabhängig durch einen strukturierten Auswahlprozess, der Ihre Anforderungen mit dem tatsächlichen CMS-Markt abgleicht – von der ersten Zieldefinition bis zur belastbaren Entscheidung.
Was ist eine CMS Auswahl?
Ein Content-Management-System unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten auf digitalen Kanälen wie Websites oder Apps. Ziel eines CMS ist es, Inhalte flexibel nutzbar zu machen und deren Pflege durch die Redaktion, ohne tiefgehendes technisches Know-how zu ermöglichen: Einmal hinterlegt, lassen sich Inhalte jederzeit anpassen, aktualisieren oder entfernen – in der Regel ohne Unterstützung durch die IT. Gleichzeitig bieten CMS ein hohes Maß an Flexibilität: Durch Customizing oder Individualprogrammierung lassen sich die Systeme von Entwicklern gezielt an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen.
Eine Systemauswahl ist ein strukturierter Entscheidungsprozess, mit dem ein Unternehmen aus einem unübersichtlichen Anbietermarkt das System ermittelt, das seine fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anforderungen am besten erfüllt. Sie beginnt mit einer dokumentierten Anforderungsaufnahme, reduziert den Markt über nachvollziehbare Kriterien schrittweise auf wenige Kandidaten und endet mit einer begründeten Entscheidungsvorlage – die auch Jahre später noch erklärbar ist.
Wir beobachten diesen CMS-Markt seit 2013 kontinuierlich und beraten dabei zu 100 % herstellerunabhängig.
Warum eine CMS-Auswahl mehr ist als eine Softwareentscheidung.
Auf den ersten Blick ist die Wahl des richtigen CMS keine Raketenwissenschaft. Der Teufel steckt im Detail: Ob die Entscheidung trägt, hängt vor allem davon ab, ob wirklich alle relevanten Informationen über Markt, System, Ökosystem, Architektur und aktuelle Entwicklungen eingeflossen sind.
Ein neutraler Blick von außen hilft dabei gleich mehrfach. Er bringt den Marktüberblick mit, der intern kaum aufzubauen ist, und ordnet ein, welche Entwicklungen für Sie tatsächlich relevant sind. Er übersetzt zwischen Fachbereich, IT und Anbietern, die oft dieselben Wörter für verschiedene Dinge benutzen. Er bringt erprobte Verfahren mit, statt jedes Mal neu zu improvisieren. Er entlastet ein Team, das die Auswahl sonst neben dem Tagesgeschäft stemmen müsste. Und er wirkt als Puffer zwischen Ihnen und den Anbietern – eine Bewertung ohne Verkaufsdruck, bei der Kunde und Projekt im Mittelpunkt stehen und nicht der Abschluss.
CMS Auswahl mit SUTSCHE
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Definition der Ziele und Anforderungen
In der ersten Phase erarbeiten wir gemeinsam die grundlegenden Ziele des Projekts, um in den folgenden Schritten gezielt darauf aufbauen zu können. Darüber hinaus erfassen wir die relevanten Rahmenbedingungen – finanzieller, technischer, fachlicher, organisatorischer, rechtlicher und politischer Art. In fachlichen, redaktionellen und technischen Workshops vertiefen wir diese Aspekte und leiten daraus konkrete funktionale sowie nicht-funktionale Anforderungen ab.
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Durchführung der Marktsondierung
Als unabhängige Digitalberater beobachten wir den Markt für Content-Management-Systeme kontinuierlich. Von den mehr als 1.000 verfügbaren Systemen in der DACH-Region führen wir rund 65 auf unserer Watchlist. Im Rahmen der Marktsondierung prüfen wir diese Systeme im Hinblick auf Ihre Anforderungen und identifizieren Kriterien, die für oder gegen einzelne Lösungen sprechen – neben der grundlegenden Funktionalität auch spezifische Detailanforderungen.
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Ableitung einer CMS-Shortlist
Um Ihnen einen vollständigen Marktüberblick zu ersparen, reduzieren wir die Anzahl der potenziell geeigneten Content-Management-Systeme auf wenige ausgewählte Kandidaten. Die Shortlist umfasst ausschließlich Systeme, die Ihre Anforderungen erfüllen können. Gemeinsam verschaffen wir uns einen Überblick darüber, warum diese Systeme ausgewählt wurden und weshalb andere, möglicherweise erwartete Kandidaten, nicht berücksichtigt sind.
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Präsentation durch Hersteller
Auf Basis der Shortlist werden die ausgewählten Hersteller in dieser Phase erstmals gezielt mit Ihren Herausforderungen im Content-Management vertraut gemacht. In einem umfassenden Herstellerbriefing stellen wir die zentralen Anforderungen und relevanten Anwendungsfälle vor. In den von uns organisierten und moderierten Präsentationen erhalten die Anbieter die Möglichkeit, neben ihrem CMS auch erste Lösungsansätze für ihre konkreten Herausforderungen zu präsentieren.
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Bewertung
Mithilfe eines von uns entwickelten Bewertungssystems machen wir Ihre subjektiven Eindrücke aus den Herstellerpräsentationen messbar und vergleichbar. Nach Abschluss aller Präsentationen bereiten wir die von Ihnen ausgefüllten Bewertungsbögen strukturiert auf und zeigen transparent, wo die jeweiligen Stärken und Schwächen der einzelnen Systeme und Anbieter liegen.
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Entscheidung CMS-Auswahl
Ihre Bewertungen in Kombination mit unserer Erfahrung bilden die Grundlage für eine fundierte Entscheidung. Im gemeinsamen Projektabschluss fassen wir alle gewonnenen Erkenntnisse zusammen und sprechen eine belastbare Handlungsempfehlung aus. Diese muss nicht zwingend in der Auswahl eines neuen Content-Management-Systems münden – auch die Weiterverwendung des bestehenden Systems kann im Rahmen der CMS-Auswahl die beste Lösung sein.
Das bekommen Sie von uns
SUTSCHE bietet unabhängige Beratung, Konzeption und Management von CMS‑Projekten. Dabei helfen wir, Anforderungen aufzunehmen, die richtige Lösung auszuwählen und die passenden Dienstleister zu beauftragen. Durch unsere herstellerunabhängige Beratung profitieren Sie von einer objektiven Entscheidungsfindung, sparen Zeit und vermeiden unnötige Kosten.
Im Einzelnen kann die Leistung in dieser Phase liefern:
- Eine Systematische Erhebung der Anforderungen zur weiteren Verwendung für Shortlist Bildung, Use Case Definitionen und Backlog Aufbau
- Eine auf Ihre Ziele und Rahmenbedingungen abgestimmte CMS-Shortlist
- Eine strukturierte, vergleichbare Bewertung aller präsentierten Systeme und Anbieter
- Eine klare, belastbare Handlungsempfehlung – inklusive der Option, das Bestandssystem beizubehalten
- Einen belastbaren Überblick über den relevanten CMS-Markt sowie die Gründe für oder gegen einzelne Anbieter
- Eine erste Budgetierung und Phasenplanung für die Umsetzung
Der Mehrwert für Sie liegt in einer unabhängigen, objektiven Auswahl, die Risiken minimiert, Zeit spart und sicherstellt, dass das ausgewählte CMS langfristig zu Ihrer Organisation, Ihren Prozessen und Ihrer IT-Strategie passt – oder dass Ihr bestehendes System weiterhin die beste Lösung darstellt.
Erfolgreiche Kundenprojekte
Warum CMS-Auswahlen so oft schieflaufen
Wir haben begonnen, nachzuzählen: über 800 CMS-Systeme weltweit, davon mehrere hundert mit überlappenden Fähigkeiten. Denn rund 80 % der Systeme bieten ähnliche Kernfunktionen – der Unterschied liegt im Detail bzw. der Umsetzung und im Ökosystem. Die Terminologie mit Begriffen wie „headless“, „composable“, „SaaS“ und „omnichannel“ ist wenig klar und die Tatsache, dass diese Begriffe auch alles andere als einheitlich verwendet werden, macht die Sache nicht einfacher. Analystenreports helfen nur bedingt. Sie liefern generische Marktüberblicke nach oft intransparenten Kriterien.
Internen Teams fehlt meist die Routine mit strukturierten Bewertungsverfahren – eine CMS-Auswahl macht man alle fünf bis zehn Jahre. Dabei lässt das Tagesgeschäft kaum Zeit für gründliche Analysen und Stakeholder-Abstimmungen. Und das ist wichtig, denn für IT, Marketing und die Redaktion sind unterschiedliche Anforderungen entscheidend – eine einheitliche Zielsetzung und wie diese erreicht werden kann, sind wichtig. Dann fällt die Entscheidung auch leichter, denn häufig führt die Angst vor einer teuren Fehlentscheidung eher zu Verzögerung als zu einer besseren Entscheidung.
Woran Sie merken, dass eine CMS-Auswahl ansteht
Einige Faktoren sind nicht schwer zu erkennen: Compliance- oder regulatorische Gründe können dafür sorgen, dass eine Software oder auch Dienstleister nach einer bestimmten Zeit erneut evaluiert und ggf. auch ausgeschrieben werden müssen. Zu der Neuauswahl kann es auch kommen, wenn das System herstellerseitig „out of life“ genommen wird, also das System selbst nicht weiterentwickelt und nach einer bestimmten Zeit auch aus der Wartung genommen wird. Heißt, es gibt keine Updates, Bugfixes o. Ä. – eine Situation, die man für das digitale Zuhause und Geschäftsmodell nicht akzeptieren sollte.
Aber auch ohne diese Gründe kann es sich lohnen, nach einiger Zeit die Systementscheidung kritisch zu hinterfragen bzw. die Frage erneut zu stellen. Meist häufen sich Symptome in der Arbeit mit dem System, die einzeln erträglich wirken und zusammen eine CMS‑Systemauswahl erzwingen:
Die Redaktion arbeitet gegen das System. Für einfache Aufgaben – eine Seite in die Navigation hängen, ein Formular anlegen, eine Landingpage bauen – braucht es IT‑Unterstützung. Kampagnen werden zu Wochenprojekten, und Marketing weicht auf externe Tools aus, was die Content-Governance aushebelt.
Die Vorlagen sind aus dem Ruder gelaufen. Über die Jahre sind Dutzende bis über hundert Templates entstanden, die sich kaum unterscheiden. Redakteure haben die Wahl zwischen zu vielen fast identischen Optionen, ändern können sie aber nichts selbst.
Lokale Märkte kommen nicht durch. Wenn globale Inhalte sich nicht für lokale Preise, Rechtstexte oder SEO-Anforderungen anpassen lassen, blockiert die starre Vererbung genau die Optimierung, die vor Ort Umsatz bringt.
Das System stößt technisch an Grenzen. Vor Jahren für einfachere Anforderungen gebaut, verwaltet es heute große Produktdatenmengen, Echtzeitpreise und Multimedia-Inhalte. Das Team hat es erweitert, so weit es ging – irgendwann ist die ursprüngliche Architektur ausgereizt.
Neue Pflichten kommen dazu. Barrierefreiheit nach BFSG, Sichtbarkeit bei klassischen wie KI-gestützten Suchmaschinen, wachsende Integrationsanforderungen: Vieles davon war bei der letzten Systementscheidung noch kein Thema.
Vier Annahmen, die teuer werden können
Nicht automatisch. Headless-CMS haben in der kanalunabhängigen Content-Bereitstellung über APIs sicherlich Vorteile in einigen Szenarien. Man verlagert in der Entwicklung bestimmten Aufwand ins Frontend und überlässt dem Kanal die Darstellung und mindestens Teile der Logik. Das ist nicht immer günstiger oder schneller. Eine allgemeingültige Aussage zu den Aufwänden gibt es nicht. Für Redaktionen müssen ggf. Funktionen gebaut werden, die in traditionellen CMS stets zur Verfügung stehen. Ob headless oder hybrid die richtige Wahl ist, entscheidet Ihre Organisation – nicht der Trend.
Oft nicht. In der Praxis liegen Managed Hosting in einer Cloud-Infrastruktur und echtes SaaS kostenseitig häufig gleichauf – manchmal sogar darüber. Der Vorteil von SaaS liegt in reduziertem Betriebsaufwand, nicht zwangsläufig im Preis. Und echtes SaaS ist im Enterprise-Umfeld seltener, als die Bezeichnung vermuten lässt.
Im Kern ja, im Alltag nein. Rund 80 % der Funktionen überschneiden sich – entscheidend sind die verbleibenden 20 %: wie gut sich Workflows an Ihre Prozesse anpassen lassen, wie das System mit mehreren Märkten umgeht, und wie es sich in Ihre bestehende Landschaft integriert. Hinzu kommt, bei dem Blick über den System-Tellerrand, dass sich die Hersteller und ihr Ökosystem samt Partnerlandschaft sehr stark unterscheiden.
Anforderungen zu haben ist einfach. Anforderungen zu haben, die unterscheiden, ist es nicht. Ein Slider-Modul kann jedes CMS – solche Anforderungen füllen die Tabelle, bringen die Entscheidung aber keinen Schritt weiter. Dazu kommt: In vielen RFI- und RFP-Tabellen stecken in einer Zeile drei Fragen gleichzeitig, die so gar nicht sinnvoll zu beantworten sind. Für Hersteller wird daraus ein Spiel, in dem es darum geht, möglichst viele Häkchen bei „können wir“ zu setzen – nicht darum, dass Sie das System wirklich kennenlernen. Und selbst gute Anforderungen decken selten alle relevanten Dimensionen ab. Wir sorgen dafür, dass die richtigen Fragen gestellt werden, dass Antworten vergleichbar zurückkommen – und sie belastbar bewertet werden.
So geht's weiter!
Die Entscheidung für ein CMS ist der Anfang, nicht das Ende des Projekts. Auf ihrer Grundlage kann nun die Projektorganisation aufgebaut werden und dann folgen die inhaltlichen und technischen Schritte, die aus der Auswahl ein lebendiges System machen.
Ohne einen strukturierten Überblick über den eigenen Content lässt sich weder Qualität sichern noch Potenzial heben. SUTSCHE führt den Content-Audit als systematische Inventur durch – datenbasiert, methodisch klar und mit direktem Anschluss an die nächsten strategischen Schritte.
Bevor etwas ins CMS gebaut wird, sollte sich die Frage gestellt werden, was genau gebaut werden soll. Das WIE ist Sache der Technik, das WAS ist die Frage an die Fachabteilung und das Business.
Die Konzeption steht, das Projekt ist beschrieben, Zeit, den Dienstleister für die Implementierung auszuwählen. Auch hier benötigt man den Blick auf die Anforderungen und eine Idee, wie man mit der Agentur zusammenarbeiten will und was wichtig ist. Gemeinsam finden wir raus, was sie brauchen.
Lassen Sie es
uns anpacken
Zuerst handeln, dann präsentieren. Wir liefern Ergebnisse, nicht Konzeptpapiere.