Begleitung von Ausschreibungen
Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, Beschaffungsvorhaben ab bestimmten Schwellenwerten in einem strukturierten Vergabeverfahren auszuschreiben. SUTSCHE begleitet diesen Prozess von der Anforderungserhebung über die Erstellung einer rechtskonformen Leistungsbeschreibung bis zur abgesicherten Angebotsbewertung – damit das Vergabeverfahren nicht zum Risikofaktor wird, sondern zur belastbaren Entscheidungsgrundlage.
Was ist die Begleitung der Ausschreibung?
Ein Vergabeverfahren trägt nur, wenn die richtigen Unterlagen vorliegen. Sie müssen vorab beschreiben, was Sie brauchen, und zwar so eindeutig und vollständig, dass alle Anbieter es gleich verstehen und vergleichbare Angebote abgeben können.
Genauso früh muss feststehen, wie Sie Angebote und Präsentationen bewerten: mit welchen Kriterien und welcher Gewichtung.
Wir erarbeiten diese Unterlagen mit Ihnen, von der Leistungsbeschreibung über Bewertungsmatrix und Gewichtung bis zur Vergabeempfehlung. Ob CMS, DXP oder Implementierungspartner: für Systeme genauso wie für Dienstleister.
Die Vergabe steht vor dem Projekt.
Eine Ausschreibung ist das Fundament eines Projekts, das oft über Jahre läuft. Was dort unklar bleibt, wird später teuer: als Nachtrag, als Streit über den Leistungsumfang oder als System, das niemand wirklich wollte. Selten scheitert es an den Paragrafen. Es scheitert, weil fachliche und vergaberechtliche Logik nicht zusammenfinden.
Die Angebote sind nicht vergleichbar, obwohl das Gesetz genau das verlangt. Der günstigste Bieter hat dann oft einfach am wenigsten verstanden.
Wer ohne sachlichen Grund ein bestimmtes Produkt beschreibt, verstößt gegen das Gebot der produktneutralen Leistungsbeschreibung.
Eignungskriterien prüfen, ob ein Unternehmen den Auftrag ausführen kann. Zuschlagskriterien entscheiden, welches Angebot das wirtschaftlichste ist.
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen stehen, also bevor das erste Angebot eingeht.
Die Vergabestelle kennt das Verfahren, aber nicht das Content-Modell. Die Redaktion kennt ihre Probleme, aber nicht die Vergabeordnung.
Ausschreibungsbegleitung mit SUTSCHE
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Scope-Definition und Projektumfang klären
Mit Vergabestelle und Projektteam klären wir, was beschafft wird: System, Dienstleistung oder beides. Wir schätzen den Auftragswert über die gesamte Laufzeit, schlagen sinnvolle Lose vor und planen einen realistischen Zeitplan inklusive der vorgeschriebenen Fristen.
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Anforderungen erheben und priorisieren
Kommunikation, Fachbereiche, IT, Datenschutz und Barrierefreiheit kommen an einen Tisch. Ihre Bedürfnisse werden zu priorisierten Anforderungen. Liegt schon ein Anforderungsprofil vor, bauen wir darauf auf.
Mehr zum Anforderungsmanagement
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Leistungsbeschreibung und Unterlagen erstellen
Ausgangslage, Zielbild, Projektumfang, Lose und Aufgabenpakete, Leistungen für Betrieb und Weiterentwicklung, Zeitplan.
Dazu die Anlagen für die Bieter: Anforderungskatalog, Abfrage von Referenzen und Projektvorgehen, Preisblatt und Briefing für Präsentationen. -
Eignungs- und Zuschlagskriterien festlegen
Getrennte Bewertungsmatrizen für den Teilnahmewettbewerb und für die Angebotswertung. Kriterien, Gewichtung und Punkteschema stehen fest, bevor das Verfahren startet: nachvollziehbar, dokumentierbar und auf Ihre Projektziele ausgerichtet.
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Das laufende Verfahren begleiten
Wir unterstützen bei der fachlichen Beantwortung von Bieterfragen, bereiten Präsentationen und Teststellungen vor, moderieren sie und halten die Ergebnisse fest. Alle Bieter bekommen dieselben Informationen und dieselben Bedingungen.
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Angebote auswerten und Empfehlung aussprechen
Wir werten entlang der veröffentlichten Matrix aus und fassen das Ergebnis in einer begründeten Empfehlung zusammen, so dokumentiert, dass Ihre Vergabestelle sie für den Vergabevermerk nutzen kann. Die Entscheidung treffen Sie.
Das bekommen Sie von uns.
Eine Entscheidung, die fachlich begründet und formal sauber ist. Sie wissen, warum Sie sich für dieses System oder diesen Partner entschieden haben, und können es jederzeit erklären.
- Vergabefähige Leistungsbeschreibung verständlich für Bieter, abgestimmt mit Ihren Fachbereichen
- Alle fachlichen Anlagen Anforderungskatalog, Referenz- und Vorgehensabfrage, Preisblatt-Vorlage, Präsentationsbriefing
- Bewertungsmatrizen für Eignung und Zuschlag, mit dokumentierter Gewichtung
- Moderierte Präsentationen oder Teststellungen inklusive Protokoll
- Auswertung und Vergabeempfehlung nachvollziehbar für Ihre Dokumentation
- Übergabe an Ihr Projektteam damit das Wissen aus dem Verfahren nicht mit dem Zuschlag verloren geht
Unsere Rolle, klar abgegrenzt.
Wir sind Fachberater, keine Rechtsanwälte. Wir übersetzen Ihre Anforderungen in vergabetaugliche Unterlagen und arbeiten dabei mit Ihrer Vergabestelle, Rechtsabteilung oder Vergabekanzlei zusammen. Die rechtliche Verantwortung für das Verfahren bleibt bei Ihnen, die fachliche Qualität der Unterlagen liegt bei uns.
Warum SUTSCHE?
Wir bieten nicht mit. Wer einen Auftraggeber bei der Vorbereitung berät, gilt als vorbefasst. Bietet so ein Unternehmen später mit, muss der Auftraggeber sicherstellen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird.
Bei uns stellt sich diese Frage nicht: Wir setzen nicht um, haben keine Hersteller- oder Agenturverträge und kein Interesse an einem bestimmten Ergebnis. Wir kennen die Systeme und die Anbieter am Markt, und genau deshalb können wir neutral bewerten. Und das macht uns zum perfekten Partner.
Was das Vergaberecht von Ihnen verlangt
Richtig schätzen
Maßgeblich ist der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen. Ein Auftrag darf nicht so aufgeteilt werden, dass er dadurch unter den Schwellenwert fällt. § 3 Abs. 1, 2 VgV Bei CMS-Projekten heißt das: Lizenz, Implementierung, Wartung und Weiterentwicklung sollten zusammen betrachtet werden.
Lose bilden
Leistungen sind grundsätzlich in Teil- und Fachlose aufzuteilen. Eine Gesamtvergabe ist möglich, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern, und muss begründet werden. § 97a GWB
Eignung nachweisen lassen
Eignungskriterien müssen zum Auftrag passen und verhältnismäßig sein. Nachweise sollen seit der Reform grundsätzlich per Eigenerklärung erfolgen, weitere Unterlagen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden. § 122 Abs. 3, 4 GWB
Neu seit 1. Juli 2026: Vergabebeschleunigungsgesetz
Den niedrigeren EU-Schwellenwert wenden nur noch Bundeskanzleramt und Bundesministerien an, übrige Bundesbehörden den allgemeinen Wert. § 106 GWB
Der Losgrundsatz steht jetzt in einer eigenen Vorschrift. § 97a GWB
Direktaufträge des Bundes sind bis 50.000 € netto möglich. BHO n.F.
Aspekte digitaler Souveränität wie Interoperabilität und IT-Sicherheit können ausdrücklich als Zuschlagskriterien dienen. Für CMS-Ausschreibungen ist das besonders relevant. Übersicht
Die Neuregelungen gelten grundsätzlich für Verfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen wurden. BGBl. 2026 I Nr. 137
So geht`s weiter!
Nach der Ausschreibung geht es erst richtig los mit Ihrem Projekt. Das bedeutet in der Regel, dass viele verschiedene Schritte geplant und organisiert werden wollen und letztlich auch umgesetzt werden sollen.
Auch wenn SUTSCHE sich nicht auf die Ausschreibung bewirbt, können wir an anderer Stelle unterstützen.
Im Projektverlauf kommt es immer wieder zu Engpässen. Diese kann SUTSCHE mit Expertise im Projektmanagement auflösen.
Zur Verbesserung und Aufwandsreduzierung entwickelt SUTSCHE gemeinsam mit Ihnen anhand Ihrere Use Cases KI‑gestützte Automatisierungen.
Zeigen die Sichtbarkeitsdaten deutlichen Handlungsbedarf in Richtung AI Search, entwickeln wir daraus eine priorisierte GEO-Roadmap mit konkreten Maßnahmen.
Lassen Sie es
uns anpacken
Als Projektkümmerer bringen wir Ihre Projekte voran und schauen dabei immer über den Tellerrand hinaus.