Ausschreibungsbegleitung GKV Spitzenverband
Gesundheitswesen
Beratung
01.01.2025 – 30.05.2025
Bevor es losging. Die Situation im Überblick
In der Organisationsstruktur des GKV-Spitzenverbandes ist die Online-Kommunikation im Stabsbereich Kommunikation untergebracht. Zwei Referenten verantworten dort die redaktionelle Steuerung und zugleich die Rolle der Projektleitung beziehungsweise des Product Owners für mehrere Online-Portale.
Über die Jahre ist aus einer klassischen Website-Landschaft eine heterogene Digital-Experience-Plattform gewachsen. Die Komplexität der Inhalte, der Integrationen und der technischen Architektur stieg mit der zunehmenden Anzahl an Portalen. Die bestehende Server- und Softwarelandschaft bildete diese Entwicklung ab, stellte das kleine Kernteam jedoch vor strategische und operative Entscheidungen, die es für die anstehende Ausschreibung eines Relaunchprojekts strukturiert vorbereiten wollte.
Klare Ziele. Klare Rahmenbedingungen
Als öffentlicher Auftraggeber unterliegt der GKV‑Spitzenverband dem Vergaberecht und muss daher für ein Vorhaben dieser Art das Projekt öffentlich ausschreiben. Die Begleitung und Fertigstellung dieser Ausschreibung war Ziel dieser Phase.
Die Ausschreibung sollte die Überführung der Online-Strategie des Verbandes in eine zukünftige Plattform umfassen, die Sicherheit, Umfang und moderne Webentwicklung nachhaltig vereint und zugleich wirtschaftlich bleibt.
Dafür sollte die bestehende CMS-basierte Redaktionsumgebung in Richtung einer zukunftsfähigen DXP ausgerichtet und die Ausschreibung für einen geeigneten Umsetzungspartner fachlich wie organisatorisch sauber aufgesetzt werden. Der Stabsbereich Kommunikation suchte dafür eine hersteller- und dienstleisterunabhängige Beratung, die kurz- bis mittelfristig begleitet, fundierte Entscheidungen vorbereitet und die Anforderungen der Fachseite mit den Möglichkeiten der Technik in Einklang bringt.
Das Projektteam beim GKV-Spitzenverband bestand aus zwei Personen und verfügte nur über begrenzte interne Ressourcen für ein mehrschichtiges Relaunchvorhaben mit vorgelagerter Dienstleisterauswahl. Zugleich galt es, bestehende Komponenten und Erfahrungen – unter anderem im Umfeld des eingesetzten CMS – zu berücksichtigen, ohne sich vorschnell technologisch festzulegen.
Unser Beitrag. Und was daraus wurde
SUTSCHE übernahm die Beratung und begleitete die Ausschreibung bis zur Auswahl eines geeigneten Dienstleisters. Es wurden Workshops zu verschiedenen Themengebieten durchgeführt, darunter IT‑Architektur, Strategie, Schnittstellen und konzeptionelle Fragestellungen. Ausgehend von den durchgeführten Workshops konnte SUTSCHE Systemanforderungen definieren und leistete konzeptionelle Unterstützung sowie Projektorganisation. Zudem erfolgte eine Beratung zum Umgang mit Content, mit Fokus auf Themen wie Migration beim Relaunch.
Zusätzlich wurden die Ausschreibungsunterlagen fachlich konsolidiert, die Kommunikation mit Beteiligten koordiniert und alle Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert.
Die Kombination aus verschiedenen Beratern mit Expertise und unterschiedlichen Perspektiven, auch bezüglich des aktuellen CMS, erwies sich als geeignet.
Das Ergebnis war ein vollständiges, klar strukturiertes Ausschreibungspaket für den Relaunch mehrerer Websites des GKV-Spitzenverbandes.
Durch die Kombination aus methodischer Beratung, technischer Tiefe und Erfahrung im Bestandssystem erhielt der Auftraggeber eine tragfähige Entscheidungsgrundlage, die die zukünftige Ausrichtung der DXP ebenso berücksichtigt wie Sicherheit und Kosteneffizienz. Damit waren die wesentlichen Voraussetzungen für eine zielgerichtete Vergabe und den anschließenden Projekterfolg geschaffen.
„Die Zusammenarbeit mit SUTSCHE hat unsere kleine Projektorganisation spürbar gestärkt: Die Workshops brachten Klarheit, die Leistungsbeschreibung war präzise, und die herstellerunabhängige Perspektive half uns, Angebote fair zu vergleichen und eine fundierte Partnerwahl zu treffen.“
Über den GKV-Spitzenverband
Der GKV-Spitzenverbandvertritt als zentrale Organisation die Interessen der gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen auf nationaler und internationaler Ebene. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Rahmenbedingungen für qualitativ hochwertige und wirtschaftliche Gesundheits- und Pflegeversorgung zu schaffen – zum Wohl von etwa 75 Millionen Versicherten.
Die Organisation wirkt durch Beratung von Gesetzgebern, Mitgliedschaft im Gemeinsamen Bundesausschuss sowie durch Vertragsverhandlungen mit Leistungserbringern auf Bundesebene. Seit seiner Gründung 2007 gibt der Verband den gesetzlichen Krankenkassen eine einheitliche Stimme – mit dem Ziel, auch künftig eine erstklassige Versorgung für 90 Prozent der Bevölkerung zu sichern.