Für Betrieb und Weiterentwicklung sind Rahmenvereinbarungen oft sinnvoller als Einzelvergaben. Ihr Wert berechnet sich aus allen geplanten Einzelaufträgen der Laufzeit (§ 3 Abs. 4 VgV).
Leistungen sind zudem grundsätzlich in Teil- und Fachlose aufzuteilen; eine Gesamtvergabe muss begründet werden (§ 97a GWB).
System oder Dienstleister: zwei Ausschreibungen, zwei Logiken
Viele Organisationen schreiben zweimal aus: erst die Software, dann die Umsetzung. Oder beides zusammen, in Lose geteilt. Die Unterlagen sehen ähnlich aus, fragen aber nach völlig unterschiedlichen Dingen.
Bei der Systemausschreibung entscheidet die Teststellung darüber, ob Sie eine Folie oder die Wirklichkeit bewerten. Bei der Dienstleisterausschreibung hilft ein klar definiertes erstes Release samt beschriebener Aufgabenpakete für die Zeit danach — sonst kalkuliert jeder Bieter etwas anderes.
Werden System und Umsetzung gemeinsam vergeben, braucht es eine saubere Loslogik, klare Schnittstellen zwischen den Losen und eine Wertung, die weder das Produkt noch den Partner übergewichtet.
Was sich seit dem 1. Juli 2026 geändert hat
Das Vergabebeschleunigungsgesetz ist in Kraft. Für CMS- und Dienstleisterausschreibungen bleiben die Grundlagen gleich, vier Punkte sind aber neu:
- Schwellenwert beim Bund. Den niedrigeren EU-Schwellenwert wenden nur noch Bundeskanzleramt und Bundesministerien an, die übrigen Bundesbehörden den allgemeinen Wert (§ 106 GWB).
- Losgrundsatz mit eigener Vorschrift. Die Aufteilung in Teil- und Fachlose steht jetzt in § 97a GWB statt wie bisher in § 97.
- Eignungsnachweise vereinfacht. Nachweise sollen grundsätzlich per Eigenerklärung erfolgen, weitere Unterlagen nur von aussichtsreichen Bietern verlangt werden (§ 122 GWB).
- Digitale Souveränität als Kriterium. Aspekte wie Interoperabilität und IT-Sicherheit können ausdrücklich in die Wertung einfließen. Für die Auswahl eines CMS ist das ein belastbares Argument, das vorher schwerer zu begründen war.
Die Neuregelungen gelten grundsätzlich für Verfahren, die ab dem 1. Juli 2026 begonnen wurden.
Ein Hinweis zum Geltungsbereich: Nicht nur Behörden und Kommunen sind gebunden. Auch geförderte Einrichtungen — Forschungsinstitute, Stiftungen, Vereine — werden es häufig über ihren Zuwendungsbescheid. Nach den Nebenbestimmungen des Bundes für Projektförderung gilt etwa ab einer Zuwendung von mehr als 100.000 € die UVgO; die Länder regeln das teils abweichend. Verbindlich klären das die eigene Vergabestelle oder der Zuwendungsgeber.
