Formularmanagement- Systemauswahl
Digitale Formulare sind für viele Unternehmen der entscheidende Kontaktpunkt zu ihren Kunden – von der Mitgliedschaft bis zur Vertragsanfrage. Mit einer unabhängigen Formularmanagement-Auswahl finden wir das System, das Ihre Formularprozesse von der Content-Pflege bis zur rechtssicheren Datenverarbeitung nachhaltig entlastet.
Was ist ein Formularmanagement-System?
Ein Formularmanagement-System löst die Formularlogik eines Unternehmens vom eingesetzten Content-Management-System und bündelt Erstellung, Pflege und Auswertung digitaler Formulare an einer zentralen Stelle. Redakteure können Formularfelder, Validierungen und Abläufe eigenständig anpassen, ohne dass jede Änderung Entwicklungsaufwand im CMS auslöst. Über Schnittstellen gibt das System die erfassten Daten strukturiert an CRM- oder Fachsysteme weiter und stellt sicher, dass personenbezogene und teils besonders schützenswerte Daten – etwa Sozialdaten – DSGVO-konform verarbeitet werden.
Warum ist das notwendig?
- Werden Formulare direkt im CMS umgesetzt, führt jede fachliche oder rechtliche Änderung zu Entwicklungsaufwand
- Hinzu kommt die wachsende rechtliche Relevanz von Formularen: Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das sich am WCAG-Level AA orientiert, sind unter anderem gesetzliche Krankenkassen, Sparkassen, Hochschulen und Anbieter von Onlineverkäufen verpflichtet, ihre digitalen Angebote barrierefrei zu gestalten.
- Ohne ein dediziertes Formularmanagement-System bleiben Unternehmen bei jeder dieser Anforderungen von der Funktionalität und den Release-Zyklen ihres CMS abhängig.
Systemauswahl mit SUTSCHE
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Definition der Ziele und Anforderungen
In der ersten Phase arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die grundsätzlichen Ziele und Rahmenbedingungen heraus – finanziell, technisch, fachlich, organisatorisch und rechtlich. Besonders bei personenbezogenen oder sensiblen Daten prüfen wir frühzeitig, welche Anforderungen an Datenschutz und – wo gesetzlich relevant – an Barrierefreiheit gestellt werden.
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Durchführung der Marktsondierung
Als unabhängige Digitalberater behalten wir den Markt für Formularmanagement-Systeme kontinuierlich im Blick und gleichen Ihre Anforderungen mit den infrage kommenden Anbietern ab. Dabei prüfen wir auch, ob eine SaaS-Lösung passt: Kommt eine Cloud-Lösung in Betracht, muss der Anbieter die datenschutzgerechte Verarbeitung – etwa über eine Zusatzvereinbarung bei Sozialdaten – vertraglich zusichern können.
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Ableitung einer Shortlist
Damit Sie selbst keinen vollständigen Marktüberblick benötigen, reduzieren wir die Zahl der infrage kommenden Systeme auf eine Longlist beziehungsweise Shortlist, die Ihre Anforderungen erfüllen kann.
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Herstellerbefragung und Kostenindikation
Die verbliebenen Hersteller legen in einer detaillierten Befragung konkrete Lösungsansätze für Ihren Anwendungsfall sowie eine Kostenindikation vor. Wo internationale Anbieter einbezogen werden, unterstützen wir Sie auch technisch.
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Bewertung und Proof-of-Concept
Mit einem entwickelten Bewertungssystem machen wir Ihre Eindrücke aus den Herstellerpräsentationen messbar und vergleichbar. Bei Bedarf empfehlen wir vor der endgültigen Entscheidung einen Proof-of-Concept, in dem das favorisierte System noch einmal konkret hinsichtlich Funktionen und Kosten geprüft wird.
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Entscheidung Formularmanagement-Auswahl
Aus der Bewertung und unserer Erfahrung leiten wir eine belastbare, eindeutige Handlungsempfehlung ab. Diese muss nicht zwingend in der Einführung eines neuen Systems enden – auch die Fortführung mit dem bestehenden System kann das Ergebnis einer sorgfältigen Formularmanagement-Auswahl sein.
Das bekommen Sie von uns
Am Ende der Formularmanagement-Auswahl erhalten Sie eine eindeutige, belastbare Handlungsempfehlung für das System, das zu Ihren tatsächlichen Anforderungen passt – nicht zu dem, was der Vertrieb eines einzelnen Herstellers verspricht. Dazu gehören ein dokumentiertes Anforderungscluster als Grundlage für Verhandlung oder Ausschreibung, eine begründete Long- beziehungsweise Shortlist sowie, wo sinnvoll, die Ergebnisse eines Proof-of-Concept.
Der Mehrwert für Sie: Ihre Formularprozesse werden unabhängig von den Release-Zyklen Ihres CMS. Redakteure können Formulare künftig selbst pflegen, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass personenbezogene und sensible Daten DSGVO-konform verarbeitet werden und die Anforderungen des BFSG beziehungsweise der WCAG-Richtlinien berücksichtigt sind. Erfolge zeigen sich unter anderem in einer nachhaltigen Senkung der Betriebskosten, weil künftige Anpassungen keinen Entwicklungsaufwand mehr auslösen.
So geht's weiter!
Nach der Systementscheidung begleiten wir Sie bei der Dienstleisterauswahl und der Vertragsgestaltung mit dem gewählten Hersteller. Im nächsten Schritt geht es um die Konzeption Ihrer konkreten Formularprozesse und deren Integration in die bestehende Systemlandschaft aus CMS, CRM und weiteren Fachsystemen.
Anschließend unterstützen wir bei Rollout und Schulung Ihrer Redakteure, damit die eigenständige Pflege der Formulare im Tagesgeschäft ankommt.
Für Unternehmen, die dem BFSG unterliegen oder ihre Barrierefreiheit ohnehin verbessern möchten, bietet sich im Anschluss ein Barrierefreiheit-Audit der neuen Formulare an, etwa nach den Prüfschritten von BITV-Test und WCAG 2.2. SUTSCHE kann Sie dabei als externe Projektleitung durch die komplette Umsetzung begleiten oder Sie in einzelnen Phasen mit gezielten Workshops unterstützen.
Unabhängige Auswahl des passenden Implementierungspartners für die Umsetzung der gewählten Systemlösung.
Projektmanagement, Product-Owner-Vertretung, Interimsmanagement bei personellen Lücken, Projektplanung und Budgetierung.
Content-Operations von SUTSCHE: operative Unterstützung bei Migration, Contentpflege, Redirecting und Automation – aus einer Hand.
Lassen Sie es
uns anpacken
Zuerst handeln, dann präsentieren. Wir liefern Ergebnisse, nicht Konzeptpapiere.